Teamsではステータス機能を使ってそれぞれのユーザーの状況を一目で確認することができます。

ステータスを理解することで、今連絡がとれる状態なのか、それとも離席中なのか、ステータスを活用して相手の状況を把握し、円滑なコミュニケーションを行うことができるでしょう。

今回の記事では、Teamsステータスの一覧と各種設定方法についてお伝えします。

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Teamsのステータスとは？

Teamsのプロフィールアイコンの右下に色のついたマークがあるのをご存知でしょうか。

これは『ステータス』と呼ばれていて、ユーザーの現在の状況を表すアイコンになります。

この色とマークで自分や他のメンバーの現在のステータスを確認することが可能です。前身のSkype for businessからあった機能になりますので、馴染みのある方も多いのではないでしょうか。

Teamsは頻繫に新しい機能追加やバグフィックスが配信されていて、ステータス表示機能も以前までは少し反映にタイムラグがあったのですが、機能アップデートによってリアルタイムに反映されるようになりました。

在宅勤務がメジャーになりつつあり、離れた場所でチームメンバーと仕事進めることが多くなった今、とても役に立つ機能の一つと言えます。

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Teamsステータス一覧

ステータスはTeamsやOutlookの予定表と連動しており、PCの使用状況や通話状態などを把握して自動で変更されていきます。

ステータスは以下の6種類が基本となっています。また、手動で任意の状態に設定することも可能です。

●連絡可能：Outlookなどの予定表に予定が入っておらず、通話をしていない状態かつPC操作中であるとき
●取り込み中：予定表に予定が入っている状態
●応答不可：手動選択のみ可能。通話はすべてボイスメールに転送され、チャットで右下に表示されるバナーは通知されない
●一時退席中：手動選択のみ可能
●退席中：PCがスリープ、ロック状態もしくは一定時間(5分)以上PC操作がない場合に自動的に移行
●オフライン：Teamsがオフラインの状態

また、上記以外にもPCの状態によって表示される内容が変わってきます。

●連絡可能、不在：Outlookの予定表で「外出」と設定されている時間帯で、PCを操作している状態
●通話中：Teamsで通話中の状態
●会議中：Outlookの予定表で、複数人が招集されている会議が入っている状態
●通話中、外出中：Outlookの予定表で「外出」と設定されている時間帯で、Teamsを使って通話中の状態
●発表中：Teamsにて会議中かつ、画面共有をしている状態
●フォーカス：My Analyticsを使ってフォーカス時間を設けた状態
●業務時間外：Outlookで設定している業務時間外でPCがロック中、スリープ状態
●外出中：Outlookの予定表で「外出」と設定されている時間帯で、Teamsからサインアウトしている状態

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ステータスを手動で変更する方法

作業に集中したいので連絡をしてほしくない時間帯や、手が離せなくて連絡がとれないときなどにTeamsのステータスを手動で変更することが出来ます。

右上の自分のアイコンをクリックして自分の現在のステータスを表示します。

ここで『応答不可』を選択しておくと、チャットや通話などの通知がされなくなり、作業に集中することができます。

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逆に、Outlook上に予定は入っているものの、連絡が取れる状態であることを表示させたい場合も手動で『連絡可能』へステータスを変更することで対応できます。

なお、手動でステータスを変更した場合はOutlookの予定表の内容に関わらず、ずっとその状態が保持されます。自動で変更されるように戻したいときは、『状態のリセット』を選択してください。

また、手動で『オフライン』へ設定すると、自身の状態に関わらず常にオフラインの状態となります。Teamsを立ち上げていることを知られたくないような場合は手動でオフラインの状態へ変更することで、常にオフライン状態を保つことができます。

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優先アクセスの設定方法

ステータスを『応答不可』に設定しているときでも、特定の人からの連絡は受けておきたいといった場合、優先アクセスを設定しておくことでその人からの連絡のみを受け取れる状態にできます。

右上の自分のアイコンから『アカウントの管理』『プライバシー』『優先アクセスを管理』と進みます。ここで対象のユーザーを検索して設定できます。

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逆に知らない相手から通話があり、連絡を受け取りたくない場合、連絡先をブロックすることですべての連絡を受け取らないようにすることもできます。

