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「スプレッドシート」を活用した「スケジュール管理」のコツとテンプレート

January 31, 2024

Googleスプレッドシートは、Google社製の無料で使用できる表計算ソフトです。スプレッドシートを利用することで、専用ツールを導入せずとも無料でスケジュール管理を実現できます。今回の記事では、スプレッドシートを活用したスケジュール管理の方法とコツを解説します。無料テンプレートも用意していますので、ぜひ参考にしてください。

スプレッドシートでスケジュール管理表を作成する手順

それではさっそく、スプレッドシートでスケジュール管理表を作成する手順を解説します。

スプレッドシートを用いてスケジュール管理表を作成するステップは、以下の通りです。

  • ステップ1:新しいスプレッドシートを作成する
  • ステップ2:ヘッダーの設定
  • ステップ3:フォーマットの作成
  • ステップ4:進行状況と優先度の入力設定
  • ステップ5:ガントチャートの色付け
  • ステップ6:共有設定

各ステップについて、画面のスクリーンショットを用いて詳しく解説します。

ステップ1:新しいスプレッドシートを作成する

まずは新しいスプレッドシートを作成しましょう。Googleドライブを起動し、画面左上の「新規」ボタンをクリックします。

表示されるメニューから、「Google スプレッドシート」を選択します。

これで無題のスプレッドシートが作成されました。このシートでスケジュール管理表を作成していきます。

ステップ2:ヘッダーの設定

続いて、スケジュール管理表のヘッダーを設定します。

スケジュール管理時において、主に管理される項目は以下の通りです。

  • タスク名
  • 担当者
  • 進行状況
  • 優先度
  • 開始日
  • 終了日

これらはあくまで一般的な管理項目であり、企業や組織によって管理したい項目は異なるでしょう。

スプレッドシートは自由にフォーマットを作成できるため、管理項目も任意に選択できます。

管理する項目について、一行目に設定します。また、ガントチャート作成のために日付も入力しましょう。

スプレッドシートについて、初期段階ではAA列までしか入力できず、1か月分の日付を設定できません。なので、10列分を追加しましょう。

右から10列分を範囲選択し、「右クリック」>「右に10列挿入」を選択します。

列が追加されますので、1ヶ月分の日付を入力します。

以上でヘッダーの設定は完了です。

ステップ3:フォーマットの作成

続いて一覧が見やすくなるよう、罫線を設定します。

ヘッダーを含めてセルを範囲選択し、スプレッドシートメニューの「罫線」>「すべての枠線」をクリックします。

この操作で一覧に格子状の罫線が設定されます。

ステップ4:進行状況と優先度の入力規則設定

現状入力規則を設定していないため、すべてのセルを自由に入力できてしまいます。

この状態だと進行状況や優先度の管理が正確に行えないため、入力規則を設定します。

まずは進行状況の入力規則を設定するため、進行状況の入力セルを範囲選択し、スプレッドシートメニューの「データ」>「データの入力規則」を選択します。

データの入力規則ウィンドウが表示されますので、「ルールの追加」をクリックします。

表示された項目で、条件に「プルダウン」、項目に「未着手・進行中・待ち・完了」など、進行状況を示す項目を設定します。

また、一目で状態を判断しやすいよう、それぞれの状態に色を設定しましょう。

すべての項目を設定したら、完了ボタンを押下します。

すると、進行状況が選択方式となり、指定された値のみしか入力できなくなります。

仮に別の値を入力しようとすると、以下のようなエラーが発生します。

さらに優先度も同様の操作で、優先度を表す「低・中・高・緊急」などを設定します。

以上で入力規則の設定は完了です。

ステップ5:ガントチャートの色付け

続いてガントチャートに自動で色付けされるよう、設定を行います。

一覧の日付部分のセルを範囲選択し、メニューの「表示形式」>「条件付き書式」をクリックします。

条件付き書式の設定ルールウィンドウが表示されますので、各値に以下を設定します。

各項目を設定し終えたら、完了ボタンを押下します。

以上で開始日と終了日の範囲について、自動で色付けされるように設定できました。

手動でガントチャートを塗りつぶす必要が無く、スケジュールを可視化できるため、非常におすすめの設定です。

