業務・ナレッジが属人化してしまうことで、多くの問題や不都合が生じます。業務・ナレッジが属人化は短期的にはメリットがあるかもしれませんが、多くの企業が業務・ナレッジを標準化したいと考えています。

そこで今回の記事では、属人化を防止するメリットについて説明し、属人化を防止する方法について紹介します。自社の働き方改革の一環として、業務を最適化する取り組みを進めましょう。

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業務の属人化の具体的な防止策

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​①業務をマニュアル化する

仕事が特定の担当者に依存しないようにするためには、業務の標準化が重要です。この標準化は、誰でも一定の方法で業務を実行できるようにすることを指します。

そのためには業務の手順や内容を詳細に記したマニュアルを作成することが重要です。始める順序として、業務全体で最も担当者依存が高い箇所から改善を始めることがおすすめです。

業務のプロセスを可視化し、改善の余地を見つけます。

次に、マニュアルが必要な業務を選び、業務の手順を文字で明確に記述していきます。実際の業務内容が言葉で説明しにくい場合は、写真や動画を活用することも役立ちます。最終的に、誰でもマニュアルを見て必要な業務を遂行できるようになることが目標です。

ただし、完璧なマニュアルを一度に作るのは難しいため、実践を通じて改良し、精度を高めていくプロセスが効果的であると言えます。

業務をマニュアル化することで、個人のスキルや経験に依存せず、どの担当者でも同じやり方で業務を実行できるようになります。さらに、業務プロセスが明確になるため、非効率な部分が見つかり、生産性の向上に寄与します。

段階的に業務をマニュアル化し共有することで、担当者の負担を軽減し、全体のスキル向上や効率化を実現できます。

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​②権限を分散させる

業務の責任範囲が広すぎると、属人化が進むケースがあります。極力、業務責任を分散させることが良いでしょう。

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③ナレッジマネジメントを推進する

属人化を防止する手法の一つがナレッジマネジメントです。ナレッジマネジメントは、個人が持つ言葉で表現しづらい暗黙の知識や業務で得た経験、異常事態への対処方法などを集め、会社全体の資産として保存できる仕組みのことです。ナレッジマネジメントは、従業員が蓄積した知識や経験を組織内で共有し、業務の効率化を促進する方法として役に立ちます。

ナレッジやスキルの蓄積と活用を奨励するために、人事評価の中に「ナレッジやスキルの蓄積と活用への貢献度」を含めてみましょう。ナレッジやスキルの蓄積と活用が組織内で評価されると、従業員にとっては積極的に取り組む動機づけになります。

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④業務の仕組みのシンプル化

業務プロセスが長く複雑だと、それを理解して実行できる人が限られ、属人化が進みやすくなります。できるだけシンプルな仕組みを作りましょう。

具体的には、各工程をリストアップし、可視化します。それから、それらの工程をできるだけ単純化し、複数の人が理解できるように改善します。このような作業によって改良された業務プロセスなら、担当者の専門知識が限られていても業務を実行しやすくなります。シンプルな仕組みになっていれば、業務マニュアルも作成しやすいと言えます。

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⑤業務改善のアイデアを定期的に出し合う

業務の改善アイデアを出す機会を設けることも属人化を防止する策として重要です。参加者として、関連する従業員だけでなく、他の業務に携わる人々を巻き込むことも考えられます。他の視点から見ることで、自分だけでは気付かなかった業務改善のアイデアが浮かびやすくなります。

また、アイデア出しの機会を一度だけでなく、定期的に設けましょう。予め時間を確保することで、忙しさを理由に業務改善のチャンスを逃すことを防げます。

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業務・ナレッジの属人化とは「業務の進め方や進捗状況などを特定の担当者だけが把握できる状態」

属人化とは、業務の進め方や進捗状況などを特定の担当者だけが把握できる状態を指します。業務・ナレッジが属人化すると、その担当者以外は業務を進めることができなくなります。

業務・ナレッジが属人化している状態でその担当者の作業がストップすると、全ての業務が滞り、会社の業務に悪影響を及ぼす可能性があります。一方、誰でもその業務を遂行できる状態を「標準化」と呼びます。

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業務・ナレッジの属人化のメリット

一般的にはネガティブに受け取られることが多い属人化ですが、以下のようなメリットも存在します。

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社員のモチベーションが向上する

業務が特定の社員に強く依存している状態であるため、その社員がその業務に対して責任を感じつつその業務に集中することで、高いモチベーションを維持しながら業務を遂行できるとされています。

