すべて
Teams
社内情報共有
タレマネ
人材育成
ツール導入ノウハウ
すべて
Teams
社内情報共有
タレマネ
人材育成
ツール導入ノウハウ
Excel
業務効率化

スプレッドシートを活用したナレッジ情報共有・収集の方法とテンプレート

January 8, 2024

ナレッジ情報共有は、社内業務の属人化を防止するうえで非常に重要です。

スプレッドシートはブラウザ上で利用できるアプリケーションであり、複数人での情報共有に適していますが、使い方が分からず困っているという方も多いでしょう。

今回の記事では、スプレッドシートを活用したナレッジ情報共有・収集の方法や、注意点を解説します。

ナレッジ共有がすぐにできる、無料テンプレートも用意していますので、ぜひ参考にしてください。

スプレッドシートでナレッジ情報共有・収集をする方法

スプレッドシートでのナレッジ情報共有・収集は、以下のステップで実施します。

  • STEP1:管理する項目の検討
  • STEP2:フォーマットの作成
  • STEP3:共有設定
  • STEP4:ナレッジの蓄積・共有

それぞれのステップについて、詳しく解説します。

STEP1:管理する項目の検討

まずは、スプレッドシートで管理するナレッジ一覧の管理項目を決定します。

スプレッドシートではフォーマットを自由に決定できるため、好きな項目の設定・管理が可能です。

しかし項目を多く設定すると、ナレッジの蓄積を面倒と感じる人が出てきて、情報収集に難航する可能性があります。

よって管理項目は、なるべくシンプルにするよう心がけましょう。

また、ナレッジ管理に必要とされる一般的な項目は、以下の通りです。

  • 分類
  • タイトル
  • 詳細
  • 記入者・記入日

ナレッジの分類やタイトル、詳細は、当該ナレッジの概要や内容を把握するうえで必要不可欠です。

記入者や記入日の項目は必須ではありませんが、管理することで誰がナレッジの記入をしたかや、情報の鮮度を判断することができるようになります。

STEP2:フォーマットの作成

STEP1で管理する項目を決定したら、ナレッジ管理一覧のフォーマットを作成しましょう。

新しくスプレッドシートを作成し、管理項目を一行目に記載します。

続いて、記載した管理項目分の横軸と、任意の縦軸分で範囲選択し、「枠線」>「すべての枠線」をクリックします。

すると、選択した部分に、格子状の枠線が引かれました。さらにヘッダーを見分けやすくするため、ヘッダー部分を選択し、「塗りつぶしの色」より任意の色を選択しましょう。

この操作でヘッダー部分が塗りつぶされます。また、フィルターも設定しておくことで、ナレッジ情報の検索やフィルタリングがしやすくなります。

以上で、スプレッドシートのナレッジ情報共有用フォーマットが作成できました。

STEP3:共有設定

次に、スプレッドシートの共有設定を行います。

スプレッドシートを作成した時点では、自身のみが参照・変更が可能であり、複数人でナレッジ情報を共有・蓄積するためには共有設定を変更しなければなりません。

スプレッドシートの画面右上の「共有」ボタンをクリックします。

すると共有設定の画面が表示されますので、「一般的なアクセス」にて対象者を「リンクを知っている全員」に、役割を「編集者」に設定しましょう。

設定を変更したのち、完了ボタンを押下することで、共有設定の変更が完了します。

これでナレッジ情報を共有・収集する準備が整いました。

STEP4:ナレッジを蓄積・共有する

最後に、作成したフォーマットを活用し、チームメンバー全員でナレッジを蓄積し、チーム全体で共有します。

当該スプレッドシートへのリンクをチームメンバー全員に周知し、各個人が持っているナレッジを記入してもらいましょう。

この際、どの程度の情報まで記載するかや、ナレッジを活用しやすくするための運用ルールを決定しておかなければなりません。

専門的な内容についてはナレッジの蓄積が必須ですが、電話のとり方や名刺交換の方法までナレッジとして蓄積すると、参照するケースが少ない情報であふれてしまい、必要な情報を探しにくくなる可能性があります。

