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Teamsチャット「検索機能」大全集【優れたコマンド機能と、その活用法について】

September 19, 2021

Teamsの機能の中でも、「Teamsの中で対象ユーザを探したい」「過去のメッセージを速やかに検索したい」など検索方法についてご質問いただく機会が多くあります。そこで今回は、Teamsの検索機能について、様々な検索方法とその応用方法を解説します。

①他のTeamsユーザを探す方法

社内アカウントであれば、他の社員のTeamsアカウントを探すことが出来ます。

具体的には、Teamsアプリの検索ウィンドウから、アカウント名/表示名などの関連ワードを入力します。

「既に連絡などで認識したユーザ」から索引された情報がリストアップされます。

こちらは、社内ユーザのほか、社内ユーザから「チーム」メンバーとして招待されたGuestメンバーについても、リストアップされます。

ここはあくまで、Teamsアプリ内部の「索引情報」に基づきますので「社内ユーザ全員」を網羅できているわけではありません。

索引に未登録の社内ユーザを探しだすには、Teamsアカウントを直に入力します。

社外ユーザを検索することもできますが、Teams管理センターでの管理ポリシーによって拒否されている場合もあります。

(Teams管理センターが扱える管理者であれば、https://admin.teams.microsoft.com/から設定変更が出来ます)

②過去のチームでのやり取りや、チャットの履歴を探す方法

Teamsアプリ内で「チームの閲覧可能チャネル」「個別のチャット」から、過去のやり取りを検索することが出来ます。

Teamsの索引情報は、なかなか優れておりますが、少し検索方法に癖がありますので、コツを覚えておくとよいでしょう。

②-1そのまま検索

単純に、上の検索窓で関連キーワードを入力することで「過去に自分が携わったことのあるもの全て」が検索できます。

キーワードに関与するダイジェストも項目ごとに表示してくれるので、対象メッセージを探しやすくなっています。

②-2コマンド「/find」を使用する

検索窓の中で「/find」と入力し、半角スペースを一度だけ入力することで、特定チャネルやチャットの中でメッセージの検索が実施できます。

FINDモードでは、既にTeamsアプリ上に認識されているチャネル/チャットを一覧表示してくれるので「自分自身に認識のないチャネル/チャット」でも「ああ、こんなのあったな」と思いださせてくれるわけです。探し物には便利な機能です。

②-3ショートカット「Ctrl」+「F」を使用する

Teamsメインのインタフェースでは、大抵、チームやチャットページを開いているものですが、その会話の中で「素早く過去のチャット履歴を追いたい」のであれば、ショートカット「Ctrl」+「F」を使用すると良いでしょう。

検索窓に注目すると、既にコマンド「/find」が展開された状態となり、検索対象をチャネル/チャットへフォーカスを合わせてくれるのです。

これだと、わざわざマウスやタッチパッドから検索窓へカーソル移動する手間がありません。

キーボードでの入力のみで、素早く検索が可能だという事ですね。

③こんなこともできる!Teams検索の拡張機能

先ほど触れたコマンド機能ですが、FINDモードの他にも、少し変わったものを探し、アクションを起こすことすら出来ます。

Teamsのチャットにほんのちょっとのテイストを加えることで、使い勝手の良さがさらに増しますので、覚えておくとよいかもしれません。

③-1どんなコマンドがあるか?を探る、コマンド「/」

まず初めに「どんなコマンドがあるのかな?」という、興味に応えてくれるのがコマンド「/」です。

こちらを入力する事で、Teamsで利用できるコマンドが解説付きで表示されます。

一覧を眺めてみても、なかなか使えそうなコマンドがいくつもありそうです。

なお、コマンド「/」は、ショートカット「Ctrl」+「/」で即座に呼び出すことが可能です。

③-2状態を設定するコマンド「/available」「/away」「/brb」「/busy」「/dnd」「/オフライン」

打合せ中や、集中作業中に「なるべく、そっとしておいてね」という意味で、牽制にも用いられるアクティビティ機能ですが、コマンド入力にて状態設定が可能です。

なお、「/available」が連絡可能、「/away」が退席中、「/brb」が一時退席中、「/busy」が取込中、「/オフライン」がオフライン中です。

何故「/オフライン」だけ日本語のカタカナなのかが判りませんが、今後の流れで修正されていくのでしょうね。

③-3インスタントメッセージの送信するコマンド「/chat」

チャネルやチャットを展開している間、他のチャネルやチャットへメッセージを送信したい場合、コマンド「/chat」が使えます。

コマンド「/chat」を入力後、送信したい宛先チャネルやメンバーを選択し、メッセージを入力して送信が可能です。

現在アクティブとなっているチャネルやチャットの表示を変更することなく、メッセージだけを送信することができます。

Teamsの通知をONにしていると、別のメンバーからメッセージが送信された場合、デスクトップ右下にポップアップ表示されますが、こちらへの「取り急ぎの返答」をするのに便利です。

③-4過去に取り扱ったファイルを一覧表示するコマンド「/files」

ファイル一覧は、Teamsアプリの左メニュー「ファイル」でも閲覧することができますが、コマンド「/file」でもお手軽にファイル一覧を入手することができます。

メンバーとの会話の中で「あのファイルではどうだったっけ?」という会話はありがちですが、コマンド「/file」により、素早く展開し、確認することができます。

③-5過去の未読通知を確認できるコマンド「/未読」

これもコマンド名が何故か漢字になっていますが、コマンド「/未読」は、過去の未読通知にフォーカスを絞り、一覧表示させることができます。

Teamsはしつこい位に「未読アクティビティを通知」してくれますが、多忙が嵩み、未読メッセージ等がたまった際は、このコマンドで整理することができます。

③-6テスト通話をすぐに開始するコマンド「/testcall」

このコマンドは、これから通話や会議に臨む際に便利です。

通常のテスト通話は、Teamsアプリの右上「・・・」より設定を選択し、設定左メニュー「デバイス」から「テスト通話を開始」を押下することで、テスト通話を開始できますが、そんな回りくどい操作をせずとも、コマンド一発でテスト通話を実施できます。

相手との通話開始時に「マイク/スピーカー/カメラ」に異常がないかを念入りに確認することは常ですが、このコマンドを覚えておくと、手間暇が大分軽減されて便利ですね。

③-7他のチャネルやチャットへ移動するコマンド「/goto」

Teamsの操作をキーボード操作にこだわるのであれば、コマンド「/goto」はかなりの頻度で利用されることでしょう。

このコマンドでは、現在のチャネルやチャットから、別のチャネルやチャットへ移動することができます。

③-8自分宛のメッセージを検索するコマンド「/mentions」

メンションとは、「@name」のように、特定個人宛てのメッセージを展開するチャットメッセージです。

メンションされたメンバーは、いかにも「自分宛である」形でチャット通知が強調されます。

しかしながら、自分宛のメンションメッセージを失念してしまうこともよくある話です。

このコマンド「/mention」は、自分宛のメッセージをすべて抽出することができます。

基本的な検索方法とともに、Teamsライフをより快適に過ごすための検索窓テクニックをご紹介させていただきました。

Teamsの索引及び検索機能は、大変洗練されたインタフェースとなっており、使い勝手の良さは、なかなかのものです。

Teams上で探し物をしたい場合は「Ctrl」+「F」、アクションを起こしたい場合は「Ctrl」+「/」だけで、上記に説明した方法や利便性が拡張されていくのです。


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