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Teamsプライベートチャネルの使い方と活用方法

December 12, 2021

プライベートチャネルの使い方

Teamsのチーム機能では、プライベートチャネルを作成することができます。

チームの中でも特定のメンバーしか閲覧することができないクローズドなチャネルがプライベートチャネルです。

プライベートチャネルはロックがかけられており、同じチーム内でもプライベートチャネルに招待されていないメンバーはそのプライベートチャネル自体が見えず、中身を見ることもできません。

そのため、チーム内でも特に秘匿性の高い情報を共有する場合などに使用することができます。

残念ながら、すでに作成されているチャネルをプライベートチャネルに変更することはできません。逆もまたしかりで、作成したプライベートチャネルを通常のチャネルに変更することもできません。そして、他のチームにプライベートチャネルを移動させることもできません。

プライベートチャネルを使用したい場合は必ず新規でチャネルを作成する必要があります。

プライベートチャネルを作成するには、チームの横の「•••」を選択し、「チャネルを追加」を押下します。

「チャネルを追加」を押下すると、「チャネル名」、「説明」、「プライバシー」を入力するよう指示されるので、それぞれ入力します。

このとき、「プライバシー」がチャネルをプライベートにするかどうかを左右するので、「プライベート - 特定のチームメイトがアクセスできます」を選択し、「作成」を押下します。

この動作でプライベートチャネルの作成は完了です。

次にこのプライベートチャネルにメンバーを追加します。

プライベートチャネルに追加したいメンバーの名前を入力します。プライベートチャネルを作成するチームに追加されているメンバーから選択しましょう。

入力したらそのメンバーを「所有者」にするかどうかを選択できます。

「所有者」にすると、そのメンバーにはそのプライベートチャネルの管理権限が与えられます。

追加したいメンバーを選択し終わったら、「追加」を押下することでメンバーを追加できます。

これでプライベートチャネルの作成とメンバーの追加が完了し、プライベートチャネルを使うことができます。

作成されたプライベートチャネルの横には鍵のマークがつきます。チャネルを作成したとき、もしくは招待されたときにそのチャネルがプライベートかどうかを判断できます。

使い方は通常のチャネルと全く変わりません。投稿を始め、ファイルの共有、他のMicrosoft 365アプリケーションとの連携も可能となっており、違いは、招待されていない同じチーム内メンバーにはそのチャネルがチームのチャネル一覧に見えず、閲覧できないだけです。

それでは、このプライベートチャネルを活用するにはどんな方法があるのか見ていきましょう。


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Teamsプライベートチャネルの活用方法

状況によっては活用したほうが業務が捗る、もしくは秘匿性の高い情報の共有が必要で限定されたメンバーにしかその情報を共有したくない、といった場合にこのプライベートチャネルを活用することができます。

①チームやチャネルを乱立させることを防ぐために用いる

例えば、自分がプロジェクトのためにチームを作成したとしましょう。

そのプロジェクトは巨大で、何十人、何百人のメンバーがそのチームに参加していたとします。

さらに通常のチャネルを複数作成し、担当領域ごとに分けたとしても、メンバーが多く、投稿が乱立してしまう可能性が高いです。

そういった場合にプライベートチャネルを活用することができます。

通常であれば、担当領域の中でもさらに業務が分かれているでしょう。日々の業務で直接関わるメンバーのみでプライベートチャネルを作成することで、他のメンバーに邪魔されることなくコミニュケーションを取ることが可能になります。

通常のチャネルはメンバー数が多く、業務連絡などで投稿が埋まってしまい、自分たちがチャネル内の投稿でコミニュケーションを取りながら検討していた事項が埋もれてしまう、なんてことはよくあると思います。

プライベートチャネルを作成すれば他のチームメンバーにはそのチャネルが見えないので横やりを入れられることもありませんし、少人数であれば投稿が多すぎて自分の投稿が埋もれてしまうといういわゆる事故的なことも起きにくくなります。

そういった活用方法でコミニュケーションを活発化し、業務に集中する環境を構築することが可能となります。

②人事関連、またプロジェクトの予算情報など、秘匿性の高い情報のやり取りに用いる

次に、そのチーム内でも特に限られたメンバーにしかその情報を伝えたくない場合というのがあると思います。

通常のチャネルでその情報に関連する投稿はできません。チームのメンバーであれば誰でも見れてしまうからです。

プロジェクトに関連する顧客情報やどのメンバーをいつまでこのプロジェクトにリソースとして確保するかといった人事関連、またプロジェクトの予算情報などは、慎重にやり取りすべき内容で、マネージャー層のみが知るべき情報です。

そんなときにもプライベートチャネルを活用できます。

プロジェクトの中でその情報を知ることができるレベルにいるメンバーのみで構成されたプライベートチャネルを作成することで、情報漏洩を気にすることなくやり取りすることができます。

通常のプロジェクトメンバーにはそのチャネルが見えないので、どういった内容のやり取りをしているかといったことがばれる心配がありません。

さらに、プライベートチャネル内で共有したファイルなども通常のプロジェクトメンバーが閲覧できる場所には配置されないので、あとからそのファイルが流出するといった恐ろしいことも起こりません。

ですので、マネージャー層のみで構成されたプライベートチャネルはどのチームでも一つは作成しておいて損はないはずです。

プロジェクトでの緊急事項もまずはマネージャー層に周知し、プライベートチャネルで今後の動きを検討してからプロジェクトメンバーに通常のチャネルで周知すれば大きな混乱を招く可能性も低くなるでしょう。

プライベートチャネルは大きくこういった活用方法で運用します。

③特定の人とやり取りしたい(不特定多数の人に見られたくない)場合に用いる

他にはプライベートチャネルを使用することで、自分が投稿した内容が誰に対して表示されるかということが明確になる、というのがあります。

通常のチャネルであればチームに追加されているプロジェクトメンバー全員がその投稿を見ることができますが、プライベートチャネルであれば誰が自分の投稿を見ているか分かるので、変に気を使わなくてよい、というのが挙げられると思います。

会社のチャットツールでは、ただでさえ投稿する文章に気を使います。

それが不特定多数(同じプロジェクトに参画しているメンバーだとしても)の誰に見えているか分からないともなれば、なおさら気を使うこと間違いなしです。

しかしプライベートチャネルであればそれが明確なので、相手がどんな人柄で上司なのか部下なのか分かります。

そうなれば投稿する文章も多少砕けていても(それが問題にならない相手であれば)気にならないはずです。

同僚の中でも「この人とは砕けた文章でチャットできる」、「この人とは少し改まった文章でチャットをしなくてはならない」という区切りがあると思います。

プライベートチャネルにはこういった側面もあるので、閲覧できるメンバーが限定されるとはいっても積極的に活用して問題ないでしょう。

以上がプライベートチャネルの活用方法です。業務に集中する環境を作り出せたり、秘匿性の高い情報もやり取りすることができるので、上手に活用していきましょう。


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