業務報告を効率化する業務報告ツールは、チームや組織の業務効率を向上させるために不可欠なツールです。しかし、数多くの業務報告ツールが存在する中で、どれを選ぶべきか悩むことがありますよね。今回の記事では、業務報告ツールの選び方と導入のステップについて詳しく解説します。具体的なツールを挙げつつ、具体例も盛り込んで説明していきますので、ぜひ最後までお付き合いください。

※業務報告・日報の効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

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業務報告ツールの選び方

業務報告ツールの選び方をより詳しくご紹介します。以下のポイントを考慮して、最適なツールを選んでいきましょう。

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①ニーズに合った機能か？

自社の業務フローや目的に合った機能を持つツールを選ぶことが重要です。例えば、タスク管理やプロジェクト管理がメインであれば、AsanaやTrelloのようなツールが適しています。一方、コミュニケーションが重要であれば、SlackやMicrosoft Teamsなどが良い選択肢です。また、ファイルの共有や管理が主な目的であれば、GoogleドライブやDropboxがおすすめです。各ツールの特徴を理解し、自社の業務に最も適したものを選ぶようにしましょう。

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②使いやすさと学習コスト

ツールを使う全ての従業員にとって、使いやすさは非常に重要です。使いやすいツールを選ぶことで、従業員のストレスを軽減し、業務効率が向上します。また、新しいツールを導入する際には、学習コストも考慮する必要があります。研修時間やサポート体制が整っているツールを選ぶことで、従業員がスムーズにツールを使いこなせるようになります。

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③カスタマイズ性

業務報告ツールは、自社の業務フローや方針に合わせてカスタマイズできることが望ましいです。例えば、カスタムフィールドやワークフローを設定できるツールは、組織独自の管理方法を取り入れることができます。カスタマイズ性が高いツールを選ぶことで、自社に最適な業務報告環境を整えることができます。

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④セキュリティ

業務報告ツールは、機密情報や個人情報を扱うことがあるため、セキュリティが重要です。セキュリティ対策が万全なツールを選び、情報漏えいや不正アクセスのリスクを軽減しましょう。また、アクセス権限の設定が柔軟であることも、適切な情報共有が可能になるポイントです。選択するツールがGDPRや個人情報保護法などの法令に準拠しているかも確認しましょう。

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⑤アプリ連携

業務報告ツールは、他の業務用アプリと連携できることが望ましいです。例えば、SlackやMicrosoft Teamsなどのコミュニケーションツール、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどのスケジュール管理ツールとの連携ができると、情報共有や業務の効率化が図れます。導入を検討しているツールが自社で利用しているアプリと連携できるか確認しましょう。

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⑥サポート体制

ツールの導入や運用中に問題が発生した際に、適切なサポートが受けられるかどうかも重要なポイントです。ベンダーが提供するサポート体制（電話、メール、チャットなど）や対応時間、サポート品質を確認し、自社の要件に合ったサポートが提供されるツールを選びましょう。

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これらのポイントを総合的に考慮して、自社に最適な業務報告ツールを選ぶことが重要です。導入後も定期的にツールの使い勝手や効果を評価し、必要に応じてツールを見直すことで、業務効率やチームの生産性をさらに向上させることができます。

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導入のステップ

ステップ1: ニーズを洗い出す

ステップ1-1にもありますが、まずは自分たちの組織においてどのようなニーズがあるのか、メンバー全員で話し合って洗い出しましょう。タスク管理やコミュニケーションの改善、業務効率化など、具体的な目的を明確にすることで、適切な業務報告ツールを選ぶことができます。

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ステップ2: ツールの候補をリストアップ

次に、ニーズに合ったツールの候補をリストアップしましょう。インターネットで調べたり、他の組織で使用されているツールを参考にすると良いでしょう。

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ステップ3:試用期間を設けてツールを試す

ほとんどの業務報告ツールは、無料で試用できる期間が設けられています。試用期間を利用して、実際にツールを使ってみて、使いやすさや機能をチェックしましょう。

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ステップ4: ツールの導入と研修

最適なツールが決まったら、導入しましょう。また、全員がスムーズに使えるように、研修や勉強会を開催することが重要です。

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ステップ5: フィードバックを受けて改善

ツールを導入した後も、定期的にフィードバックを受け取り、使い勝手や効果を評価しましょう。改善点が見つかった場合は、積極的に改善していくことが大切です。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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業務報告ツール導入の具体例

