「リモートワークで社内の交流がほとんどない」
「仕事以外の話題でチャットをしていいのかわからない」

リモートワークの普及で、オフィスにいるような交流が難しくなった、と感じる人もいるのではないでしょうか。オンラインでも気軽な会話を実現するために、Microsoft Teamsを使った雑談部屋の作成がおすすめです。

今回の記事では、Teamsを使った雑談部屋の作成手順と、雑談部屋のメリットを紹介します。雑談部屋を導入するメリットは、「スムーズな情報（アイデア）の共有」「チームワークの強化」「ストレス軽減」です。Teamsを使った雑談部屋で、チームワークをアップをしましょう。

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Teamsの雑談部屋とは「気軽にコミュニケーションを取るための専用チャットスペース」

Teamsの雑談部屋とは、Microsoft Teams内で気軽にコミュニケーションを取るための専用チャットスペースです。Teamsの「チーム」や「チャネル」機能は、業務連絡だけでなく、普段の雑談や情報交換、アイデア出しなどに活用できます。Teamsの雑談部屋は、メンバー同士が気軽にコミュニケーションを取り、関係性を深めるために有効です。カジュアルな会話をオンライン上で実現し、リモートワーク環境でもチーム内の連携や交流を促進します。

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雑談部屋の目的と効果

雑談部屋の目的は、業務外のリラックスした会話や気軽なコミュニケーションの場を提供することです。オンライン環境では、直接顔を合わせる機会が少なく、雑談のような自然な会話が減少しがちともいえます。雑談部屋は、こうした状況を改善するために、リモート環境でも良好な人間関係を築く狙いです。

• 創造的な意見交換が可能
• メンバー間の信頼関係の向上
• チームの結束力を強化
• 気分転換やメンタルケア

このように、Teamsの雑談部屋の利用によって、雑談を通したメンバー間の親睦を深め、スムーズなコミュニケーションを図れます。特に、リモートワークは、ストレスが溜まりやすい環境です。雑談を通じてメンバーの気分転換やメンタルケアにも役立ちます。

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リモートワークにおける雑談の重要性

リモートワークでは、オフィスでの自然な顔合わせの機会が減り、仕事以外でのコミュニケーションが少ないという問題があります。こうした雑談の場は、職場の人間関係やチームの潤滑剤のような役割です。孤独感や孤立感が高まるという課題に対し、以下の点で、リモートワークにおける雑談の重要性が高まっています。

• チームの結束力を強化
• 孤立感の緩和
• コミュニケーションの柔軟性
• 情報の共有

雑談から気軽な相談など、普段のコミュニケーションを発展させることで、業務時の必要な情報共有の壁をなくすことができます。このような雑談の場を提供することで、心の負担が軽減される可能性が高いです。

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Teamsで雑談部屋を作る簡単な方法

Teamsで雑談部屋を作るには、雑談用のチームもしくはチャネルを作成する必要があります。チームに所属しているメンバーしか、チャネルに招待できないことが理由です。どのように雑談部屋を作るか、事前にしっかり検討しましょう。

例えば、複数のチームのメンバーを雑談部屋に招待したい場合、新規でチームを作成しなければなりません。雑談部屋を業務チームと分けたい場合や、雑談部屋を複数チャネルに分けたい場合も同様です。1つのチーム内で完結させたい場合は、チャネルで部屋分けしても問題ありません。

次の項目から、雑談部屋のチーム作成の手順を紹介します。

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チームの作成

チームの作成は、無料版Teamsでも可能であり、チームの「所有者」権限が必要です。

以下より、チームの作成手順を説明します。

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1. 左端のメニューバーのチームアイコンから「＋」＞「チームを作成」を選択

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2. チームの情報を入力し、「作成」ボタンをクリック

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3. 雑談部屋のチームを作成完了

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「最初のチャネルに名前を付けてください」は、基本的にチームに所属しているメンバーが所属するものです。例えば、最初のチャネルに「チャネルのルール」と名前を付けます。チャネルの管理ページで以下を設定すれば、ルール集としても活用できます。

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チャネルの追加方法

次に、雑談部屋チームにチャネルを追加する方法の説明です。チャネルの追加は、「所有者」だけでなく、「メンバー」でも設定できます。ただし、所有者が「チャネルの作成」権限を有効にしていた場合のみです。チャネルの追加方法を見ていきましょう。

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1. 雑談部屋のチームのタイトル右「・・・」＞「チャネルの追加」を選択

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2. チャネル情報を入力し、「作成」ボタンをクリック

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3. 新規チャネルを追加

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「チャネルの種類を選択する」欄では、チャネルにアクセスできるメンバーを設定できます。

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チャネルの管理ページから設定を編集可能です。

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雑談を促進する機能

言葉だけでは伝えきれないニュアンスを、絵文字やGIFを利用することで、うまく伝えることができます。コミュニケーションをよりスムーズにするためにも有効です。リアクションは、チャット内容を選択した時に、右上に表示されます。

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使いやすいリアクションが並んでおり、それ以外のリアクションを使いたい場合は、右端のアイコンからリアクションを選択できます。検索欄や下のメニューから好きなリアクションを選ぶことで、感情を表現することが可能です。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teamsに追加するだけでAIが自動でチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。AIを活用した社内情報の活用や、業務効率化をご検討の方は、ぜひお問い合わせください。