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業務効率の向上が期待できる場合もある

業務を担当する個人が専門知識やスキルを向上させることにより、業務の効率が向上するケースもありえます。担当者がスペシャリストに成長し、企業にとって不可欠な資産になるという可能性もあります。特別なスキルが必要ない日常業務でも、熟練することで業務を効率的に進めることができるようになる場合もあります。

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社員個人が信頼されやすくなる

属人化した業務をこなせる社員は他の社員から信頼を受けやすくなります。特に営業や販売など、顧客と直接対話する業務を特定の社員に任せることで、顧客との関係が深まり、売上が増加する可能性もあります。

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業務・ナレッジの属人化はデメリットの方が大きい

一方で、業務・ナレッジの属人化が続くと、以下のような問題が発生する可能性があります。

• 業務が停滞する
• 業務の品質を維持できなくなる
• 特定の社員に負担がかかりすぎる
• 業務の進捗を効果的に管理できなくなる
• 企業にとって重要なノウハウが失われる

業務・ナレッジが属人化している場合、その業務を他の社員が助けることが難しいため、特定の社員が忙しくなると業務全体が滞ることがありえます。また、担当者の引退や異動時に適切な引継ぎが行われないと、業務品質に影響が出る可能性もあります。そして、業務に関するノウハウが失われると、業務の効率性・品質が維持できなくなる可能性があります。

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業務・ナレッジの属人化を防止するメリット

業務・ナレッジの属人化を防止し、標準化することによって、特定の個人に頼らずに業務を行うことができ、業務品質の確保や生産性の向上が期待されます。業務の標準化を推進し、属人化を防止することには以下のメリットがあります。

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業務効率の向上

属人化を防止することにより、複数の人が業務に関与することで、単独では気づけなかった問題を発見しやすくなり、効率改善に寄与できます。また、業務負担の均等な分担によって、業務の滞りを防ぎ、生産性向上につなげることができます。

属人化により業務効率の向上が期待できる場合もあるので、適切にバランスを取る必要があると言えるでしょう。

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ナレッジとノウハウの蓄積

属人化防止のメリットとして、企業内でナレッジやノウハウが蓄積されることが挙げられます。

属人化している場合、担当者が退職するとそのナレッジやノウハウが企業内に残りません。

逆に、属人化を予防し業務を標準化することで、個人のナレッジやノウハウが社内で共有されるようになります。

これにより、過去に蓄積されたナレッジやノウハウを新入社員、転職者、異動社員などに円滑に伝えることができるでしょう。

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品質の維持

属人化を防止し、標準化することにより、業務の品質に対する客観的な評価が行えます。業務が正しい手順で実行されているか評価し、品質の一貫性を確保できます。

さらに、担当者が不在の場合でも、他の社員がマニュアルに従って業務を代行できるため、品質を損なうことなく業務を続けられます。

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テレワークへの適応

属人化を防止し、標準化することは、テレワークなどの遠隔勤務にも適していると言えます。従来のオフィスでの勤務と比較して、在宅勤務などのテレワークは従業員の業務の実態を把握しにくくなります。そのため、業務が不透明になり、業務の適正評価が難しい状況が生じる可能性があります。

業務の標準化を進め、業務内容を明確にすることで、業務の適切な実行や進捗状況の管理が容易になるでしょう。

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人材の流動性への適応

日本企業では、従来、新卒一括採用が主流で、諸外国と比べて人材の流動性が低いとされてきました。しかし、最近ではジョブ型雇用が増加しており、働き方改革も進んで多様な働き方が奨励されています。その結果、人材の流動性が高まっています。

このような状況の中で、業務が属人化していると、人材の入れ替えに適応するのが難しいと言えます。一方、属人化を防止し、標準化に取り組んでいれば、将来的にますます加速すると考えられる人材の流動化に対応することができるでしょう。

今回の記事では、企業での業務・ナレッジの属人化に関するリスク、そして予防するメリットや予防策について説明しました。

業務・ナレッジの属人化は短期的には問題視されないこともありますが、長期的には大きなリスクとなり得ます。まずは、業務が属人化している部分を明らかにし、その原因を分析しながら、必要な対策を実施していきましょう。