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Teamsチャットの「音・通知」活用方法と設定・変更の仕方

October 31, 2021

Teamsで多くのメンバーがいるチームに所属していたり、グループチャットで会話をしていると通知であふれてしまい、本当に必要な連絡を見逃してしまう。また逆に、欲しい通知が届かずに、相手からの連絡に気づくことが出来なかったというケースもあるのではないでしょうか。

このようなミスコミュニケーションを生まないよう、通知設定を自分の業務スタイルにあったものへ変更することで、より効果的かつ快適にTeamsを活用することができます。

今回の記事では、Teamsにおける通知や音の活用方法や、設定方法について、以下の内容で解説します。

・通知方法と種類
・Teamsで設定可能な通知項目
・通知の設定変更方法
・通知音の設定変更方法

通知方法と種類

Teamsで受け取れる通知には、

・バナー
・フィード
・メール

以上の3種類があります。

それぞれ通知の目立ち方が異なり、必要に応じて任意の通知レベルを選択することができます。また、通知が必要ない場合は、「オフ」も選択できます。

バナー

バナーは通知を受け取った際に表示される通知窓のことを指します。

Windowsの場合は右下に表示されます。通知の概要が表示され、誰がコンタクトを取ろうとしているのかを一目で確認することができます。

また、標準設定ではチャットの一部がバナー上に表示されますが、内容を隠しておきたい場合は、後述する設定画面で「メッセージのプレビューを表示」をオフにすることで、本文を表示させないようにできます。

フィード

フィードは、画面左側のアイコン上に表示される通知です。

最上部の「アクティビティ」にすべてのフィード通知が集約され、通知の送信元があるアイコン上にも同じく通知が表示されます。

メール

Teamsがオフラインの時にチャットで連絡を取ろうとしている人がいた場合は、定期的にメールで内容が通知されます。

重要な通知を見逃したくない場合は、通知間隔は、設定画面から任意の時間を選ぶことができます。

通知の設定変更方法

主に使用されている、Windows版Teamsアプリでの通知設定変更方法を解説していきます。

今回の解説に使用したアプリのバージョンは「1.4.00.22976(64ビット)」です。

Teamsはバージョンアップの周期が早く、機能追加などで画面の構成が変わることが多いため、常に最新の情報を確認するようにしましょう。

通知を設定するには、右上の「・・・」から「設定」を選択します。

設定画面に遷移しますので、左側から「通知」タブを選択します。

この画面から、各種通知の設定を変更していきます。


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Teamsで設定可能な通知項目

Teamsの通知には以下の種類があり、自分の好みに通知設定を変更することが可能です。

ここではよく使用される以下2つの通知設定について、詳しく解説していきます。

・チームとチャネル
・チャット

チームとチャネル

Teamsで作成されたチーム内でメッセージが送信された場合、どのように通知を受け取るかを設定できます。

設定は以下の3つから選択できます。

・すべてのアクティビティ
・メンションと返信
・カスタム

もし、個別に設定をしたい場合は「カスタム」を選ぶことで、一つ一つの項目ごとに以下の設定変更が可能です。

すべてのチームとチャネル

以下の5つは、すべての投稿に対して適用される設定項目です。

相手からの連絡方法ごとに、どのような通知とするか個別に設定することが可能です。

それぞれの項目の設定内容は、以下のような動作に適用されます。

・個人@メンション:自分に宛てたメッセージを受信した場合
・チームのメンション:自分が所属しているチームに向けて@メンションが送られた場合
・自分が開始した会話に対する返信:チーム内で自分が最初に投稿したスレッドに返信があった場合
・自分が返信した会話に対する返信:誰かの投稿に返信して、さらに別の人から同じスレッドに返信が来た場合
・いいね!とリアクション:自分の投稿に対して、「いいね!」やリアクションが付いた場合

