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「勤怠管理システム・ツール」の選び方【欠かせない5つのポイント】

April 18, 2022

従業員の就業時間を計測し、就労マネジメントを行うためのツール

勤怠管理システムをご存じでしょうか?一言で言うならば、「従業員の就業時間を計測し、就労マネジメントを行うためのツール」になります。皆様の会社や店舗でもタイムカードで管理したり、Excelで管理するなど、何らかの方法で社員の勤務時間を集計し、給与に反映させていると思います。店舗であれば時計と一体になったカードに打刻するタイプのタイムカード+打刻時計が従来は使われてきました。オフィスでは会社によると思いますが、Excelで自己申告したり、あるいは業務ツールを用いて自己申告していたのではないかと思います。近年の勤怠管理ツールも基本的な機能は同じです。大きく異なる点は、従来とは異なり、多くのツールがSaaS型のサービスとして利用できること、クラウドシステムと連携できる電子デバイス(ICリーダーなど)と連携できる事が大きな特徴になっています。

テレワークの普及などを背景に「勤怠管理システム・ツール」が注目

働き方の多様性が高まり、勤怠管理のシステムも多様な機能が求められるようになりました。フレックスタイム制度の広範囲な導入、36協定(月の残業時間を45時間に制限)、契約社員・派遣社員・臨時職員などのパートタイム就労者の多様化、副業制度の広範囲な導入など。また、働き方以外の勤務方法もコロナ禍により変わりました。テレワーク、時短勤務、出社時間を意図的にずらすなど、そもそもオフィスに就労しているメンバーだけではなく、また、大きな会社では拠点も数あることから同じ社員でも同じ住所のオフィスに通い続けるとは限りません。こうした社会的な就労形態の変化に対応するため、近年は勤怠管理システムも大きな進化をとげました。

こうしたツールは基本的にクラウド上で動くため、同じくクラウド上で動くようになった給与計算や福利厚生なども行う経理系のシステムとも連携し、勤怠に関するデータを連携、バックオフィスの業務をより効率化できるようになってきています。中でも勤怠管理システムはより直接的に現場の作業負荷を軽減できることから、会社全体としても導入を進めやすく、効果が目に見えてわかりやすいツールと言えます。

まず最初に勤怠管理ツール選びのコツをご紹介させていただきます。ここでは特に重要な5つポイントをご紹介させていただきますが、実際にツールを選ぶ際には比較検討も必要になります。また、後述しますが、従業員の給与管理など、勤怠管理データと連携する方が望ましい物も多いため、併せて検討していきましょう。

勤怠管理ツール選びのコツ①適応する職種、業務の内容を把握

まずは勤怠管理ツールを導入したい組織の業務内容をきちんと把握しましょう。前述した通り、一般的にすでに何かしらの方法で管理されている事がおおいため、すでに存在する方法からの置き換えになると思われます。また、コロナ禍でバックオフィス系の業務も自宅勤務などでテレワーク化が進んでおり、必ずしも現場業務だけではなくなっています。従来の勤怠管理ツールはこうした現場業務での適応を前提としているツールが多いため、比較的古いツールを導入していた場合には特に注意が必要です。(機能アップデートが続いているため、使えない訳ではありません)

ここで特に注意したいポイントは、普段の業務がどのように行われているか、勤務形態はどのようになっているかです。店舗を運営する小売企業と、オフィスワークが中心のシステム開発会社では当然ながら必要とされる機能やデバイスが異なります。店舗を運営する業態や、運送会社など社員(パートタイマーで働く人を含めて)はそれぞれの職場で仕事をすることになりますが、一方で同じ企業の中でもオフィスワーカーも0ではありません。店舗では全員がパソコンやスマホを支給されているケースは多くないと思いますので、ICカードとICレコーダーの組み合わせて勤怠管理をするなどが考えられます。

一方でオフィスワーカーは通常社用パソコンなど支給されているケースが多いと思いますので、こうした場合にはブラウザから勤怠を入力する事が可能です。以上のように、自社の従業員の勤務形態を考慮したツールの適応範囲の設定が必要ですが、勤怠管理は基本的に全従業員に必要であり、全員同じツール上で把握しなくては導入の意味がないため、自社の現状を把握する事がまず第一に重要になります。

勤怠管理ツール選びのコツ②機能は使いやすく必要十分か?