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雑談部屋を利用するメリット

Teamsでの雑談部屋は、フラットな会話の場としてだけでなく、仕事の効率やチームの結束力の強化にも重要です。雑談部屋を活用することで、これらのメリットが得られます。

• スムーズな情報（アイデア）の共有
• チームワークの強化
• ストレス解消やメンタルヘルスのサポート

このように、チームのコミュニケーションに作用する様々な用途に活用することが可能です。ここでは、雑談部屋を利用することで得られる3つのメリットについて説明します。

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スムーズな情報（アイデア）の共有

雑談部屋は、チームの新規参入者やメンバーが、気軽に情報共有できる場です。Teamsのチャット形式で気軽に質問や意見を交換できるため、リアルタイムで情報を共有できます。

例えば、メンバーのノウハウを共有し、組織全体のスキルアップに貢献することも可能です。雑談部屋は、業務に直接関係のない話題も自由に共有できるため、メンバーのオリジナリティを発見できる場でもあります。業務以外での人間関係や情報が業務に影響する場合もあり、自然な会話ができる関係性の構築は重要です。

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チームワークの強化

リモートワークでは、日常的なコミュニケーションが不足しがちです。コミュニケーションが不足していると、メンバー間の距離感が広がり、チームワークの損失が生じる可能性も否めません。

しかし、雑談部屋を活用することで、メンバー同士がリラックスした雰囲気でコミュニケーションを取る機会を増やすことが可能です。また、雑談部屋を通じて、互いの趣味や共通の話題など、仕事以外の側面からメンバー間の親近感が深まります。相互の信頼関係が構築されると、業務上の問題解決や協力も、よりスムーズな進行に効果的です。

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ストレス解消やメンタルヘルスのサポート

雑談部屋は、孤独感を和らげるための重要なコミュニケーション手段です。リモートワーク環境では、孤独感やストレスが溜まりやすく、メンタルヘルスにも影響を及ぼすことがあります。気軽にメンバーと話す場が少ないことで、悩みを相談したりする機会や人間関係が減少するためです。雑談を通じて日常の業務から少し離れ、気分転換を図ることで、ストレスが軽減される可能性があります。特に、リモートワーク下では雑談を意識的に取り入れることが、メンタルケアの一環としても重要です。

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雑談部屋の活性化とトラブル回避のポイント

Teamsで雑談部屋を作成することで、チーム内のコミュニケーションを円滑にすることができます。しかし、雑談部屋を効果的に活用するためには、活性化とトラブル回避のためにルールが必要です。ここでは、雑談部屋を円滑に運営し、トラブルを防ぐための具体的な方法を紹介します。

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テーマや目的を明確にする

まず、「何のために雑談部屋を設けるのか」という雑談部屋のテーマや目的を事前にチーム内で共有し、理解を得ることが重要です。誤解やトラブルを避けて、雑談部屋を効果的に活用することができます。

例えば、「おすすめのランチスポット」「コンビニのおやつ情報」など、テーマを決めて投稿しましょう。テーマに沿ってわかりやすい雑談部屋のタイトルをつけると、雑談部屋の内容への関心と発言しやすさが高まります。

• 新入社員の歓迎
• 定期的なイベントの開催
• 社内イベントの告知
• 趣味のコミュニティ

テーマに沿った雑談部屋作りに加え、活発に絵文字を使ったリアクションをすることは、交流の雰囲気づくりにも最適です。

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使用ルールを設定する

雑談部屋に明確なルールを設定することは、円滑なコミュニケーションを保つためにも重要です。ルールがないまま運用を始めると、業務に支障をきたすような内容や、不快に感じる発言が行われる可能性があります。雑談部屋を効果的に運用させるためにも、基本的な使用ルールを設定しておきましょう。

例えば、下記のようなルールをTeamsのチャネル説明欄に記載します。

• 業務時間外に雑談をする場合は通知設定を変更
• 個人攻撃や批判的な発言は厳禁

このような、常識的で簡単なガイドラインを設けることで、雑談部屋内でのトラブルを防ぐことができます。ルールを明確に伝えることで、全員が安心して参加できる環境整備が可能です。

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適切な通知の設定

雑談部屋がフレッシュな交流の場として利用する狙いとはいえ、不要な通知が頻繁に来ると業務に支障があります。これを防ぐために、適切な通知設定が重要です。メンバーに対して、通知の頻度や内容を自分で調整する方法を伝え、業務と雑談の両立を目指しましょう。

特に、雑談部屋はあくまで非公式な場であるため、業務に直接関係ない場合は通知を最小限にすることが推奨されます。逆に、社内イベントの告知などは、通知をオンにしておくと良いでしょう。このように、適切な通知設定により、不要なストレスを軽減しつつ、活発なコミュニケーションを維持できます。

Teamsの雑談部屋は、メンバー同士が気軽にコミュニケーションを取り、関係性を深めるために有効です。リモートワークにおいては、プライベートと仕事のバランスを調整し、「連絡しにくい、相談しにくい」といった環境を改善します。

Teamsでの雑談部屋を活性化させ、トラブルを回避するためには、以下のポイントが必要です。

• テーマや目的を明確にすること
• 使用ルールを設定すること
• 適切な通知設定

これらのポイントを抑えることで、雑談部屋を効果的に運営し、チーム内のコミュニケーションや信頼関係を強化できます。ぜひ、雑談部屋を活用して、より活気のある職場作りを目指しましょう。