業務可視化とは、労働時間中の業務内容を可視化することを指します。

テレワークでの在宅勤務や、フレックスタイム制度による不規則勤務形態が主流となりつつある昨今において、労働時間中の業務内容が見えづらいと感じている方も多いでしょう。

組織の社員の業務内容を可視化し、適切に管理するには、業務可視化アプリの導入が必要不可欠です。

今回の記事では、業務可視化を実現できるアプリの概要から種類、比較ポイントを解説します。

おすすめの業務可視化アプリもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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業務可視化アプリ（ツール）とは仕事内容を可視化し、適切な管理を実現するためのアプリケーション

業務可視化アプリ（ツール）とは、先述の通り業務時間中の社員の仕事内容を可視化し、適切な管理を実現するためのアプリケーションです。

社員の業務内容が可視化できていないと、仮に対象社員の業務遂行方法に問題があった場合や、非効率な方法で業務を遂行していた場合に、改善のためのフィードバックができません。

特にテレワークなどの在宅勤務の場合、社員の作業内容が見えづらく、昨今において業務可視化は非常に重要な課題となっています。

社員が効率よく成長するためには、業務内容や成果のレビュー・フィードバックを行い、業務改善を促すことが必要不可欠です。

業務可視化アプリを導入することで、社員の業務内容を可視化でき、適切な管理・フィードバックを実現することが可能です。

また、社員ごとに業務の遂行方法が異なると、非常に非効率かつ、業務品質が社員に依存してしまいます。

優秀な社員の業務を可視化し、組織内で共有することで、全社員が最適な業務の遂行方法を習得でき、より一層社員の成長に繋がります。

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業務可視化アプリの種類

続いて、業務可視化アプリの種類をご紹介します。

業務可視化アプリの種類は、以下の2つです。

• 業務内容の可視化をするタイプ
• PCログを監視するタイプ

それぞれのタイプについて、詳しく解説します。

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業務内容の可視化をするタイプ

業務可視化アプリの種類の一つ目は、業務内容の可視化をするタイプのアプリケーションです。

業務可視化アプリには、タスク管理アプリをはじめ、カレンダーアプリやプロジェクト管理アプリなど、個人や組織の業務を可視化し、管理するタイプのアプリケーションがあります。

また、日報や週報など、定期的に社員が勤務状況の振り返りや、どの業務にどの程度の時間を費やし、どのような効果が得られたかなどを可視化し、報告をするアプリケーションも、このタイプに該当します。

これらのアプリを活用することで、業務内容を可視化できることはもちろん、これらのアプリに記録されたデータを活用し、レビューをすることで、社員の成長や業務ナレッジとしても活用できるという特徴があります。

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PCログを監視するタイプ

業務可視化アプリの種類の二つ目は、PCログを監視するタイプのアプリケーションです。

これは、PCのログイン・ログオフの履歴や、Excel、Word、各アプリケーションの使用履歴など、PCの操作ログを収集し、監視することを目的とします。

社員の動向を漏れなく監視できるというメリットがありますが、具体的な業務内容の可視化が困難であったり、社員の成長のためのデータとして活用しづらいなど、収集したデータの使い道が限られているため、注意が必要です。

テレワーク中に、出社時と同様のパフォーマンスで業務が遂行できているかや、できていない場合のフィードバックに操作履歴を使用したい場合は、このタイプのアプリケーションがおすすめです。

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業務可視化アプリの比較ポイント5選

ここからは、業務可視化アプリを比較するポイントを解説します。

業務可視化アプリの比較ポイントは以下の5つです。

• 目的を達成できる機能を持つか
• 導入・運用保守コスト
• アプリの扱いやすさ
• サポートの充実度
• セキュリティレベルの高さ

それぞれ詳しく解説します。

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目的を達成できる機能を持つか

業務可視化アプリの比較ポイントの一つ目は、目的を達成できる機能を持つかという点です。

業務可視化アプリには、業務内容の可視化をするものや、PCログを監視し業務動向を可視化するものがあります。

テレワーク中の業務内容を管理・監視したい場合はログ監視系のアプリケーションを、業務内容やプロセスを可視化し、社員の成長や適切な管理を実現したい場合は、業務内容を可視化できるアプリケーションを導入しましょう。

