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Teamsチャット「ミュート機能」の基本~応用【質の高いWeb会議を目指す】

September 19, 2021

今回の記事では、TeamsチャットやWeb会議における「ミュート機能」について基本から応用まで解説します。より快適なビデオ通話、ひいては質の高いWeb会議やセミナーの実現にお役立てください。

①Teamsミュート機能の基本操作

まずは基本操作をおさえ、予期せぬタイミングで自分の声が入ってしまったり、反対に必要なタイミングで声が入らなかったりしないようにしましょう。

マイクの「オン/オフ」の方法

会議画面の右上、赤くて目立つ退出アイコンの左側にある「マイク」のかたちのアイコンをクリックすることで「オン」と「オフ」を切り替えることが可能です。

↓マイク オンの状態

↓マイク オフの状態=「ミュート状態」

マイクの「オン/オフ」をショートカットで瞬時に切替える方法

実は、「Ctrl+Shift+M」で、瞬時にマイクのオン/オフを切り替えることが可能です。 

マウス操作いらずのため、マイクのオン・オフの切替に手間取ったり、間違えて他のアイコンを押してしまったりといったことを防げます。

マイクのオン/オフの切替がスムーズなほど、会議の効率や参加者からの印象もアップします。

ちなみに、もしショートカットキーの組み合わせを忘れてしまっても、マイクのアイコンにカーソルを合わせれば、下の画像のように丁寧に教えてくれます。

ミュート状態なら別の動画音声などは聞こえない

「ミュートにしていても、他ウインドウやパソコンから発せられる音が、相手に聞こえないだろうか・・・」と心配になったことはないでしょうか。

安心してください。ミュート状態であれば、パソコン内から発せられる全ての音が、他の参加者には聞こえない状態となります。

②Teamsミュートを解除できない時の対処法

さあ、いよいよ自分が発言する番!となった際、マイクの表示は「オン」になっているのに、声が聞こえていない!?

このような場合は、まず落ち着いて次の3点を順番に試しましょう。

① マイクを使用している可能性がある他のすべてのアプリ (Skypeなど) を閉じる

② 外部マイクを使用している場合は、一旦マイクを取り外して接続し直す

③ パソコンを再起動してみる

結局のところ、③の「パソコンの再起動」で解決するパターンが多いため、いざという時は参加者に「チャット機能」で、「マイクトラブルのため再起動して入り直します」と伝え手早く対処してしまいましょう。

③初めからミュート状態でWEB会議に入る方法

TeamsのWEB会議を開始する(URL等から参加する)際には、下の画像の様な画面が表れます。何も操作をしないまま会議に参加をすると、マイクは「オン」の状態で開始されるため、予期せず独り言などがWEB会議内に響いてしまうことが起きかねません。

そこで、画面右側のカスタムセットアップの「マイク」アイコン横にある「紫色のスイッチ」をクリックすると、左から右の画像の状態となり、マイクに斜線がはいり、色もなくなります。

これで、マイクオフ「ミュート状態」でさりげなく会議に参加可能です。

④TeamsのWeb会議で「特定の人をミュートにする方法」

画面上部に並ぶアイコンの一番左「参加者」をクリックすると、画面右側に「参加者」の一覧が表れます。

次に、ミュートにしたい人の「マイク」アイコンにカーソルをあわせると、「…」(3点リーダー)が表れます。

「…」をクリックするとメニューが開きます。

「参加者をミュート」をクリックすると、対象者を「ミュート」に出来ます。

これを応用すると、例えば複数人での会議中、発表者以外のマイクから入る雑音をさり気なく排除出来ます。具体的な方法は、まずは「参加者」一覧を開きましょう。一覧からマイクが「オン」になっている人を探し、こっそりマイクを「オフ」にします。これにより、発表をさえぎることも、注意をして嫌な思いをさせることもなく、対処できます。

⑤TeamsのWeb会議で「自分以外の全員をミュートにする方法」

大勢でのWEB会議やWEBセミナーといった場面では、手早く全員をミュートにして、発表の場を整えたい時があります。ここでは、自分以外の参加者を一気にミュートにする方法と、参加者にミュートを解除させない方法を紹介します。

今すぐ自分以外をミュートにしたい時(10秒で完了)

参加者のアイコンをクリックし、「参加者一覧」を開きます。

参加者一覧の右上部にある「全員をミュート」をクリック

「全員をミュートにしますか?」と聞いてくるので「ミュート」をクリック

自分以外の全員をミュートにできました。

これで、誰にも邪魔されることなく発表に集中できます。

雑音やハウリングのリスクを避け、とり急ぎ発表の場を整えたい場合に有効な方法です。

ただし、この方法では、ミュートにされた参加者が自らで解除できたり、新たな参加者は設定の影響を受けずマイク「オン」の状態で参加できたりしてしまいます。

そこで、次の方法を紹介します。

参加者にミュート解除をさせない方法

自分以外の参加者を一気にミュートし、参加者にミュートを解除させない方法です。

さらに、新たに会議に入った参加者も自動的にミュート設定が適用されます。

一切ほかの音声に干渉されることなく発表に集中したい場合や、セミナーや説明会のように発表者が限定されている場合に有効な方法です。

まずは、画面上部に並ぶアイコンのひとつ「…」(3点リーダー)をクリックし、「会議のオプション」をクリック。

次に、「発表者となるユーザー」の中から「自分のみ」を選択します。

すぐ下にある「出席者のマイクを許可しますか?」の横にある「紫色のスイッチ」をクリックすると、黒色になり「自分以外のマイクがオフ(ミュート状態)」となります。参加者は、強制的にミュートとなり、自分ではミュートを解除できません。

さらに、新しく会議に入ってきた参加者についても自動でミュート参加となるため、一切他の音声が入ることがなく、安心して発表できます。

※今回はついでにカメラもオフにしています

参加者のマイクを許可する場合は、再び「オン(紫色の状態)」にすれば、参加者はマイクをオンにできます。

ちなみに、開催者であっても「参加者のマイクを強制的にオン」にすることはできません。

⑥TeamsのWEB会議やセミナーでの音声マナー

そもそもWEB会議やセミナーでは、参加者それぞれが音声マナーを守りさえすれば、だれも音声トラブルに悩むことはありません。

参加する際には、進行役の説明をよく聞き、マイクのオン/オフのルール(発言時以外はオフなど)や、質問や意見の仕方(挙手機能を使うなど)などをしっかりと理解しておきましょう。

今後もビデオ通話の機会は増えてくると予想されます。音声マナーを意識しつつ、必要に応じてここで紹介したミュート機能を活用することで、参加者全員にとって有意義な場を築いていきましょう。


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