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「他のメンバーが共有ファイルの更新中で、なかなかファイルを更新できない」
「メンバー間の情報共有がスムーズに行われず、認識齟齬が生まれてしまった」
共有ファイルの更新が集中して順番待ちが発生したり、情報共有がうまくされていなかったりすることもありますよね。Micrsoft TeamsとSharePointの連携は、プロジェクト内の煩雑な管理問題を解決し、情報共有の効率化と強化を促進可能です。今回の記事では、SharePointとTeamsの連携方法と便利な使い方について解説します。
SharePointとTeamsの連携の鍵は、「ドキュメント管理の効率化」「情報共有とコミュニケーションの円滑化」です。プロジェクト管理における効率化と生産性向上のために、SharePointとTeamsの連携をしてみてはいかがでしょうか。
SharePointとTeamsは、どちらもMicrosoft社が提供するMicrosoft 365のアプリケーションツールです。多様化するビジネスの現場では、プロジェクト管理における効率化と生産性向上がますます重要になっています。規模や目的など複雑なプロジェクトに対応するためには、メンバー間の円滑なコミュニケーション、情報共有、共同作業が不可欠です。SharePointとTeamsを連携させることで、プロジェクト管理を飛躍的に効率化することができます。
SharePointとTeamsについて、それぞれの基本情報について説明します。
SharePointは、Microsoftが提供するWebベースのプラットフォームで、情報共有とドキュメントの一元管理が可能です。Teamsはコミュニケーションツールであり、チャット、オンライン会議、チーム作成などの機能があります。この二つを連携することで、効率的な情報共有とリアルタイムでのコミュニケーションを実現しましょう。
SharePointのサイトとTeamsを連携させることで、プロジェクト管理の効率を向上させる上で重要です。具体的には、SharePointはドキュメント管理を、Teamsはリアルタイムのコミュニケーションをサポートします。
例えば、チームの中で「定例会議」というチャネルを作った場合です。チャネルメンバーのみ会議参加とファイル共有の権限が付与されるため、毎回の会議作成をする必要がありません。会議開始のチャットを打つか、通話を開始すれば、チャネルメンバー全員に通知されます。SharePointのチャネルサイトもチャネルのアクセス権に基づくため、ファイル共有や共同編集も可能です。
このように、SharePointとTeamsの連携はチームごとに管理する上で、パフォーマンスの向上に重要性があります。
SharePointとTeamsを連携させることで、以下のメリットが得られます。
Teamsの会議機能と、SharePointの文書管理機能を統合することで、効率的なコラボレーション環境が実現します。つまり、Teamsのオンライン会議で状況を確認しながら、共同編集機能でファイルの変更がリアルタイムでの反映が可能です。これにより、メンバー全員が最新情報を常に共有でき、ファイルの更新漏れや認識齟齬を防げます。
SharePointとTeamsを連携するため、ライセンス契約やアカウント権限の状態を確認するなど、事前準備が必要です。契約内容によっては、利用可能な機能やアプリに制限があるなど、連携するために重要な確認となります。
主に下記の2点が確認事項です。
連携を始める前に必要な準備を整えることは、メンバー全員がスムーズに機能を活用するにあたって重要です。
次の項目から、SharePointとTeams連携の準備について詳細に解説します。
SharePointとTeamsを使う上で、どのMicrosoftのライセンスプランを契約したか確認する必要があります。各プランには異なる機能制限があり、プロジェクトの規模や要件に応じて適切なプランを選ぶことが重要です。
SharePointとTeamsの両方を使うには、Microsoft 365 Business Standard以上の契約が必要です。ビジネスでMicrsoft 365やTeamsをお使いの方はすでにライセンス契約されています。
SharePointのみ使いたい場合は、Microsoft 365 Business Basicや、SharePoint (プラン1)などのプラン契約が必要です。未使用の場合、1か月間の無料使用ができるので、本契約前に試してみるのも良いかもしれません。必要な機能を洗い出し、それに見合ったプランを選択しましょう。
SharePointとTeams連携を有効活用するためには、まずお使いのアカウントの権限を確認する必要があります。チームおよびチャネルを作成し、所属するメンバーを登録する必要があるからです。また、不正アクセスを防止するためにも、メンバーそれぞれに適切な権限を付与する必要もあります。
