「Teamsのメンバー追加ってどうやるの？」
「管理者がいないからListsの設定方法がわからない」

Microsoft Teamsを日常的に使うものの、頻繁にはない操作について、手順を知らないまま過ごすことも多いでしょう。リモートワークが普及するなか、チームワークを維持・強化することはますます重要になっています。 

TeamsとMicrosoft Listsの連携は、コミュニケーションとタスク管理の効率強化が可能です。今回の記事では、Teamsでの新規メンバーの招待方法から、Listsの連携によるタスク管理の編集まで、具体的な手順を詳しく解説します。新規メンバーを加えたチームの効率化と生産性を向上させるためのカギは「TeamsとListsのスムーズな連携」です。

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TeamsとLists連携のメリット

Microsoft 365で提供されているTeamsとListsの連携は、互換性があり、プロジェクト管理を効率化する上でメリットが多く、有効です。新規メンバーをTeamsに招待し、Listsに追加することで、作業効率とリアルタイムでのタスク共有ができ、業務がスムーズになります。また、全員が最新の情報にスムーズにアクセスでき、データの分散を防ぐことが可能な点も大きなメリットです。

まず、コミュニケーションを支援するTeamsと、情報整理やデータ管理を可能にするListsについて、それぞれの特徴を解説します。

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Teamsでコミュニケーションを円滑に

Teamsには、メンバー間のコミュニケーションを円滑にする様々な機能があります。

Teamsの基本的な機能は以下です。

これらの機能を活用することで、メンバーは場所を選ばず、円滑なコミュニケーションが可能です。また、リアルタイムで情報を共有し、最新の情報を確認するなど、情報の共有と意思決定のスピードを上げることができます。

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Listsで効率的な管理

データを整理し、タスクを構造化するためListsには、業務を効率的に管理するために必要な機能があります。

Listsの基本的な機能は以下です。

さらに、タスクの割り当て、期限の設定、進捗状況の追跡などの機能を活用することで、メンバーはタスクを共有することが可能です。

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Teamsで新規メンバーを招待する手順

まず、Teamsで新規メンバーを招待する手順について、詳細に説明します。

説明する手順は以下の3点です。

• メンバーを直接招待する方法
• チームコードを使って招待する方法
• 招待されたメンバーがチームに参加する方法

また、新規メンバーをTeamsに招待する際、メンバー追加の手順を行うメンバーのロールを確認してください。Teamsで「メンバーの管理」 権限を持つメンバーのみが、下記の手順を行えます。

さらに、注意点として、外部のユーザーを直接チャネルに招待したい場合、Azure AD B2B 直接接続の使用が必要です。

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メンバーを直接招待

メンバーを直接招待する手順について説明します。

1. Teamsアプリを起動

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2. 招待したいチームを選び、右端の「…」メニューをクリックして、「メンバーを追加」を選択

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3. メールアドレスを入力し、「追加」をクリック

複数人を招待する場合は、メールアドレスをカンマで区切って入力できます。また、ロール（招待するメンバーに割り当てる権限）設定も同時に選択可能です。

標準、ゲスト、所有者 の3種類があります。

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4. すべての設定が完了したら、「送信」 ボタンをクリック

手順については、デスクトップアプリ、Webアプリ、モバイルアプリのどれからでもメンバーの招待が可能です。

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チームコードを使って招待

チームコードを使って招待する方法を説明します。

チームコードを使ってメンバーを追加する方法は、チームの設定画面からメンバーを追加する手順です。

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1. チーム名の右側にある「…」メニューをクリックし、「チームを管理」を選択

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2. 「設定」タブを開き、「チームコード」を選択

3. 「生成」ボタンをクリックして、表示されたコードをコピー
4. 新規メンバーにチームコードをメールやチャットで連絡

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招待されたメンバーがチームに参加する手順

チームコードを使って招待する手順に続き、招待されたメンバーがチームに参加する手順を説明します。

チームコードを伝えられたメンバーは、Teams にログインし、チームコード を入力してチームに参加します。

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1. Teamsアプリを起動

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2. チームの「＋」から「チームに参加するかチームを作成する」ボタンをクリックし、「チームに参加」を選択

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3. 受け取ったチームコードを入力し、「参加」をクリック

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新規メンバーを任意のチャネルに追加

新規メンバーをチームに追加すると、通常は一般チャネルに所属されます。一般チャネルはチーム全員が所属するデフォルトのチャネルです。例えば、チームが所属する会社だとしたら、チャネルは所属するプロジェクトや所属部、共有したいグループのイメージです。

チームに招待した後、所属させたいチャネルが決まっている場合、以下の手順で任意のチャネルにも新規メンバーを追加します。

1. 任意のチャネル名の右端の「…」メニューをクリックし「メンバーを追加」を選択
2. 追加したいメンバーのメールアドレスを入力し、「追加」をクリック
3. メンバーのロールを設定し、「閉じる」

