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TeamsにOneNoteを追加して、情報共有で活用する方法

December 12, 2021

TeamsにOneNoteを追加する方法

TeamsではMicrosoft 365アプリケーションとの連携の一環として、OneNoteとの連携が可能になっています。TeamsにOneNoteを追加し、表示する方法を説明します。

まず、Teamsでいずれかのチームを選択し、タブに表示されている「+」を押下します。

押下すると追加できるアプリケーションの一覧が表示されるので、「OneNote」を選択します。

そして、OneNoteを追加します。

このとき、新規でOneNoteのページを作成する場合は「新規ノートブックを作成」、既存のノートブックを表示させる場合は表示されているいずれかのノートブックを選択します(For Myself Notebook(既存のチームノートブック)など)。

チームにOneNoteを追加したことをチャネルで通知する場合は「このタブについてのチャネルに投稿します」のチェックボックスをオンにして「保存」を押下します。

基本的にはタブに表示させるノートブックは新規、既存のいずれかから選択しますが、既存のノートブックを選択する場合、OneNoteを直接表示させるのではなく、URLを貼ってそのリンクからOneNoteに飛ぶように設定することもできます。

それが「OneNoteリンクを貼り付ける」のボタンになります。

URLを入力し、「保存」を押下することで同じようにチームのタブにOneNoteを追加できます。

これでチームのタブにOneNoteを追加できました。

OneNoteを追加したら、情報を入力していきます。

既存のノートブックの場合、すでに作成されたセクションが表示されています。

新規や既存だが何も入力されていないノートブックの場合は、セクションの作成を行います。

画面に表示されている「新しいセクションを作成するには、ここをクリックするか、Enterキーを押してください。」の文字に従い、セクションを作成します。

セクション名を入力し、「OK」を押下します。

一度セクションを作成してしまえば、あとは通常のOneNoteと使い方に違いはありません。

「セクションの追加」や「ページの追加」など、OneNoteの機能を使うことができます。

次回以降はわざわざOneNoteのアプリケーションを別で起動する必要がなくなりTeamsの中で完結できるため、より少ない動作で作業を行うことができます。

Teams内で作業中、OneNoteのアプリケーションを起動したいと思った場合は「ブラウザーで開く」から「デスクトップアプリで開く」を押下します。

この動作によりOneNoteのアプリケーションが起動し、通常のOneNoteで作業できるようになります。もちろん、ここでの操作はTeamsにも反映されます。


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Teamsに追加したOneNoteを情報共有で活用する方法

①新しいメンバーが追加された時のキャッチアップとして活用

Teamsに追加したOneNoteは情報共有で活用することができます。

通常のOneNoteと異なりTeamsに連携されているので、追加したチームと紐づいています。

このTeamsのチームとの紐付きを活用します。

プロジェクトなどでチームを作成し、各メンバーがチームを通して様々な作業を行うことになるでしょう。

プロジェクトには作業を行う上でルールが設定されている場合が多いです。

しかし、プロジェクトですからメンバーの入れ替わりがあり、途中から参画してきたメンバーはそのプロジェクトのルールを知らず、そのメンバーに対するKTに時間を取られてしまう、ということがあるのではないでしょうか。

そんなときにチームに連携したOneNoteを活用することで時間を大幅に削減できます。

チームに連携したOneNoteにプロジェクト共通のルールを記載し、参画してきたメンバーにはそのOneNoteのページを見てもらえばわざわざミーティングを設定し、一つずつ説明する手間が省けるのです。

プロジェクト共通のルールを明文化し、それをプロジェクトのメンバーであれば誰でも閲覧できるチーム内にOneNoteとして配置しておけば、お互いに必要なときにそのページを閲覧できるのでミーティングの数を減らせますし、明文化されていれば口頭でやり取りするよりも認識の齟齬を減らすことができます。

このように、プロジェクト全体で同じ認識で臨むべき事項に関してはチームに連携したOneNoteを活用すると良いでしょう。

②議事録として活用

次に、プロジェクトでは日々の定例会のようなものがあると思います。

各メンバーが自身の進捗に関する報告や懸念点、プロジェクトとして全体で検討すべき事項など、様々な事柄について議論する場です。

そんなときにもチームに連携したOneNoteを活用できます。

OneNoteを議事録のように使う方法です。

各メンバーが定例会で議論、もしくは報告したい事項について予め記載しておき、そのOneNoteを元に定例会を進めていく、というものです。

各メンバーは毎日定例会の前にOneNoteを更新し、自分が発言する場合にそのOneNoteに沿って話を進めていきます。

そうすれば他のメンバーもOneNoteを見れるので、ある程度概要が掴めている状態で話が進みます。

定例会で初めて聞く話より、予め概要を他のメンバーが把握しておくだけでもかなりスムーズに話が進むはずです。

定例会で議論し、何かしらの決定事項があった場合には、その結果を同じくOneNoteに記載しておけば、あとから決定事項を忘れてしまう、なんてこともありません。忘れてしまった場合はOneNoteを確認すればいいだけです。

このようにOneNoteを議事録の代わりとして活用する使い方は少し特殊かもしれませんが、ExcelやWordよりも使い方がシンプルな上、アプリケーションも軽いです。

公式な議事録としては使えないかもしれませんが、内部の定例会など、簡単に記録を残しておきたい場合におすすめの使い方となります。

③ナレッジの蓄積場所として活用

また、チームに連携したOneNoteはナレッジの蓄積場所としても活用することができます。

OneNoteはセクション、ページと細かく分けることができるので、各メンバーが担当している領域ごとにセクション、ページを分け、日々の作業の中での新たな気づき、今後も活用できるであろう知識や扱っている製品の仕様など、気になったことや他のメンバーも知っておいたほうが良いであろう事柄を記載することで、日々のプロジェクトの中でメンバー全体のレベルアップを図ることができます。

自分自身のPCにメモ書きとしてその知識を溜めておくよりも、プロジェクト全体でその知識を共有することで、全体としてレベルの高い、より良いプロジェクトにすることができます。

そのナレッジはそのときのプロジェクトだけでなく、今後のプロジェクトにも同じく活用することができるので、ワンショットではなく、長い目で見ても大きなメリットがあります。

チームに連携したOneNoteにはこのように、様々な活用方法があります。

通常のOneNoteは自分自身のメモ帳のような使い方がメインとなってしまいがちですが、Teamsに追加し、他のメンバーと共有することでその幅が大きく広がります。

TeamsにOneNoteを追加し、上記で説明した様々な方法で活用するだけで、日々の業務の生産性の向上が見込めます。


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