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Teamsの「文字(書式や装飾)」種類とその活用方法

January 9, 2022

Teams書式の種類・一覧

Teamsで送る文章は、太字や斜体、背景色の変更など、文字を編集し、文章を装飾することができます。

まず、書式の編集はチャットの入力欄から行います。作成ボタンを押して、チャットの入力欄を開きます。

様々なボタンが出てきますので、そこから文字を装飾していきます。

◆太字:「太字」ボタンは、入力した文字を太字にすることができます。

◆斜体:「斜体」ボタンは、入力した文字を斜体にすることができます。

◆下線:「下線」ボタンは、入力した文字に下線を加えることができます。

◆取り消し線:「取り消し」線ボタンは、入力した文字に取り消し線を加えることができます。

◆テキストのハイライトカラー:「テキストのハイライトカラー」ボタンは、入力した文字の背景色を変更することができます。

◆フォントの色:「フォントの色」ボタンは、入力した文字の色を変更することができます。

◆フォントサイズ:「フォントサイズ」ボタンは、入力した文字のサイズを変更することができます。

◆リッチスタイル:「リッチスタイル」ボタンは、文字の大きさに変化を持たせ、段落を分けることができます。

上から、「見出し1」、「見出し2」、「見出し3」、「等幅」を選択したときの文字の大きさです。

◆すべての書式設定をクリア:「すべての書式設定をクリア」ボタンは、チャットの入力欄で設定した書式をすべて削除し、元に戻すことができます。
フォントサイズとリッチスタイルの削除はできません。

◆インデントを減らす:「インデントを減らす」ボタンは、チャットの入力欄に入力した文章のインデントを一つ減らすことができます。

◆インデントを増やす:「インデントを増やす」ボタンは、チャットの入力欄に入力した文章のインデントを一つ増やすことができます。

◆箇条書き:「箇条書き」ボタンは、チャットの入力欄に入力した文章を箇条書きに変更することができます。

◆番号付きリスト:「番号付きリスト」ボタンは、チャットの入力欄に入力した文章に番号を付与することができます。

◆引用:「引用」ボタンは、入力した文章が過去のチャットやインターネットの記事の引用であることを強調することができます。

◆リンクを挿入:「リンクを挿入」ボタンは、チャットの入力欄にリンクを貼り付けることができます。

「表示するテキスト」に表示する文字、「アドレス」に表示するページのリンクを入力し、「挿入」を押下することでチャットにリンクを添付することができます。

◆コードスニペット:「コードスニペット」ボタンは、コードを添付し、チャットを受け取ったコードを相手がそのまま開発でコピー&ペーストで再利用できます。

開発言語を選択し、実際にコードを入力、もしくはコピー&ペーストすることでそのままコードとしてチャットを送ることができます。

◆水平線を挿入:「水平線を挿入」ボタンは、チャットの文章と文章の間に水平線を挿入できます。

◆列または行を挿入:「列または行を挿入」ボタンは、チャットの入力欄に表を追加し、文字を入力できます。


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Teamsの書式の使い方と活用方法

上記で説明したようにTeamsで設定できる書式は多く、どの場面でどのような使い方をすればいいのか迷ってしまうでしょう。

基本的にチャットで書式を変更することは多くはないかもしれませんが、書式を変更することでより多くの情報をチャットの文章に持たせることができます。

なので、書式の使い方を知っておくことで幅広い選択肢を持つことができ、相手により正確に情報を伝えることができるようになります。

具体的にどのような場面で書式の設定を行うのか見ていきましょう。

書式の設定①〜伝えたい部分を強調する〜

チャットでは自分が伝えたい内容の中で強調したい部分を伝えることは難しいです。

そんなときに使えるのが、「太字」や「フォントの色」、「テキストのハイライトカラー」です。

強調したい部分を太字にしたり、フォントの色や背景色を変更すれば、そのチャットを受け取った相手はすぐにそこに目がいきます。その部分を強調したいということが、相手にストレートに伝わるのです。

そうすることで、相手はその部分を意識しながらチャットの内容を理解しようとしてくれるでしょう。

相手からチャットで「どの部分が内容のメインですか?」といった質問が返ってきて、再度説明するという二度手間もなくなるはずです。

書式の設定②〜文章の修正を依頼する〜

例えば、上司と部下がチャットでやりとりをしているとします。

部下が作成した資料を上司がレビューし、修正すべき箇所があった場合、上司はその部分を部下に伝えなければなりません。

そんなときには「取り消し線」や「引用」を活用して部下に修正箇所を伝えることができます。

「引用」で修正箇所の文章を入力し、「取り消し線」で元の文章を消し、新たにどう修正すべきかという文章を入力することで、部下はどこが修正箇所で、どう修正すべきかということが一目で分かります。

お互いに認識の齟齬もなく、明確にどう修正すべきか分かるので、無駄なやりとりを削減することができるでしょう。

書式の設定③〜タスクを箇条書きで伝える〜

チャットの相手にタスクを伝えるとき、ただ文章で伝えても分かりづらいです。

それらのタスクを箇条書きで伝えれば、相手にとっても見やすく、自分も分かりやすいでしょう。

書式の「箇条書き」、「番号付きリスト」を使うことで実現できます。

タスクをただ箇条書きで伝えるだけでなく、それらのタスクに順番があった場合、「番号付きリスト」であれば1から採番された番号をつけて箇条書きにすることができるので、どの順番でタスクに取り掛かるべきか分かります。

チャットを受け取った相手は順番を間違えることなくタスクに取り掛かることができるでしょう。

書式の設定④〜参照するページがある場合〜

チャットをやりとりする中で、インターネットの記事や、リンクを添付して相手に伝えたいということもあるでしょう。

さらに、開発に関するやりとりであれば、コードを添付することもあるかもしれません。

そんなときに活用できるのが「リンクを挿入」、「コードスニペット」です。

「リンクを挿入」であれば、インターネットのリンクを添付し、相手はその添付されたリンクをクリックし、そのままそのリンクのページへジャンプすることができます。

「コードスニペット」も同じようにコードを添付することができ、相手はそのままコピー&ペーストで開発環境にコードを貼り付けることができます。

書式の設定⑤〜Excel形式で相手に伝える〜

Excel形式で相手に伝えたいことがある場合、「列または行を挿入」を使いましょう。

Excel形式で相手に伝える場合、都度Excelのファイルを添付し、相手に送るのは手間がかかります。

添付されたExcelファイルを開き、内容を確認するのは相手にとっても面倒臭い作業であり、毎回そんなことをすると時間が無駄になってしまいます。

「列または行を挿入」を活用することで、Teamsに簡易的なExcel形式の表を添付できます。

必要な数の列と行を追加し、そこに伝えたい内容を入力することで、相手はExcel形式で内容を理解することができることに加え、コピー&ペーストもできます。


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