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コロナ禍でも「社内コミュニケーション活性化」で成功している企業の事例とよくある悩み事

June 26, 2022

長期化するコロナ禍でリモートワークが常態化したことにより、社内のメンバーとコミュニケーションが取りづらくなったとお悩みの方は多いのではないでしょうか。

実際、HR総研による「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査結果(出典:https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=294)によると、4割もの企業がコロナ禍における社内コミュニケーションは「悪化している」と回答しています。働き方の変化の中で、多くの企業が社内コミュニケーションに苦慮していることが見て取れます。

今回の記事では、コロナ禍における社内コミュニケーションに課題を感じている方向けに、

・リモート環境でコミュニケーションを活性化する具体的方法と事例
・コミュニケーション活性化の取り組みにおけるよくあるお悩みと対処法
・社内コミュニケーション活性化のメリット

以上の3点を解説します。

リモート環境でコミュニケーションを活性化する具体的方法と事例

ここからは、社内コミュニケーションを活性化するための具体的な方法について、事例を交えながら解説していきます。

コロナ禍によって直接顔をあわせる機会が減っても、工夫一つでコミュニケーションを保つことが可能です。

各種ツールを活用する

リモート環境でのコミュニケーションには、Web会議やビジネスチャットといったツールの活用が必須といっても過言ではありません。

慣れないツールに最初は抵抗感があるかもしれませんが、一度便利さを知ると逆に戻れなくなるものです。無料で使えるプランが用意されているツールもありますので、まずは試しに使ってみることをおすすめします。「習うより慣れよ」の精神で、まずは第一歩を踏み出しましょう。

オンライン上でリアルタイムに共同編集を行える「ホワイトボードツール」も有用です。特に、チーム内でワークショップのような取り組みを行うときには、非常に役立ちます。メンバーの意見やアイデアを付箋で可視化・共有し、それらに対してアイコンを使いリアクションする……そんな形で、まるで対面しているかのようにわいわい進めることができます。アナログなワークショップと異なり、設営の手間やスペースの制約がない点もおすすめできるポイントです。

コミュニケーションの「場」を設ける

いきなり「自由にメンバー間で雑談せよ」と言われても難しいものです。最初はコミュニケーションを取るための時間と機会を設定しましょう。

最適な頻度や時間はチームの業務やメンバーの状況によって異なりますが、一例として紹介するのは「週に1回・30分行う、業務の振り返りをテーマにしたトークタイム」です。細かいルールは設けず、前週の業務におけるよかったことや気付き、課題と感じたことなどについてWeb会議上で自由に話します。もちろん、直接的に業務改善やフォローにつながるなどのメリットもあるのですが、ポイントは「細かいルールは設けない」という点です。振り返りから脱線しても、進行役が会話を軌道修正することはしません。業務の話をきっかけにコミュニケーションの糸口ができ、会話の中でメンバーの人となりがわかってくることで、自然とフリートークも出やすくなるものです。そうなれば、自由な会話の中でさらに深いメンバー間の相互理解や、信頼感を醸成していくことができます。

リアクション機能を活用する

Web会議やチャットツールでのやりとりにおいて、発信側として「話を聞いてくれているのだろうか?」と不安になったり、受け手側として「いちいち相槌を打ったりレスしたりするのはかえって邪魔になるかも……」と悩んだりすることはありませんか。特に大人数のチームにおいてありがちなケースです。

相手の思いがわからない不安は、コミュニケーションへの意欲を減退させます。顔の見えづらいテレワークの環境下では、表情や態度からリアクションを読み取れないため、より不安に感じる方が多いでしょう。

そんな時活用したいのが、Web会議やチャットツールの「リアクション機能」です。Goodマークなどのアイコンを使って、受け手側が「聞いているよ」「発信してくれた内容に対してこう思っているよ」という気持ちを伝えることができます。リアクションをする側としても、会話の進行の邪魔をしてしまう心配がありませんし、なにより手軽です。

ツールによっては任意のアイコンをユーザーが設定できるため、ユーモアのあるアイコンを作ってみるのも、コミュニケーションを盛り上げるおすすめの方法の一つです。

ただし、リアクション機能に頼りすぎるのも考えものです。自分の言葉で気持ちを伝えることも忘れないようにしましょう。

Web会議は「つなぎっぱなし」で使ってみる

Web会議ツールの使い道は、なにも会議だけではありません。「メンバー同士でWeb会議を接続したまま作業する」というのもおすすめの使い方です。

「つなぎっぱなし」方式のメリットは、オフィスで近くに座っているメンバーに「ちょっといいですか?」と話しかける感覚で相談ができるということです。メールやチャットでいちいち呼びかけてメンバーを捕まえるのは手間ですし、心理的なハードルもあるものです。

特に新入社員などチームに参加して日の浅いメンバーがいる場合、この方法は特に有効です。お互いに声掛けがしやすい環境が作れる上、Web会議ツールには基本的に画面共有の機能が具備されているため、実際の作業の状況を見ながら指導役が手厚くフォローを行えます。