アカウント権限について、以下にまとめました。
チーム所有者権限を持っている場合は、Teamsチームの設定を変更することができます。チームメンバー権限を持っている場合は、Teamsチーム内のチャットやチャンネルにアクセスすることが可能です。
つまり、SharePointとTeamsを連携させる準備としては、「チーム所有者」の権限が必要です。
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SharePointとTeamsの連携手順について、基本情報を説明します。まず、SharePointはチームやチャネルごとに付随するものです。
例えば、開発チームというチームを作った場合、一般チャネルがデフォルトで作成されます。一般チャネルにはチームに登録したメンバー全員が所属します。
チーム全員に情報共有したい場合は一般チャネルのSharePointに、グループのみの管理の場合は各グループチャネルに登録します。SharePointのサイトはチャネルに紐づくため、チャネルを分ける際にはドキュメント管理のルールを作成しましょう。
上記を踏まえて、次の項目から順番に解説します。
まず、SharePointと連携させるために、Teamsで新しいチームを作成します。
チャネルを追加したい場合は、追加したいチーム名の「・・・」から「チャネルを追加」を選択します。
または、チーム欄の「＋」からチャネルを追加する場合は、追加したいチームを選択します。
SharePointを連携したいチームの作成ができたので、次の手順に移ります。
つぎに、SharePointサイトの表示方法について説明します。
「さらにアプリを取得」をクリック（SharePointアプリのアイコンをダブルクリックも可）
①SharePointを追加したいチームを選択
②追加したいページを選択（例ではドキュメントライブラリを追加）
③追加したいページフォームを選択（例ではドキュメントページを追加）
Generalはチャンネル名（一般）の意味です。これでTeamsとSharePointが連携できました。
SharePointの基本的な使い方としてドキュメントのフォルダ階層やファイルの登録方法について説明します。
Generalをクリックし、「＋新規」＞「フォルダ」をクリック
フォルダ名を入力し、「保存」をクリック
新規作成したフォルダをドキュメントページに表示
「手順」フォルダをクリックし、「アップロード」＞ファイルからファイルをアップロード
アップロードしたファイルを任意のフォルダに表示
ファイル名の右隣の「・・・」のメニューからファイルのリンクを取得すれば、ファイルを共有することが可能です。
リンクをコピーしてURLを張れば、いつでも最新情報を共有することが可能です。また、Teamsの「ファイル」にも同内容のフォルダとファイルの表示があります。
また、バーメニューの「・・・」から、Teamsアプリ上ではなくウェブサイトのSharePointを開くことができます。
SharePointサイトはこのようにウェブで表示されます。
このように、SharePointとTeamsの連携で改装を使ったドキュメント管理が可能です。
SharePointとTeamsの連携により、プロジェクト管理が一元化され、業務の効率化が図れます。最大のメリットは、ファイル共有と共同編集が容易になり、時間をロスすることなく、メンバー間のスムーズな連携が可能です。
他の便利な使い方を、次からいくつか紹介します。
SharePointとTeamsを連携させることで、プロジェクト関連のドキュメントを効率的に管理することができます。
プロジェクト関連のドキュメントをすべてSharePointで一元管理することで、関係者全員が最新の情報にアクセスできます。特に、SharePointのバージョン管理機能は、ドキュメントの変更履歴を確認し、前バージョンのダウンロードなどに有効です。
Teamsと連携させることで、ファイルの復元やバージョン管理が可能になり、業務を効率化できます。
SharePointのサイトを使って、ニュースや掲示板など、最新情報の連携に使用する例もあります。
プロジェクト進行中における情報の迅速な共有は非常に重要です。Teamsと連携することで、チャットやチャネル、通知機能をを活用し、SharePoint内の情報を即座に共有できます。
SharePointとTeamsの連携により、情報共有やコミュニケーションがスムーズになると期待できます。
これらによって、ファイル更新やメールのやりとりで発生したタイムロスを削減し、業務効率の大幅な向上が可能です。また、便利なドキュメントのバージョン管理や、Micrsoftでの一元管理などのメリットも得られます。連携後は、定期的に運用状況を確認し、問題が発生した場合は迅速に対処しましょう。
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