前述の業務を把握することとも関係しますが、勤怠管理ツールは給与計算やスケジュール管理など、その他の業務管理ツールとセットになっています。(または連携する事ができます)前述の通り、先ずはツールはどの範囲の業務に適応させるのか先に設定しましょう。これがズレてしまうと導入したものの効果的に使えない、または機能が多すぎて使いこなせずに、無駄な費用を支払い続けることも考えられます。

実際に導入を検討する際には、導入を検討するツールの機能を確認した上で自社の状況に再度確認するなど、入念に導入計画を練りましょう。

例えば、とある引越し事業者が業務にSaaS型のツールを導入していくにあたって、まずは業務に直結する勤怠管理や日報ツールから導入を始めた事があるとします。引越し事業を営んでいたため、当然社員は基本的に社外で仕事をする必要があり、また、場所も遠隔地になることから、業務終了後に会社に帰ってくるとも限らず、業務時間なのか、自宅への通勤時間なのかも曖昧です。こうした場合どのような機能が必要でしょうか?前提条件をまとめますと、

・社員の大半はどこで何時間業務をしているか大まかにしかわからない
・オフィスワーカーもいる
・残業代なども支払う必要があるので、勤務時間は正確にしなくてはならない
・アルバイトも多く、人材の流動性は高い

以上の条件を満たすには、以下のような機能が必要です。

・PCだけでなく、スマホでも勤務時間を打刻できる必要がある。(社外からでも対応できるように)
・どこで仕事をしているか、どの時間帯仕事をしているか社外でも把握できる
・社員の登録、削除はスムーズにしたい

以上のような機能が必要なため、結果的にデバイスとしてはナビと連携できるSaaS型の勤怠管理システムを導入し、GPSの情報と引越し住所を連携させた勤怠管理システムを構築する必要があります。これにより、従来は勤務時間、場所いずれも大まかにしかわからず、事実上社員の自己申告通りとなっていましたが、会社側も申告内容を自動で精査できるようになります。上記の通り、重要なのは業務の適応範囲とツールの機能範囲をマッチさせることですので、両方を確認して最適なツールを導入しましょう。

勤怠管理ツール選びのコツ③ユーザーインターフェースは使いやすいか?業務に組み込みやすいか?

次はツールの使いやすさを確認しましょう。ツールを扱う組織メンバーこうしたツールの扱いに慣れているでしょうか?それとも初めて導入するのでしょうか?まずはメンバーのリテラシーレベルを確認し、どの程度機能を使いこなせるか確認しましょう。

次に、実際のツールの使いやすさ、わかりやすさを確認しましょう。特に注意していただきたいポイントが、業務スピードを上げてくれるかどうか、導入した際に現場に負荷を感じさせずに利用させ業務ができるかどうかです。勤怠管理は必ず必要ですが、主に改善されるのはバックオフィス業務なので、その他の社員はメリットを感じていない可能性が高いです。勤怠管理ツールはICカードリーダーなどのデバイスを利用しますので、業務フローを書き出し、現場手使ってみて、実際に利用してみて問題なく導入できるか確認しましょう。

勤怠管理ツール選びのコツ④セキュリティ、アクセス管理はしっかりしているか?

次に、セキュリティやアクセス管理の機能を確認しましょう。日々の業務で利用するツールなのでセキュリティ監視はどうしても甘くなってしまいがちですが、勤怠管理情報は社員のだれがどこに、何時間いたなどの情報が含まれており、個人情報に該当しますので油断は禁物です。特にアクセス権に関しては、場合によっては業務委託先やパートタイムのメンバーにアカウントを付与することもあるかと思いますので、きちんと管理されているか事前に確認しましょう。中でも給与計算を行う経理系のツールと連携する場合には注意が必要です。当然ながら、個々人の社員の給与の支払いに問題があっては従業員とのトラブルの元になります。

また、支払い金額に関しても不正アクセスなどによって改善、修正されてしますと、現在のツールは給与支払いも自動化されているため、人の目で後から気がつくのが難しくなるケースがあります。連携すると非常に便利ですが、安全性のためにはやはり一定のコストと時間をかける必要はあります。

また、近年はテレワークの社員も増えてきました。セキュリティというと社外からの不正アクセスが多いと考えてしまいがちですが、実際には社員の不正行為や不注意によって発生するセキュリティ問題の方が多いのが実情です。自宅だとつい魔が刺して。。。。などいうこともありえるかもしれません。社員がそういったことをできないようにすることも社員への配慮です。十分に注意しましょう。

勤怠管理ツール選びのコツ⑤料金体系は自社・自組織にマッチしているか?

最後に、ツールとしての拡張性と料金体系についてです。ツールにもよりますが、アカウントの種類、契約アカウント数によって料金が変化します。アカウントの種類によって使える機能が異なり、より効果的なツールほど多機能になるのが通常ですので、自社で適応させたいツールの機能がなんであるかを確認し、どの種類の課金形態が良いか確認しましょう。

また、ツールによっては交渉によって多数のアカウントを契約することで値引きされる場合もあります。

また、就労に関しては行政指導や新法の成立、労働組合からの要請などによりツールのアップデートが適切になされるかも重要です。行政からの指導の場合、多くの場合無償でアップデートされますが、アップデートのスピードが遅いなどツールによってさまざまです。自社の必要アカウント数を把握し、コストパフォーマンスも確認しながら、最適なツールと契約の種類を確認しましょう。

いかがでしたでしょうか?近年大きく変化した就労環境でパフォーマンスを発揮し続けるには柔軟に対応できるツールが必要です。今回ご紹介したツール選びのポイントとおすすめツールをご活用いただき、皆様のビジネスに貢献できますと幸いです。

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