このように、業務可視化アプリはそれぞれ実現できる機能が異なるため、目的を達成できる機能を持つかという点が、選定ポイントの一つです。

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導入・運用保守コスト

業務可視化アプリの比較ポイントの二つ目は、導入・運用保守コストです。

システム・アプリケーションを導入し運用する際は、導入コストや保守コストが発生することが一般的です。アプリケーションによっては、導入時コストがないアプリや、保守コストがないケースもあります。

導入費や保守費を予算内で抑えられるかという点も、アプリケーションを比較するうえで重要なポイントです。

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アプリの扱いやすさ

業務可視化アプリの比較ポイントの三つ目は、アプリの扱いやすさです。

アプリケーションの選定時は、機能や価格のみで判断しがちですが、社員が継続して利用できるかも重要なポイントです。

導入しやすい価格で、豊富な機能を備えていたとしても、アプリケーションが使いづらく、社員が使わなくなってしまうと意味がありません。

業務の可視化から、収集したデータの活用まで、なるべく手間がかからないようなアプリケーションが理想的です。

もし、デモ環境やトライアルが用意されているアプリの場合は、必ず活用し、自社の運用にマッチしているかどうかを事前に確認しましょう。

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サポートの充実度

業務可視化アプリの比較ポイントの四つ目は、サポートの充実度です。

多くの機能を持つアプリであっても、使い方が分からない場合や、誤ってデータを削除してしまった等のトラブルが発生した場合に、公式のサポートが受けやすいかどうかも重要です。

導入しているシステムが止まってしまうと、業務自体も止まってしまう恐れがあるため、困ったときに公式のサポートが受けられるかは確認しておきましょう。

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セキュリティレベルの高さ

業務可視化アプリの比較ポイントの五つ目は、セキュリティレベルの高さです。

業務内容を可視化する場合、自社の機密情報もアプリケーション内に保存する可能性があります。

特にクラウドアプリの場合は、インターネットを介するため、オンプレミスのアプリに比べて情報漏洩が起こりやすいです。

そのため、アプリケーションのセキュリティレベルも、注意して確認しておかなければなりません。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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おすすめの業務可視化アプリ

最後に、おすすめの業務可視化アプリ3選をご紹介します。

• reseracHR
• Google カレンダー

それぞれのアプリの特徴も合わせて、解説します。

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reseracHR

researcHR(リサーチャー)は、TeamsやSlackなどのコミュニケーションツールに追加して利用できるアプリケーションです。

AIを用いた自動の週報運用が可能であり、簡単に業務の可視化を行うことができます。

また、社員が入力した週報データは、AIが内容を分析してタグ付けを行い、自動でデータベースに蓄積されます。

もしその内容に解決しなければならない課題がある場合、設定されたタグから最適な担当者が提案され、問題解決も自動化も実現可能です。

これらのデータは、reseracHRを運営しているKBE株式会社が管理するAWSに、すべての通信・データが暗号化された状態で保管されるため、セキュリティ面でも安心できます。

デモ環境があり、無料トライアルが可能であるため、まずは自社の運用に合うかどうかを確認してみましょう。

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Google ToDo リスト

Google ToDo リストは、Google社が提供している、無料のタスク管理アプリケーションです。

Todo・タスク管理をはじめ、タスクのジャンル分けや、タスクの下にサブタスクを配置したりすることで、効率よく業務を可視化することができます。

また、GoogleカレンダーやGmailなど、Google社の提供しているアプリケーションとスムーズに連携でき、カレンダー形式でのタスク管理や、メールの内容からタスクの作成が可能です。

このように豊富な機能を持つタスク管理アプリケーションを、無料で利用できるため、業務可視化の第一歩として非常におすすめです。

業務可視化アプリケーションは、労働時間中の社員の業務内容を把握し、適切に管理するうえで必要不可欠です。

業務可視化アプリには、業務内容の可視化をするタイプと、PCログから業務動向を監視するタイプの二種類があり、何を目的とするかによって、導入するアプリケーションを選定しなければなりません。

今回の記事でご紹介した比較ポイントやアプリを参考に、業務可視化アプリケーションの導入を成功させましょう。