ステップ6:共有設定

最後に、スプレッドシートの共有設定を行います。画面右上の共有ボタンをクリックしましょう。

表示されたウィンドウの「一般的なアクセス」で、「リンクを知っている全員」「編集者」を選択し、「完了」ボタンをクリックします。

これで共有設定は完了です。

以上で基本的なステップは完了です。スプレッドシートは自由にカスタマイズ可能なので、組織のニーズに合わせて機能を追加したり、見た目を調整したりすることもできます。

スプレッドシートを活用したスケジュール管理のコツ

当セクションでは、スプレッドシートを活用したスケジュール管理について、以下の3つのコツを解説します。

  • タスクの優先順位を明確にする
  • 進捗状況を定期的に更新する
  • スケジュール管理表へアクセスしやすい環境を整える

タスクの優先順位を明確にする

スケジュールの管理において、タスクの優先順位を明確にすることは非常に重要です。

タスクの優先順位は、当該タスクの「重要度」と「緊急度」を評価し、総合的に判断します。

上記指標で評価したタスクは、一般的に以下の順序で優先順位付けされます。

  1. 重要度:高い、緊急度:高い
  2. 重要度:高い、緊急度:低い
  3. 重要度:低い、緊急度:高い
  4. 重要度:低い、緊急度:低い

「重要かつ緊急対応が必要」なタスクの優先度が高く、次いで「重要だが緊急でない」タスクを実行します。

重要度が低いタスクについては、なるべく自身が対応しなくても良いよう、効率化・自動化ができないか検討しましょう。

これらの評価で決定したタスクの優先順位をもとに、スプレッドシートの優先度を設定します。

進捗状況を定期的に更新する

続いて、進捗状況を毎日更新することも大切です。

スケジュール管理表の進捗状況と、実際の業務の進捗状況に乖離があると、正確なプロジェクト管理を実現できません。

日々の業務終了後に、チームメンバーにスケジュール管理表を更新してもらうよう依頼しましょう。

そうすることで、チームメンバーに進捗を確認する手間が省け、正確なスケジュール管理を実現できます。

スケジュール管理表へアクセスしやすい環境を整える

管理者自身やチームメンバーがスケジュール管理表を参照・編集しやすいよう、アクセスしやすい環境を整えることも非常に大切です。

新しいタスクや進捗率の入力をはじめ、リスケジュールの検討時など、管理表の定期的な更新は必要不可欠です。

社内ポータルやTeamsのチームなど、誰もが頻繁に見るツールやサイトのページにリンクを配置することで、チームメンバー全員がアクセスしやすくなるでしょう。


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スプレッドシートでスケジュール管理をするメリット

スプレッドシートでスケジュール管理をするメリットは、以下の通りです。

  • スケジュール管理表にアクセスしやすい
  • 自由度が高い
  • 編集履歴が自動で保存される
  • 無料でスケジュール管理表を作成できる

スケジュール管理表にアクセスしやすい

スプレッドシートはブラウザ上で使用するクラウドシステムであるため、オフィスはもちろん自宅や外出先など、場所を問わず利用できます。

自由度が高い

スプレッドシートは自由度が高く、自由な項目設定・フォーマット作成が可能です。基本的な一覧作成はもちろん、独自項目を含んだスケジュール管理表も作成できます。

編集履歴が自動で保存される

スプレッドシートはデフォルトで、編集履歴が保存されます。

任意のタイミングの履歴に復元することも容易であるため、誤操作による意図しないデータ削除を行っても、被害を抑えることができます。

無料でスケジュール管理表を作成できる

スプレッドシートは無料で利用できるツールであるため、専用ツールを導入する必要が無く、コストを大幅に抑えることができます。

スプレッドシートのスケジュール管理テンプレート

最後に、スケジュール管理ができる、スプレッドシートの無料テンプレートをご提供します。

テンプレートのダウンロードはこちら


今回の記事では、スプレッドシートでスケジュール管理表を作成する方法と、運用に際するコツをご紹介しました。

スケジュール管理を行う際は当テンプレートを活用し、効率の良いスケジュール管理を実現しましょう。


本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。

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