ここからは業務報告ツールを上手く活用した具体例を詳しくご紹介します。本稿のこれまでの内容を元に、実際にはどのように考えてツールを選定、成果が上がるかイメージしていただけますと幸いです。

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例1: 広告代理店(A社) - タスク管理ツールの活用

従業員50人規模の広告代理店(A社)の例です。複数のプロジェクトが同時進行しているため、タスク管理や進捗の確認が課題でした。そこでとあるタスク管理ツールを導入することにしました。プロジェクト管理をタスク管理をカンバン形式や時系列など、様々なUIで表現できる使いやすさに優れたツールです。

導入後、A社は次のような改善が見られました。

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タスクの透明性向上: プロジェクトメンバーが互いのタスクや期限を共有し、把握できるようになりました。これにより、互いの進捗状況を理解し合い、協力しやすくなりました。

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コミュニケーションの効率化: ツール内でタスクに関するコメントやファイルの共有ができるため、メールやチャットでのやり取りが減り、情報が一元化されました。

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プロジェクトの進捗管理: ダッシュボード機能を利用して、プロジェクト全体の進捗を一目で確認できるようになりました。これにより、リーダーが進捗管理をしやすくなり、問題が発生した際の対応も迅速に行えるようになりました。

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例2: ネットメディア企業(B社) - コミュニケーションツール「Slack」の活用

ネットメディア企業で50000人の従業員が在籍しています。大規模な開発チームを有する同社は、チーム内、会社全体のコミュニケーションの改善を目指し、Slackを導入しました。導入後、B社は次のような改善が見られました。

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リアルタイムな情報共有: 従業員同士がリアルタイムでやり取りできるようになり、問題が発生した際もスピーディーに対応できるようになりました。

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チャンネルを活用した情報整理: チャンネル機能を使って、部署別やプロジェクト別に情報を整理し、関係者だけが参加できるようにしました。これにより、情報が適切な人に届くようになり、業務効率が向上しました。

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アプリ連携による効率化: Googleカレンダーと連携してスケジュールの共有が容易になり、大規模な開発組織を有する同社はGIthubやJenkinsなどの開発ツールと連携させて使っていました。

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例3: 自動車部品メーカー(C社) - コミュニケーション・コラボレーションツール「Microsoft Teams」の活用

35000人規模のメーカー企業で、国内外の拠点が複数存在しています。異なる地域や部門間でのコミュニケーションとコラボレーションを円滑に行うため、Microsoft Teamsを導入しました。導入後、D社は次のような改善が見られました。

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部門間・拠点間のコミュニケーション強化: Microsoft Teamsを利用して、部門間や拠点間のビデオ会議やチャットが容易になりました。これにより、従業員同士のコミュニケーションが向上し、リアルタイムでの情報共有や問題解決ができるようになりました。

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チャンネルを活用した情報整理: 各プロジェクトや部署ごとにチャンネルを作成し、関連する情報を一元化しました。これにより、必要な情報がすぐに見つけられるようになり、業務効率が向上しました。

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Office 365との連携による効率化: Microsoft TeamsはOffice 365とシームレスに連携できるため、Word、Excel、PowerPointなどのファイルを直接Teams内で共有・編集することができました。これにより、作業の効率化や情報の一元管理が実現しました。

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セキュリティの確保: Microsoft Teamsは企業向けのセキュリティ機能が充実しており、情報漏えいや不正アクセスのリスクを軽減できました。また、アクセス権限の設定が柔軟であり、適切な情報共有が可能になりました。

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いかがでしたでしょうか？業務報告ツールを選ぶ際には、機能と使いやすさ、コストパフォーマンス、他のツールとの連携性を考慮しましょう。まずは導入のステップとして、ニーズを洗い出し、ツールの候補をリストアップし、試用期間を設けて実際に試してみましょう。また、導入後は研修や勉強会を開催し、全員が使いこなせるようにすることが重要です。さらに、定期的なフィードバックを受け取り、使い勝手や効果を評価し、改善していくことが大切です。本稿が皆様のビジネスに貢献できますと幸いです。