よって、誰が何をするために必要なナレッジかについて、事前に定義することが大切です。

また、分類を各個人の判断で増やしてしまうと、適切な分類わけができず、分類項目を設置したメリットが薄まります。

運用開始時点では、分類をなるべく少なく設定し、増やす必要が出てきた場合はチームメンバー全員で検討しましょう。

ナレッジ情報共有にスプレッドシートを活用するメリット

ここからは、ナレッジ情報共有にスプレッドシートを活用する、以下3つのメリットをご紹介します。

  • メリット①:無料でナレッジ情報の共有・収集が可能
  • メリット②:自動で作業履歴が保存される
  • メリット③:複数のユーザーで同時に操作できる

メリット①:無料でナレッジ情報の共有・収集が可能

メリットの一つ目は、無料でナレッジ情報の共有・収集が可能である点です。

Googleスプレッドシートは基本的に無料で使用できるため、導入コストやランニングコストが必要ありません。

一方で、ナレッジ情報共有の専用ツールを導入する際は、導入コストや月額費用、もしくはその両方が必要であることが一般的です。

スプレッドシートではこれらのコストがかからず、無料で手軽にナレッジ情報の共有が可能であるという点が、大きなメリットです。

メリット②:自動で変更履歴が保存される

スプレッドシートは、自動で変更履歴が保存されます。

誰がいつ、どのような修正をしたかが明確に保存されることはもちろん、以前のバージョンへ復元することも可能です。

よって誰かが誤操作ですべてのデータを削除してしまったとしても、変更履歴からデータを復元することができます。

スプレッドシートの変更履歴を表示するには、画面上部の「履歴」アイコンをクリックします。

すると、下図のように変更履歴が表示されます。

もし以前のバージョンへ復元したい場合は、変更履歴から任意の日時のデータを選択し、画面上部に表示される「この版を復元」をクリックします。

すると、当該バージョンへデータを復元することが可能です。

このように、変更履歴が自動で保存されることや、任意のバージョンへの復元が容易であることも、スプレッドシートを利用するメリットの一つです。

メリット③:複数のユーザーで同時に操作できる

スプレッドシートは、複数のユーザーで同時に操作可能です。

スプレッドシートとよく似ているエクセルでは、基本的に複数人での同時編集ができません。

なので、誰かがエクセルファイルを開いていると、そのユーザーがファイルを閉じるまで他のユーザーは編集ができなくなります。

ナレッジ情報共有のツールとしてエクセルを活用する場合、複数人で同時にナレッジの追加・変更ができないことがデメリットです。

一方でスプレッドシートでは、複数人で同時にデータの変更ができるため、待ち時間なくナレッジの追加ができ、業務を効率的に遂行できます。


※researcHR(リサーチャー)は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。


ナレッジ情報共有にスプレッドシートを活用する際の注意点

ナレッジ情報共有にスプレッドシートを活用する際は、以下のポイントに注意しましょう。

  • 注意点①:インターネットにつながらないと利用できない
  • 注意点②:ナレッジ情報を追加・変更した際に自動通知されない
  • 注意点③:ナレッジの検索性が低い

注意点①:インターネットにつながらないと利用できない

スプレッドシートは、ブラウザ上で利用する表計算アプリケーションであるため、基本的にインターネットに繋がらないと利用できません。

万が一通信障害が発生した際にナレッジの参照ができなくなるため、障害時にも参照しなければならない大切なナレッジは、別ツールで管理しておくことが必要です。

注意点②:ナレッジ情報を追加・変更した際に自動通知されない

ナレッジを追加・変更した際は、チームメンバーにどのようなナレッジが追加されたかが通知されることが理想的です。

しかし、スプレッドシートにはそのような通知機能は無く、ナレッジを追加・変更した際は別途連絡が必要となります。

注意点③:ナレッジの検索性が低い

スプレッドシートは、ナレッジの検索性が低いことにも注意が必要です。

スプレッドシートでは、通常のキーワード検索と、正規表現を使用した検索のみが可能です。

ナレッジの検索性は専用ツールに大きく劣るため、適切な分類わけをするなど、工夫が必要です。

【Excelの運用に限界を感じ始めている方向け】
Teamsを活用して業務の負荷を削減する方法・事例集

Excelでの運用に限界を感じている方はこちらもぜひダウンロードしてご覧ください。

(DL無料)Teamsを活用した「脱Excel」事例集~Excel業務の負荷を削減する方法~

ナレッジ情報共有ができるスプレッドシートテンプレート

スプレッドシートは無料でナレッジ管理ができる反面、ナレッジの検索性が低いことや、更新した情報が自動通知されない点がデメリットです。

ナレッジ共有の専用ツールを導入すれば、ナレッジの検索性が高く、メンバーにも更新内容が自動通知されるため、ナレッジ管理を効率化できます。

もし、ナレッジ管理の質を高めたい場合は、ナレッジ情報共有の専用ツール導入を検討しましょう。


本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。

【Teamsに追加して使える】
社内ナレッジ共有ツール
researcHR(リサーチャー)
チームの「誰が・何を知ってるか」を集約・共有

✅ナレッジ共有、属人化の解消
社内問い合わせの効率化
新人・異動者のフォローアップ
にお困りの際はぜひご相談ください。

researcHR(リサーチャー)について無料デモを見る

また、KBE(株)では、Teamsの運用・利活用コンサルティングを行っております。
企業やチームに最適のTeams運用方法を設計します。初回のご相談無料ですので、ぜひ一度お試しください。

Teams運用・利活用コンサルティングについて

◆Teams活用お役立ち資料集(無料配布中)

