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「聞き取りにくくて議事録をとるのが間に合わない」
「出席者が多くて確認に手間取ってしまう」
ビジネス現場でオンライン会議が増加する中、大事な会議ほど、議事録をしっかりと作成したいですよね。Microsoft Teamsでオンライン会議をする場合、Teamsのレコーディング機能を使えば効率的に議事録作成が可能です。
今回の記事では、会議の際にTeamsのレコーディング機能を使う方法と、議事録作成に便利な機能を紹介します。Teamsのレコーディング機能のメリットは、「録画保存」「トランスクリプト（文字起こし）」「録画の共有」です。レコーディング機能を使い、効率よく議事録作成をしましょう。
Microsoft Teamsのレコーディング機能は、オンライン会議や個人間の通話内容を記録し、後からいつでも視聴できます。ビジネス現場で活用されるTeamsは、チャット、オンライン会議、ファイル共有など、業務に役立つ機能を備えたツールです。Teamsの一機能であるレコーディングは、欠席者への情報共有、重要な会議の映像記録として利用できます。録画した内容はクラウド上に保存され、会議参加者やチーム、チャネルメンバーと簡単に共有することが可能です。
他にも様々な便利機能があり、業務の効率化に有効な使い方や設定方法について詳しく見ていきましょう。
レコーディング機能について、ビジネス活用しやすい基本的なポイントを以下にまとめました。
レコーディングされた内容は、クラウド上にMP4形式の動画ファイルとして保存されます。
また、トランスクリプト（文字起こし）とは、録画中の音声認識をリアルタイムで文書化したものです。ライブキャプション（字幕）として、リアルタイムで発言を確認できます。
録画ファイルは、音声、ビデオ、Teams上に共有表示された画面などの記録です。保存期限である120日以内であれば、後から会議の内容を詳細に復習することができます。
また、参考として、保存した録画は、Microsoftの別アプリにて、トリミング（切り抜き）編集することも可能です。
レコーディングを行う際には、まず、Teamsの契約ライセンスを確認しましょう。
Teamsのレコーディングが利用できるライセンスは以下です。
無料版のTeams、Microsoft 365 PersonalやFamilyはレコーディング機能がありません。また、Microsoft Teams Essentialsは文字起こし機能が英語のみの利用です。会議運営の効率化やレコーディング機能を有効的に使いたい場合、契約はMicrosoft 365 Businessをおすすめします。契約ライセンスがわからない場合、会議の開始前に会議に参加し、レコーディングメニューの表示を確認しましょう。
オンライン会議でのレコーディング開始前に、設定の確認方法について解説していきます。
会議を開始、もしくは会議に参加し、設定確認を行う手順です。
音声言語：英語（米国）の場合、字幕言語も他言語の設定ができません。
設定は保存されるものの、Teamsのバージョンアップなので初期設定に戻っている場合もあります。オンライン会議開始時に、時間に余裕をもって、言語設定を確認することがおすすめです。
オンライン会議でのレコーディング設定方法について解説していきます。
注意事項として、レコーディングメニューは、アカウントの権限がゲストの場合は表示されません。会議に招待されるか、会議開催者であればレコーディングメニューが表示されます。
まず、会議を開始、もしくは会議に参加し、レコーディングメニューにて録画を行う手順の説明です。
以上の手順でレコーディングが開始されます。他のメンバーが録画を開始した場合にも、右上の赤い録画マークと録画のポップアップが表示されるので、注意してみましょう。会議の種類によっては、会議の開始前に会議開催者に録画の許可を取ったほうが、やり取りがスムーズです。
オンライン会議を予約する際に録画設定を行うことで、レコーディングを自動的に行う方法もあります。
会議予約時に設定するレコーディング自動開始の方法について説明します。
会議を作成する際、「会議のオプション」から設定することで、簡単に会議開始時に自動的にレコーディングが開始されます。開催者であれば、このように効率的にレコーディングを行うことができ、録画忘れを防止することが可能です。忙しない会議前の準備を減らし、スムーズに会議を開始しましょう。
オンライン会議の開始時に、うまくレコーディングを開始できない場合があります。会議の始まる前に以下のトラブル内容を確認し、落ち着いて会議のレコーディングを開始しましょう。
「レコーディングを開始」メニューがグレーアウト表示の場合、OneDriveの空き容量不足の可能性があります。不要なファイルを削除するなどして、空き容量を確保しましょう。
ただし、1ユーザーあたりのクラウドストレージの容量は1TBが割り当てられているため、空き容量不足になることは少ないです。管理者権限を持つメンバーに権限を確認してもらいましょう。
または、管理者権限でMicrosoft 365の管理センターにサインインし、制限を解除する必要があります。大事な会議の議事録作成が予定されている場合、早めにレコーディング可能か確認必須です。
文字起こしが下のようにグレーアウト表示されて、文字起こしができないことがあります。
Teamsの管理者権限を持つアカウントに連絡し、設定を変更してください。Microsoft Authenticatorアプリ（Microsoft Teams管理センターへサインイン）との連携が必要です。
会議ポリシーからトランスクリプト（文字起こし）の設定をオンにすることで、会議中の文字起こしが使えます。
トランスクリプト（文字起こし）が英語の場合、言語設定を更新する必要があります。
レコーディングの設定確認を参考に、キャプションの言語設定を変更してください。
レコーディングの必要なオンライン会議の場合、会議の開始前に言語設定を確認するようにしましょう。
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レコーディングを再生するには、まず、レコーディングの停止が必要です。
「・・・」（その他）＞「レコーディングと文字起こし」＞「レコーディングを停止」を選択します。
もしくは、会議参加者が全員退出した後に録画が自動保存される仕組みです。レコーディングを停止する手順を踏まなくても、会議終了の数分後に録画が自動作成されます。レコーディングの再生方法について、次の項目から見ていきましょう。
レコーディングを行った録画映像の再生方法を説明します。
会議チャットに録画の自動保存表示があるため、簡単にレコーディングを再生できます。会議に招待されたメンバーであればチャット欄に表示されるため、会議に欠席しても自分のタイミングで再生が可能です。
また、再生画面の右下で再生設定を変更できます。
レコーディングの内容を確認しやすいように設定してみてください。
レコーディングの共有をする場合、以下の会議のURLを取得する方法がおすすめです。
レコーディングは上記の方法でコピーできるため、共有する相手へメールやチャットでリンクを送信します。リンクを共有されたメンバーは、URLをクリックするだけでレコーディングの再生が可能です。
レコーディングの再生画面の下方に、トランスクリプト機能（文字起こし）が表示されます。
発言したメンバーや時間も記録されるため、録画に合わせて文書を確認できます。また、トランスクリプトは、権限によってダウンロード可能な場合や、閲覧のみの場合があるため確認が必要です。ダウンロードする場合は、Microsoftのドキュメント（.docx）またはVideo Text Tracks形式（.vtt）が選べます。
Teamsのレコーディングは、オンライン会議の内容の記録や字幕の保存で、後から視聴確認できる便利な機能です。会議の効率化だけでなく会議運営としても有効であり、情報共有、教育など、様々なシーンで活用できます。Teamsのレコーディングには、業務効率化のために使いやすい設定が用意されているので、参考にしてみてください。
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