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Teamsアプリ活用マニュアル【基本機能と使い方】

November 14, 2021

今回の記事では、Microsoft Teamsアプリの基本的な機能の使い方について、まとめてご説明します。

Teams(アプリ)でできること【基本機能と使い方】①〜チャット〜

TeamsはMicrosoftが提供するチャットツールですので、当たり前ですが基本的なチャット機能はすべて備えています。

例えば1対1でのチャットおよび複数人でのチャットを行うことができ、チャット内でのファイル共有も可能となっています。

チャットの使い方はとてもシンプルです。まずはTeamsを開きます。
そこで左の「チャット」という欄を押し、赤枠内のボタンを押すことでチャット画面を開くことができます。

続いて「新規作成」にチャットを送りたい相手の名前を入力し、選択します。

それだけでチャットを送る準備が完了するので、あとは送りたい内容を「新しいメッセージの入力」に入力し、送信するだけです。

複数人の場合も同様です。複数の名前を入力し、選択することで複数人のチャットが作成されるので、グループチャットとして使用可能になります。

チャットの中でファイルを共有する場合は、以下のクリップマークを押してファイルを選択して同じように送信することができます。

1対1のチャットの場合、既読機能があるので送った内容を相手が読んだかどうか判断することもできますし、こちらが送った内容に対して相手が何か返信しようと文字を入力していれば、チャット画面に「入力中」といった内容が表示されるので、相手が返信しようといているかどうかも判断できます。

さらに、メッセージに対するスタンプ機能もあるので、プロジェクトのメンバーや上長からの共有事項に対して、「返信するほどではないが内容を確認したことは伝えたい」といった場合にスタンプを押して反応することもできます。

Teams(アプリ)でできること【基本機能と使い方】②〜音声(ビデオ)通話、Web会議〜

続いては音声でのやり取りになります。

チャットでは伝わりづらい内容や、今まで対面で行ってきた「会議」をオンラインで行うような場合に役立つ機能が音声(ビデオ)通話、Web会議の機能になります。

音声(ビデオ)通話を行う方法は二通りありますが、後者の方が主な使い方となるでしょう。

まずは一つ目の方法ですが、Teamsの「通話」の欄を開きます。
そこで「名前または電話番号」に名前を入力して選択することで音声(ビデオ)通話をすることが可能です。

二つ目は、個人チャットの画面を開き、相手と音声(ビデオ)通話をする方法です。
個人チャットを開くと、右上に音声、もしくはビデオ通話を開始するボタンがあります。

そのボタンを押すことで、すぐに相手と通話を開始することができます。

こちらのほうがすばやく通話したい相手と通話できるでしょう。

また、Web会議を行う場合は基本的にTeams上で会議を設定することになります。
Web会議を設定することで、タイトルや時間を指定してWeb会議を行うことができます。

Web会議を設定する方法は、カレンダーを開きます。

カレンダーを開いたら、右上の「新しい会議」をクリックします。
クリックするとWeb会議の詳細を指定する画面へ遷移します。

Web会議のタイトル、参加者、時間を指定します。
さらに、毎日行う定例のようにしたい場合は繰り返しの設定を行うことも可能です。保存することでWeb会議が設定されます。
指定した参加者には通知が飛ぶようになっており、時間になると再び通知が来ますので、設定したWeb会議に参加することで音声やビデオを用いて実際の会議のように話し合いを行うことができます。

Teams(アプリ)でできること【基本機能と使い方】③〜チーム〜

名前の通り、Teamsではチームを作成することができます。
チームを作成すると、プロジェクト単位でメンバーを管理したり、プロジェクト内で周知したい事項の共有など、日々の業務を円滑に進めることができます。

チームの作成方法は、「Teams」の欄を選択し、「チームに参加、またはチームを作成」を押します。

以下の画面が表示されるので、「チームを作成」を選択します。

続けてチームの作成をステップごとに進めていきます。

「最初から」を選択し、「プライベート」もしくは「パブリック」を選択します。

「プライベート」と「パブリック」は、指定したメンバーしか参加できないようにするか、同じ組織内のメンバー(社員)であれば誰でも参加できるようにするかの違いがあります。
チームに名前をつけて、「作成」を押すことでチームの作成は完了です。

作成したチームは「Teams」の欄に一覧で表示されるので、そこからメンバーを追加したいチームの「・・・」を選択し、「メンバーを追加」を押します。

名前を入力すると候補が表示されます。正しいメンバーを選択するとチームにそのメンバーが追加されます。

このように、プロジェクトに関連するメンバーのみを追加することでプロジェクトの共有事項やファイル共有を円滑に行えます。

メンバーに共有事項やファイル共有を行いたい場合は、チームの「新しい投稿」を選択し、チャットと同じように文章、ファイルの送信を行うことが可能です。


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Teams(アプリ)でできること【基本機能と使い方】④〜ファイル管理〜

Teamsではファイル管理も行えます。⑤〜Microsoft 365との連携〜とも関連がありますが、アプリケーションが連携されていることにも気づかないくらい自然に連携されています。

ファイル管理はOneDriveとの連携によって成り立っています。
OneDriveを用いたファイル管理ですが、Teamsから何かこちらが動作を行う必要はありません。
予め連携されているため、すぐにファイル管理の機能を使用できます。

Teamsの「ファイル」を選択すると、「クラウドストレージ - OneDrive」という項目があるので、選択します。

画面はTeamsのままですが、実はOneDriveと連携しています。

ここでファイル管理を行うことでOneDrive側でもファイルが自動で更新され、Teams以外でファイルを編集しようとした場合にも常に最新のファイルを開くことが可能です。

OneDriveのファイルが表示されていますが、この画面から新規のファイル、フォルダを作成し、OneDrive側にアップロードすることもできるので、ファイル管理をこの画面から一括で行えるのです。

Teams(アプリ)でできること【基本機能と使い方】⑤〜Microsoft 365との連携〜

Microsoft 365との連携により、Teamsの機能を拡張することができます。

作成したチームのタブで「+」を選択すると連携できるアプリケーションの一覧が表示されます。

これらのアプリケーションの中から拡張したい機能を選択し連携することで、Teams内でそのアプリケーションを使用できるようになります。

もちろん、Teamsから、連携したアプリケーションに何か変更を加えた場合、そのアプリケーションを直接開いても常に自動でTeamsからの変更が加えられた状態に最新化されます。

Micosoft 365はアプリケーションの数が多く、どれを選べば良いのか分からなくなることもあるかもしれませんが、他のアプリケーションを連携することでよりTeamsが使いやすく、業務の効率化を図ることができますので、ぜひ連携を使用することをおすすめします。


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