必ずしも常にマイクやカメラをONにしておく必要はありません。集中して作業を行いたい時間はあらかじめメンバーに周知しておくなど、メンバー同士で配慮しあって運用しましょう。

懇親会をオンラインで開催してみる

懇親会など業務外のイベントも、社内コミュニケーションを活性化させる方法の一つです。実はうまくツールを活用すれば、オンラインでも楽しく懇親会を開催できます。

懇親会に使える特におすすめのツールが「Spatial Chat(https://spatial.chat/)」です。Spatial Chatでは、トークルーム内でアイコンが近くにある人の声は大きく聞こえ、遠くにある人の声は小さく聞こえます。つまり、まるでリアルな空間にいるかのように「距離に応じて会話の音量が変わる」ため、懇親会のような多対多のコミュニケーションに向いているのです。席を移動するイメージで、アイコンを移動させることで、気軽にいろいろな参加者との会話を楽しむこともできます。

コミュニケーション活性化のよくあるお悩みと対処法

最後に、社内コミュニケーション活性化の取り組み時によく陥りがちなケースと対策について紹介します。

お悩み1「何から話したらいいかわからない」

トークテーマを設けてメンバーに提示するようにしましょう。業務上の意見交換であれ懇親会などのカジュアルな場であれ、テーマがあることで話しはじめるハードルがぐっと下がります。

何もテーマの高尚さにこだわる必要はありません。会話のきっかけとして、何らかのお題があるということ自体が重要です。

お悩み2「よく喋る人の独壇場になる」

コミュニケーションの機会を設けたのに、気付いたら同じメンバーしか会話に参加していない……そんな場合は、場の人数を絞ってみましょう。「大勢の前では話しづらい」「みんなに聞かせるほどの話ではない」という気持ちから、尻込みしている人は案外多いものです。少人数でのコミュニケーションの場を設けることで、普段物静かなメンバーから貴重な意見を得られたり、思わぬ一面を知ることができたりするかもしれません。

お悩み3「仲良しこよしで終わってしまう」

Web会議やチャットツールで業務と関係のないコミュニケーションが増えすぎてしまう場合があります。業務によい影響をもたらすためにコミュニケーションを活性化したはずが、逆効果になってしまうことを防ぐために、あらかじめ一定のルールを設けましょう。

具体的には業務に関するやりとりと雑談でトークルームを分けることをおすすめします。業務に必要な情報が埋もれることが避けられますし、ON/OFFのメリハリをつけやすくなる効果があります。

社内コミュニケーション活性化のメリット

基本にかえり、社内コミュニケーションの意義を再確認しておきましょう。

情報共有が促進され業務が円滑に進む

多くの仕事を進めるにあたっては、社内の関係者との連携や協力が不可欠です。

メンバー間や部署間のコミュニケーションが活発になることで、業務において必要な情報共有や意思疎通をよりスムーズに行うことができます。

「相談が必要だとわかってはいるけど、どうも話しかけづらい……」「協力をお願いして、失礼だと思われたらどうしよう?」普段あまりコミュニケーションを取っていないメンバーに対して、こんな風に思ったことはないでしょうか。

コミュニケーションを活性化させ相互理解を図っておくことで、このような情報共有・意思疎通における心理的障壁を軽減できます。

従業員やチームメンバーの帰属意識・定着率が高まる

上司部下間の風通しがよい状況を整えることで、メンバーは業務に関する意見や要望、ひいては悩みまで相談しやすくなります。

「自分の提言や相談が受け入れてもらえる」という雰囲気のある会社・チームに対してはおのずと信頼感や帰属意識が高まりますし、結果的にメンバーの定着率向上も期待できるでしょう。

多くの企業において「人材定着率の向上」は重要な経営課題の一つですが、人間関係を理由にして退職する社員は少なくありません。従業員の離脱を防ぐためにも、社内コミュニケーションの活性化は重要です。

トラブルやメンタルダウンの兆候に気づきやすくなる

自分以外のメンバーに無関心な雰囲気がチーム内に広がっている場合、危険信号です。業務上の違和感を見逃したり、上司や部下、同僚の些細な変化をスルーしてしまったりするようになってきます。その結果、回避できたはずのトラブルや、休職や離職が必要になるレベルのメンタルダウンを見落としてしまうかもしれません。

普段からメンバー同士のことを気にかけ、「おかしいな」と思ったらフォローできるような関係性を築いておくことで、思いがけないトラブルを未然に防ぐことにつながります。

今回の記事では、コロナ禍における社内コミュニケーションの活性化について、事例を交えた具体的な方法や取り組みのポイントについて解説しました。

円滑な社内コミュニケーションによって、企業と従業員の双方によい影響がもたらされます。リモート環境においても、工夫をこらしてコミュニケーションの活性化を図りましょう。


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