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Teams会議「ブレークアウトルーム」メリットと使い方

June 5, 2022

ブレークアウトルームとは、会議の参加メンバーを「少人数の会議に再振り分け」することができる機能

ブレークアウトルームとは会議の主催者が会議の参加メンバーを少人数の会議に再振り分けすることができる機能です。Teamsでは初期状態で備わっている機能であるため、別途ブレークアウトルーム用のアプリをインストールする手間は必要ありません。

ブレークアウトルームのメリットとして、多岐にわたるメンバーを複数のチームに分けチーム毎にブレインストーミングや議論を実施してもらう際に、別会議を立ち上げる必要なくその場で少人数に振り分けることができます。

参加するメンバーが大人数になる会議では意見がまとまらずに時間だけがかかってしまうケースもあります。そのような場合、ブレークアウトルームを活用することでチーム毎に分かれて一度ディスカッションし、その上で全体会議にて議論するという方法もあります。

ブレークアウトルームの始め方

ブレークアウトルームを始めるには、まず初めにTeamsで会議を始めます。画面の上部にある「ルーム」をクリックします。

ブレークアウトルームを設定するポップアップ画面が表示されますので、①作成するブレークアウトルームの数、②各ブレークアウトルームにメンバーを「自動」でアサインするのか、「手動」でアサインするのかを選択します。アサイン方法は一度設定すると後で変更するはできませんので、自分でメンバーを細かく振り分けたいという場合は「手動」を選択することをお勧めします。

以上を設定後、③「ミーティングを作成」をクリックします。

ブレークアウトルームにアサインする参加者を選択し「参加者の割り当て」をクリックします。

アサインしたいブレークアウトルームを①選択し、②「割り当てる」をクリックします。

ルーム名の変更方法

ルームの名前を変更することで、各ブレークアウトルームで行っている会議のテーマが何であるか分かるようにすることができます。ルームの名前を変更するには、各ルームにマウスを当てて「…」>「名前の変更」の順にクリックします。

ルームの名前を入力し「名前の変更」をクリックし完了します。会議で扱うテーマ以外にチーム名をルーム名として設定してよいかもしれません。会議の主催者や参加メンバーがそのブレークアウトルームを使用する趣旨が分かるようなルーム名にすると良いでしょう。

会議開始後にルームを増やす方法

会議開始後にブレークアウトルームの数を増やすこともできます。ブレークアウトルームの設定画面で「+」を押すと1つずつルームが自動的に増えます。

ルームに制限時間を設ける方法

ブレークアウトルームに制限時間を設定することで、各ルームでの最終的な結論を出せるようにするという方法もあります。制限時間を設定するには鍵マークをクリックします。

制限したい時間を設定します。ここで設定した制限時間は全てのブレークアウトルームに適用されます。


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