この項目のおすすめ設定は、すべて「バナーとフィード」設定です。

メンションや会話に対する返信は、基本的に自分が関係したもののことが多く、「バナーとフィード」設定にしておくことで反応を漏らさず受け取ることができます。

表示およびピン留めされたチャネル

左側のチーム一覧に表示されているチーム内で、投稿やメッセージが送信された場合の通知設定です。以下の2つの設定を変更することが可能です。

・すべての新しい投稿:チャネル内に投稿があった場合
・チャネルのメンション:チャネル内で自分宛にメンションされた場合

この項目のおすすめの設定例を、いくつかご紹介します。

・すべての投稿の通知は必要ないが、メンションは逃さず確認したい場合:
すべての新しい投稿:フィードのみに表示
チャネルのメンション:バナーとフィード

この設定では、チーム内投稿はバナー表示されず、投稿のあったチームやチャネル名が太字で表示されます。

自分宛にメンションが送られた場合は、バナー表示とともに通知音が鳴ります。

・プロジェクト管理者で、進捗をすべて網羅したい場合など:
すべての新しい投稿:バナーとフィード
すべての返信を含む:チェックを入れる
チャネルのメンション:バナーとフィード

この設定の場合、チャネル内のすべての動きがバナーと通知音で表示されます。重要度の高いタスクをこなしていて、逐一内容を確認したい場合はこの設定をおすすめします。

チャット

個別にチャットでメッセージを受け取った際に適用される設定項目です。

・@メンション
・メッセージ
・いいね!とリアクション

こちらの3項目について設定変更が可能です。

適用される受信動作は、チームとチャネルの設定項目と同様になります。

チャネルごと・会話ごとの通知設定

追加設定は一括設定の他に、チャネルごとに個別に設定を変更することができます。

一つのチーム内でも、チャネルごとにプロジェクトを分けていたり、すでに終了したプロジェクトチャネルがあり、すべての通知が必要ない場合や、現在関わっている業務に関連するチャネルで、通知を逃したくない場合などに有効です。

また、スレッドにも個別設定を適用できるので、必要のないスレッドは通知をオフにしておくこともできます。

・チャネルごとの通知設定

チャネルの通知設定を変更する場合は、チャネル名右側の「・・・」から「チャネルの通知」と進んで任意の設定に変更してください。

設定できる内容は、「表示およびピン留めされたチャネル」と同様です。

・チャットごとのミュート設定

個別のチャットをミュートする場合は、チャット右側の「・・・」から「ミュート」を選択します。ミュート設定中はアイコンがミュート中を示すアイコンに変化して、@メンション以外の通知がされなくなります。

・スレッドごとの通知設定

チームチャネル内のスレッドも、通知が必要ない場合は個別にオフに設定変更することが可能です。

スレッド上にポインターを移動すると「・・・」が現れるのでそちらを選択します。

さらに、メニュー一番下の「通知をオフにする」を選択すると@メンション以外の通知をオフにすることができます。

通知音の設定方法

バナーとフィード設定となっている通知を受信すると通知音が鳴りますが、通知音が不要な場合は「オフ」に設定することができます。

ただし、着信通話の通知サウンドも止まってしまいますので、注意してください。

一時的に通知をオフにする方法

作業に集中したい時間など、通知が煩わしくなってしまう場合は、その間だけ一時的に通知をオフにすることができます。

右上の自分のアイコンを選択して、「連絡可能」と書かれている部分を「応答不可」に変更してください。これで@メンション以外の通知はすべてオフになります。

作業が終わったら、元に戻すことを忘れないようにしましょう。

また、右下タスクトレイのTeamsアイコンを右クリックして、状態を「応答不可」へ変更することでも同様に通知をオフにすることができます。

特定の人物のサインイン・サインアウトを通知する

上司や取引先など、確実にTeams上で連絡を取りたい方がいる場合、ユーザー名を指定することで、「連絡可能」になったときと、「サインアウト」になったときに通知を受け取ることができます。

設定画面を開き、「ユーザー」から「編集」を選択し、ボックス内に名前やメールアドレスを入力し、ユーザーを指定します。

通知をオフにしたいときは、横の「オフにする」ボタンを選択すると元に戻すことができます。

対面で相手の状態や、作業状況を把握しにくいリモートワークでは、どうしてもひっきりなしににチャットが飛んできてしまうことがあります。

あらゆる通知が裁き切れなくなってしまい、未読通知が何十件も溜まってしまっている方を見かけることがありますが、こうなってしまうと、本来必要であったメッセージまで埋もれてしまって、業務に支障がでてしまう場合もあります。

Teamsは、今回ご紹介した通り、かなり細かく通知設定を変更することができます。不要な通知は取捨選択をして、業務の効率アップを図っていきましょう。


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