テレワークが定着した今日において、チームメンバーや取引先企業とビデオ会議ツールを通じてディスカッションや商談を行うことが当たり前となりました。WindowsにデフォルトでインストールされているTeamsは、チャットだけではなくビデオ会議ツールとしても活用できる大変便利なアプリケーションソフトです。今回の記事ではTeamsを活用したビデオ通話の方法とその注意点にフォーカスして解説します。

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ビデオ通話を始める方法

Teamsにおいてビデオ通話を始める方法は大きく分けて2つの方法があります。一つ目は、予めスケジュールで予約することなく携帯電話で電話をかけるように相手に対して即時的に通話する方法です。二つ目は、予めスケジュールにビデオ通話を会議として登録しておく方法です。一つ目の通話方法はさらに一対一での通話とチーム内での通話に分けることができます。

即時的な通話は、相手とチャットでやり取りしていて直接口頭ベースで話した方が良いケースや緊急時にチーム内でMTGする際に利用します。ビデオ会議はオフィシャルな打ち合わせを開催する際に利用します。

それぞれの通話方法の詳細について説明します。

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一対一でビデオ通話を開始する方法

①「チャット」をクリック＞②ビデオ通話したい相手のチャットを開く＞③右上にあるビデオアイコンまたは電話アイコンをクリックし相手に電話をかけます。自分の顔を相手の画面に写す場合はビデオアイコンをクリックします。

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その他の方法として、①「通話」＞②通話したい相手のビデオアイコンまたは電話アイコンをクリックし相手に電話をかける方法もあります。

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チーム内でビデオ通話を開始する方法

①「チーム」をクリック＞②該当チームの右上にある「会議」アイコンをクリックします。チームに所属するメンバーの誰かがこの会議アイコンをクリックすると通話がすぐに開始されます。まだ参加していない各メンバーには、通話が始まったことを知らせるポップアップがPC画面に表示されます。

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予めスケジュールに登録したビデオ通話（ビデオ会議）について

自身がビデオ会議をスケジュールする際は、メールソフト「Outlook」のスケジュール表を開き「新しいTeams会議」をクリックします。

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Teams会議を設定する画面が立ち上がりますので、各項目はそれぞれ下記を入力します。「送信」をクリックすると参加メンバーにメールとして通知されます。

①会議名
②会議に参加必須のメンバーのメールアドレス
③会議に任意で参加するメンバーのメールアドレス
④会議の時間
⑤アジェンダ等のメッセージを任意で記入

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スケジュールした会議に参加するにはOutlookのスケジュールに登録されている該当の会議をクリックし、「会議に参加するにはここをクリックしてください」のリンクをクリックします。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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ビデオ通話の注意点について

ここではTeamsにおけるビデオ通話の注意点についていくつか挙げて解説します。

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一対一で即時的にビデオ通話する際はどちらか一方から電話をかける

携帯電話で電話をかける要領と同じで、Teamsの場合も一対一でビデオ通話する際は、どちらか一方から通話をかけます。お互いが同時に通話をかけると着信を受け取ることができず不在着信になってしまいます。即時的に通話する際は、相手にかける前にどちらから電話をかけるかチャットで確認し合ってからにしましょう。

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ビデオ通話する際はインターネットの通信環境を考慮する

ビデオ通話は自分の顔を相手に写す動画配信となるため、音声のみの通話よりも通信量が増大します。インターネット通信環境が悪いと通話が途中で切れることや、自分のTeams画面が固まってしまうことがあります。ビデオ通話する際はインターネットの通信環境に問題がないか確認するようにしましょう。