◆関連する記事

◆【マネージャー向け】Teamsお役立ち資料(※無料配布中)

KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業のTeamsアプリ活用事例をお伝えします。

◆Teamsの基本ガイド

Teams/Slack活用事例

KBE株式会社では、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供しています。(Microsoft公式ソリューション、日経新聞に掲載)

その過程で蓄積された様々な企業のTeams/Slack運用事例をお伝えします。

資料請求(無料)

Teams/Slack+AI活用事例集

Teams/Slack利用企業の「活用事例集」を無料でご提供いたします。

無料ダウンロード

コンディション
分析・レポート サービス

researcHRは、Teamsに追加するだけで、
メンバーの「誰が・何を知っているか」を自動で収集し、
回答をAIが自動でポジティブ・ネガティブチェックすることで、自然なデータを算出。

さらに、算出されたデータから「要注視」ポイントをレポートでお渡しします。

サービスページ

新着コラム

Teams運用ガイドライン
作成サービス

Teams運用・利活用
コンサルティング

Teams運用・利活用コンサルティングでは、
researcHRを提供する過程で蓄積された様々な企業のTeams活用事例をお伝えします。
また、導入前段階における「Teamsの基本的な使い方」「活用方法」への支援実績も多く、企業やチームに最適の運用方法を設計します。
初回のご相談無料ですので、ぜひ一度お試しください。

お問い合わせサービス詳細

Teams/Slack活用事例

Teams/Slack利用企業の「活用事例集」を無料でご提供いたします。

Teamsを活用した
マネジメント事例集

資料請求(無料)

Slackを活用した
マネジメント事例集

資料請求(無料)
ブログ トップページ

researcHR(リサーチャー)

Teams/Slackに追加するだけで
「誰が・何を知っているか」を集約・共有する人事AIアシスタント

Teamsアプリを活用した
「誰が何を知っているか」の集約・共有 事例集

※Teamsアプリを活用したノウフーの事例を、
わかりやすくご紹介します。

資料をメールで受け取る
Copyright © 2020 researcHR. All rights reserved.
Teamsアプリを活用したマネジメント事例集

“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse tincidunt sagittis eros. Quisque quis euismod lorem.”

Author Name

Co-Founder and CEO of Company

お役立ち資料(無料配布中)

お役立ち資料(無料配布中)

Teams/Slackを活用事例集
マネジメントプラン紹介資料
ダウンロード
Teams/Slackを活用した
マネジメントTIPS集

Teamsアプリを活用したマネジメント事例集

KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したマネジメントの事例やTIPS」をお伝えします。

「マネジメント」お役立ち資料一覧

「researcHR」サービス紹介資料

「マネジメント」お役立ち資料一覧

「researcHR」サービス紹介資料

Teamsに追加して使える

ナレッジ共有ツール researcHR(リサーチャー)

researcHRをTeams/Slackに追加するだけで、AIがメンバーの状況を収集するため、業務の状況やナレッジが自動で蓄積されます。

既存のナレッジ共有ツールやシステムで、「ログインされない」「データ入力/更新されない」「検索・活用できない」といった悩みを抱える方は、ぜひお問い合わせください。

researcHRについての資料をメールで受け取るTeams/Slackを活用事例集
マネジメントプラン紹介資料
ダウンロード
Teams/Slackを活用した
マネジメントTIPS集

researcHRのパッケージ一覧

若手・異動者 オンボーディング

新入社員や異動者の受け入れ、早期戦力化なら。週報やメンター制度の置き換えにも

問い合わせ管理

社内問い合わせの一元管理、効率化なら。履歴データを蓄積してナレッジ化、属人化解消にも

営業力強化

営業事例、提案資料等の集約なら。若手-ベテラン間、拠点間の格差解消にも

工数管理

工数管理・見える化なら。週報やExcelの集計、BIツールからの置き換えにも

Teamsに追加して使える

ナレッジ共有ツール
researcHR(リサーチャー)

✅ナレッジ共有、属人化の解消
社内問い合わせの効率化
新人・異動者のフォローアップ
にお困りの際はぜひご相談ください。

researcHRをTeams/Slackに追加するだけで、AIがメンバーの状況を収集するため、業務の状況やナレッジが自動で蓄積されます。

既存のナレッジ共有ツールやシステムで、「ログインされない」「データ入力/更新されない」「検索・活用できない」といった悩みを抱える方は、ぜひお問い合わせください。

researcHRについての資料をメールで受け取るTeams/Slackを活用事例集
マネジメントプラン紹介資料
ダウンロード
Teams/Slackを活用した
マネジメントTIPS集

※KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、
様々な企業のTeams/Slack運用事例をお伝えします。

【すぐわかるresearcHR資料セット】
※researcHRをはじめて知っていただく方に向けて、わかりやすく基本機能や活用シーンをご紹介します。