日々の業務でTeamsを使用していると、やり取りしたチャットやファイルを印刷する必要がある場合に出くわすことがあるでしょうか。 そこで今回は、Teamsからチャットやファイルを印刷する方法について解説します。

まず、Teamsには標準の印刷機能が存在していません。 そのため、Teamsを経由して、印刷するチャットやファイルをコピー＆ペースト、もしくは開き、PCの機能を使用して印刷する必要があります。 また、印刷の設定もTeamsからは行えないため、印刷するチャットやファイルの形式は自分が使っているPCに依存する形となってしまいます。

ですが、一度設定してしまえば二回目以降はその設定を引き継いで印刷することができるため、印刷する場合にはTeamsを使い始めた時に先に設定してしまうのがよいでしょう。

現在はほとんどがインターネット上のデータでのやり取りのため、印刷する機会は少ないかもしれませんが、いざという時に印刷する必要がある、となった場合に覚えておいて損はないと思います。

ですので、まずはTeamsのチャットの印刷方法から解説していきます。

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Teamsのチャットの印刷方法

Teamsのチャットを印刷する方法は、かなり古典的な方法になります。

チャットの画面からそのまま印刷することはできず、さらにチャットの画面専用の印刷方法もないため、PCの機能を使用して印刷することになります。

アプリケーション版、Web版でそれぞれ違う方法で印刷することができるため、二通りの方法を解説していきます。

一つ目の方法は、メモ帳にコピー&ペーストを行い、そのメモ帳を印刷する方法になります。

まず、印刷したいチャットの画面を開きます。

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次に、印刷したいチャットの部分にマウスのポインターを当て、左クリックを押しながら範囲を選択します（PCの設定によっては左クリックではない場合もあります）。

もしくは、すべてのチャットを印刷したい場合はCtrl + Aを押すことで全選択することもできます（全選択の場合、そのチャット相手とのすべてのチャットが選択されるため、量が膨大になる可能性があります）。

選択が完了したら、Ctrl + Cでそのチャットのやり取りをコピーします。

コピーしたら、PCのメモ帳を開き、Ctrl + Vでコピーしたチャットをメモ帳にペーストします。

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これでコピー&ペーストが完了します。

コピー&ペーストが完了したら、次にCtrl + Pを押します。

すると、PCの印刷画面が表示されます。

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印刷画面には、左側に印刷プレビューが表示され、右側には印刷の設定が表示されます（PCによっては表示の仕方が違う可能性があります）。

右側の印刷の設定で条件を設定し、「プリント」をクリックすることでコピー&ペーストしたTeamsのチャットを印刷することができます。

二つ目の方法は、Web版のTeamsから行うことができます。

一つ目の方法と同じく、Web版で印刷したいTeamsのチャット画面を開きます。

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チャット画面を開いたら、Ctrl + Pを押します。

すると、一つ目の方法と同じ印刷画面が表示されます。

一つ目の方法と違うところは、スクリーンショットのような画面で印刷されるところです。

この方法でも同じく右側の印刷の設定で印刷する条件を設定し、「印刷」をクリックすることで、左側の印刷プレビューに表示された画面を印刷することができます。

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以上が、Teamsのチャット画面を印刷する方法になります。

Teamsから直接印刷することができないため、多少不便と感じるかもしれませんが、いざ印刷することになった場合には、プリンタがあれば上記の方法ですぐに印刷することができるので、覚えておくとよいでしょう。

次に、Teams上でやり取りしたファイルの印刷方法を見ていきましょう。

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Teamsのファイルの印刷方法

続いて、Teamsのファイルを印刷する方法です。

Teamsのファイルはチャットやチャネルなど、様々な場所にやり取りしたファイルが残っていることが多いでしょう。

どの場所に残されているファイルでも、印刷する方法は同じです。

今回は例として、Teamsのチャネル上でやり取りされたファイルを印刷する方法をご紹介します。

まず、印刷したいファイルが残されているチャネルを開き、上部に配置された「ファイル」をクリックします。

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「ファイル」をクリックすると、過去にやり取りしたファイルが一覧で表示されているのが確認できます。

その中から印刷したいファイルを選択し、「アプリで開く」をクリックして目的のファイルをアプリケーションで開きます。

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今回は選択したのがWordファイルなので、Wordのアプリケーションが起動し、Wordファイルが開かれます。

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ファイルが開かれたら、Ctrl + Pを押します。

すると、チャット画面を印刷した時と同じくPCの印刷画面が表示されます。

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左側の印刷プレビューを確認し、右側の印刷設定で条件を設定します。

印刷プレビュー、設定に問題がなければ「プリント」をクリックし、印刷しましょう。

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しかし、WordやExcelといったファイルを印刷する場合、印刷プレビューを確認してから印刷しても、印刷プレビューと文字がずれて印刷されてしまう場合が結構あります。

そんな時は、WordファイルやExcelファイルをアプリケーションで開いたあと、一旦、PDFとしてPCのローカルに保存しましょう。

保存したローカルのPDFを開き、再びCtrl + Pで印刷画面を開いて印刷すれば、文字がずれてしまったり、プレビューと違うといった問題も格段に起こりづらくなるため、一番効果的な方法になります。

以上が、ファイルの印刷方法になります。

ファイルの印刷もチャット画面の印刷と同じく、Teamsの機能で直接印刷できないため、PCの機能に依存する形で印刷することになりますが、印刷する方法を覚えてしまえば次回からは同じプリンタを使用するのであれば特に設定も必要とならず、問題なく印刷を行えるため、覚えておいて損はないと思います。

今回は、Teamsのチャットやファイルを印刷する方法をご紹介しました。

Teamsは独自の印刷機能を持っていないため、Teamsから直接印刷できないのが多少ネックだと感じる部分はあるかもしれませんが、Microsoft 365の機能を使用しなくても印刷はできるので問題はありません。

可能であればMicrosoft 365の機能で完結させたいところではあると思いますが、印刷自体、Microsoft 365の機能ではなく他社製のプリンタを使用することになるので仕方のないことなのかもしれません。

しかし、このご時世においてはリモートワークが普及し、入社時の提出書類や日々の業務で送付する必要がある書類など、提出が必要な書類を自分で揃えなければならない、といった機会も増えていることかと思います。

そんな時、Teamsでのチャットやファイルを印刷する方法が分からなければ、自分で印刷することができません。

Teamsのチャットやファイルを印刷する方法を覚えておけば、同僚や上司に確認する手間が省け、業務をスムーズに進められます。

リモートワークというご時世だからこそ、印刷という古典的な方法も自分で知っておくのは良いことかもしれません。