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時間を指定してステータスを変更する方法

ステータス変更は期間を指定しておくことも可能です。

たとえば『1時間だけ絶対に集中したい』といった場合、時間を指定して『応答不可』設定にしておくことをおすすめします。指定された時間が経過したあとは自動で状態がリセットされるので、ステータスの戻し忘れで連絡が取れないといった心配もなくなります。

期間を指定してステータス変更するには、右上のアイコンをクリックして、ステータス一覧を表示したあと、『期間』をクリックします。ここで、設定したいステータスとリセットするまでの期間を設定します。

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ステータスメッセージを設定する方法

ステータス機能には、アイコンで現在の状況を示すほかにメッセージを表示しておくことが可能です。一時的に離席するときや、休みを取る日などにチームメンバーに向けて連絡事項を書く時などに重宝します。

ステータスメッセージを設定するには、先程同様プロフィールアイコンをクリックして、『ステータスメッセージを設定』をクリックします。

テキストウィンドウが表示されますので、任意のメッセージと有効期限を設定して完了をクリックします。

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設定後は自分が参加しているグループチャットなどに、設定された期間ステータスメッセージが表示されます。

また、ステータスメッセージ内で@メンションを設定することも可能です。

休暇を取る際など、その間の引継ぎ担当者などをメッセージに入れておくことで、業務を停滞させないようにすることができます。

使い方は、チャットやチャネル内で使用する＠メンションと同様です。

ステータスメッセージ内に@メンションを設定すると、対象の方へ＠メンションが設定されたことが通知されます。

ステータスメッセージ上には名前のリンクが貼られるようになりますので、

不在中にステータスメッセージを見た方は@メンションの名前をクリックして引き継いだ方にすぐに連絡を取ることができます。

また、ステータスメッセージは自分のテナント以外のユーザーには表示されません。

例えば社外の方とTeamsでやり取りをしていて、ステータスメッセージを使って不在連絡をしようとしても、相手にはそのメッセージは表示されない為注意が必要です。

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他の人のステータスを確認する方法

同じチーム/チャネルに所属しているメンバーは、チャットの画面やメンバー一覧で相手の現在のステータスを表示できます。

同じチームメンバーの場合は、チャネルの画面右上の「チャネル情報」をクリックするとメンバーの一覧が表示され、全員のステータスが確認できます。

チャット画面などでも、相手のアカウントアイコンでステータスが確認できます。

相手のステータスに合わせて、応答できるかどうかをしっかり確認した上で連絡を取るようにしましょう。

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相手のステータスが「連絡可能」になったときに通知を受け取る方法

仕事を進めるにあたって、Teamsで連絡を取りたくとも相手が忙しい人だったりするとなかなか連絡可能な状態にならない場合がありますよね。

忙しい人ほど仕事が集まっていて、連絡をとらなければならないといったよくあるパターンです。

こんな時は、Teamsのステータス通知機能を使いましょう。

Teamsには相手が連絡可能になったときにポップアップ通知で知らせてくれる機能があります。

通知を受け取りたい相手のチャットウィンドウを右クリックします。

「連絡可能になったら通知する」をクリックすると、設定した人が「連絡可能」以外の状態から復帰した時、画面右下にポップアップで通知されるようになります。

自分が通知設定した人を確認したい場合は、右上のプロフィールアイコンをクリックして、「アカウントの管理」-「通知」-「ユーザー」と進みます。

ここに自分が通知を受け取る設定をした人の一覧が表示されます。

また、この状態通知は、「誰が自分に対して通知設定をしているか」は、自分から確認することはできません。

あらぬ疑いをかけられないよう、日頃からしっかりと業務にあたりましょう。

Teamsのステータスを正しく設定すれば距離や場所を問わずにいつでも相手の状況を確認することができます。誰かに連絡を取りたいときも、相手のステータスを確認することで、今連絡がとれる状態なのか、通話しても大丈夫なのかなど、適切な連絡手段を選ぶことができます。

会議中や通話中となっていれば、時間を改めて連絡したり、メールやチャットを送っておくなど、事前に相手へ考慮したアクションを習慣づけて、より快適にコミュニケーションをしましょう。