チャネルのチャット欄にて、新規メンバーが追加されたことが確認できます。

チームの設定でチャネルの自動表示にチェックしている場合は、チャネルへのメンバー追加手順は必要ありません。設定によって異なるため、チームの設定を確認してみましょう。

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Listsで新規メンバーに研修リストを設定する手順

ここから、Teamsで新規メンバーを招待する手順を経て、Listsでの新規メンバーのリストの設定手順を説明します。Teamsに新規メンバーを追加した後、Listsを使用してタスクの割り当てを行いましょう。ListsとTeamsのチャネルは連携しているので、Listsには新規メンバーが追加済みです。

以下の手順について、順番に解説します。

• 研修リストの作成
• タスクの設定と編集

TeamsにListsを導入していない場合は、Teamsアプリでチームのチャネルを開き、左メニューの「+」アイコンから「Lists」を追加してください。

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研修リストの作成

新しい研修リストの作成手順は以下になります。

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1. Listsを開く

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2. テンプレートから「従業員のオンボーディング」を選択

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3. オンボーディング用のテンプレートを表示し、「テンプレートを使用」をクリック

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4. リストの名前、説明、アイコン等を任意で設定し、「作成」をクリック

オンボーディングとは、新規メンバーが業務に慣れるためのサポートを意味します。オンボーディング用のテンプレートから、任意のカスタマイズや、必要なタスクの追加を行うことが可能です。必要に応じて、添付ファイルやリンクを追加できます。

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タスクの設定と編集

作成した研修リストに新規メンバーを割り当てる手順を説明します。

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1. Teamsを開く

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2. チャネルから作成したリストを選択

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3. リストにタスクを新規作成するために、「新しいアイテムを追加」をクリック

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4. タスク内容を入力し、「保存」をクリック

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5. タスクが完了したら、タスクの「…」から「編集」を選択

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6. 完了やコメント追加などを行い、「保存」をクリック

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7. 編集内容（コメントと完了のチェック）を確認

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※researcHR（リサーチャー）は、Teamsに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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手順のドキュメント化

手順のドキュメント化は、業務の効率化、新規メンバーのスムーズな導入、チームティーチングの側面でも非常に有効です。手順書の作成により、無駄な作業を省いて、メンバー全員が同じ結果となる手順を共有でき、ナレッジ共有もできます。

• 情報共有の効率化と標準化
• 新規メンバーのスムーズな導入
• 教育コストの削減
• 作業引継ぎとナレッジ共有

また、手順書を最新の状態に保つことで、常に正しい情報に基づいて作業を進めることが可能です。さらに、Teamsの共有機能を活用することで、チーム全体へのリアルタイムでの情報共有が可能になり、作業プロセスがより一貫されます。手順のドキュメント化は、手順の明確化によってミスを防ぐ有効な手段です。

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手順書の作成ポイント

手順を明記し、分かりやすい資料として共有するために、以下のポイントに注意しましょう。

• 簡潔でわかりやすい文章
• 専門用語は注釈を記載
• 図や画像（スクリーンショット）の挿入
• 具体的な手順の順番を記載
• 定期的な更新

このようにポイントを意識して手順書を作成すれば、作業の一貫性が保たれ、新しいメンバーもスムーズに業務を習得できます。手順書作成に加えて、資料のバージョン管理や共同編集時の注意点、共有場所なども同時にルール化して情報共有しましょう。

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手順書をTeamsで共有

作成した手順書はTeamsでの共有をおすすめします。まず、Teamsの契約プランとロール（権限）によって表示や機能が異なるため、手元のTeamsアプリでの事前確認が必要です。Teamsアプリを開き、手順を共有したいチームかチャネルを選択します。

1. 「ファイル」タブ＞「アップロード」ボタンを選択して手順書ををアップロード

2. アップロードしたファイルを選択し、右クリックして「リンクを取得」を選択

表示されたURLをコピーし、メンバーに手順書作成と格納場所の共有をします。

また、Teamsにアップロードした手順書の管理も重要です。手順資料の更新や新規追加について、ルールを明確にし、更新の際はチームに通知します。ドキュメントの編集や閲覧権限も、必要なメンバーにのみ付与するなどの設定が必要です。手順書を定期的に見直し、最新情報に更新しておきましょう。

TeamsとListsを連携させることで、チームのタスク管理を効率化できます。新規メンバーをTeamsにスムーズに招待し、Listsに追加することで、管理を効率化し、コミュニケーションを促進可能です。TeamsとListsの新規メンバー追加手順について、ドキュメント化もあわせておすすめします。手順のドキュメント化は、チームの生産性と知識共有のために有効な取り組みです。さらにTeamsを活用してドキュメント管理することで、手順書の作成と共有を効率化することができます。新規メンバーの導入をスムーズにする手順について、チームやタスクの効率化の参考にしてみてください。