ナレッジ情報共有は、社内業務の属人化を防止するうえで非常に重要です。

スプレッドシートはブラウザ上で利用できるアプリケーションであり、複数人での情報共有に適していますが、使い方が分からず困っているという方も多いでしょう。

今回の記事では、スプレッドシートを活用したナレッジ情報共有・収集の方法や、注意点を解説します。

ナレッジ共有がすぐにできる、無料テンプレートも用意していますので、ぜひ参考にしてください。

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スプレッドシートでナレッジ情報共有・収集をする方法

スプレッドシートでのナレッジ情報共有・収集は、以下のステップで実施します。

• STEP1:管理する項目の検討
• STEP2:フォーマットの作成
• STEP3:共有設定
• STEP4:ナレッジの蓄積・共有

それぞれのステップについて、詳しく解説します。

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STEP1:管理する項目の検討

まずは、スプレッドシートで管理するナレッジ一覧の管理項目を決定します。

スプレッドシートではフォーマットを自由に決定できるため、好きな項目の設定・管理が可能です。

しかし項目を多く設定すると、ナレッジの蓄積を面倒と感じる人が出てきて、情報収集に難航する可能性があります。

よって管理項目は、なるべくシンプルにするよう心がけましょう。

また、ナレッジ管理に必要とされる一般的な項目は、以下の通りです。

• 分類
• タイトル
• 詳細
• 記入者・記入日

ナレッジの分類やタイトル、詳細は、当該ナレッジの概要や内容を把握するうえで必要不可欠です。

記入者や記入日の項目は必須ではありませんが、管理することで誰がナレッジの記入をしたかや、情報の鮮度を判断することができるようになります。

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STEP2:フォーマットの作成

STEP1で管理する項目を決定したら、ナレッジ管理一覧のフォーマットを作成しましょう。

新しくスプレッドシートを作成し、管理項目を一行目に記載します。

続いて、記載した管理項目分の横軸と、任意の縦軸分で範囲選択し、「枠線」＞「すべての枠線」をクリックします。

すると、選択した部分に、格子状の枠線が引かれました。さらにヘッダーを見分けやすくするため、ヘッダー部分を選択し、「塗りつぶしの色」より任意の色を選択しましょう。

この操作でヘッダー部分が塗りつぶされます。また、フィルターも設定しておくことで、ナレッジ情報の検索やフィルタリングがしやすくなります。

以上で、スプレッドシートのナレッジ情報共有用フォーマットが作成できました。

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STEP3:共有設定

次に、スプレッドシートの共有設定を行います。

スプレッドシートを作成した時点では、自身のみが参照・変更が可能であり、複数人でナレッジ情報を共有・蓄積するためには共有設定を変更しなければなりません。

スプレッドシートの画面右上の「共有」ボタンをクリックします。

すると共有設定の画面が表示されますので、「一般的なアクセス」にて対象者を「リンクを知っている全員」に、役割を「編集者」に設定しましょう。

設定を変更したのち、完了ボタンを押下することで、共有設定の変更が完了します。

これでナレッジ情報を共有・収集する準備が整いました。

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STEP4:ナレッジを蓄積・共有する

最後に、作成したフォーマットを活用し、チームメンバー全員でナレッジを蓄積し、チーム全体で共有します。

当該スプレッドシートへのリンクをチームメンバー全員に周知し、各個人が持っているナレッジを記入してもらいましょう。

この際、どの程度の情報まで記載するかや、ナレッジを活用しやすくするための運用ルールを決定しておかなければなりません。

専門的な内容についてはナレッジの蓄積が必須ですが、電話のとり方や名刺交換の方法までナレッジとして蓄積すると、参照するケースが少ない情報であふれてしまい、必要な情報を探しにくくなる可能性があります。

よって、誰が何をするために必要なナレッジかについて、事前に定義することが大切です。

また、分類を各個人の判断で増やしてしまうと、適切な分類わけができず、分類項目を設置したメリットが薄まります。

運用開始時点では、分類をなるべく少なく設定し、増やす必要が出てきた場合はチームメンバー全員で検討しましょう。

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ナレッジ情報共有にスプレッドシートを活用するメリット

ここからは、ナレッジ情報共有にスプレッドシートを活用する、以下3つのメリットをご紹介します。

• メリット①：無料でナレッジ情報の共有・収集が可能
• メリット②：自動で作業履歴が保存される
• メリット③：複数のユーザーで同時に操作できる

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メリット①：無料でナレッジ情報の共有・収集が可能

メリットの一つ目は、無料でナレッジ情報の共有・収集が可能である点です。

Googleスプレッドシートは基本的に無料で使用できるため、導入コストやランニングコストが必要ありません。

一方で、ナレッジ情報共有の専用ツールを導入する際は、導入コストや月額費用、もしくはその両方が必要であることが一般的です。

スプレッドシートではこれらのコストがかからず、無料で手軽にナレッジ情報の共有が可能であるという点が、大きなメリットです。

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メリット②：自動で変更履歴が保存される

スプレッドシートは、自動で変更履歴が保存されます。

誰がいつ、どのような修正をしたかが明確に保存されることはもちろん、以前のバージョンへ復元することも可能です。

よって誰かが誤操作ですべてのデータを削除してしまったとしても、変更履歴からデータを復元することができます。

スプレッドシートの変更履歴を表示するには、画面上部の「履歴」アイコンをクリックします。

すると、下図のように変更履歴が表示されます。

もし以前のバージョンへ復元したい場合は、変更履歴から任意の日時のデータを選択し、画面上部に表示される「この版を復元」をクリックします。

すると、当該バージョンへデータを復元することが可能です。

このように、変更履歴が自動で保存されることや、任意のバージョンへの復元が容易であることも、スプレッドシートを利用するメリットの一つです。

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メリット③：複数のユーザーで同時に操作できる

スプレッドシートは、複数のユーザーで同時に操作可能です。

スプレッドシートとよく似ているエクセルでは、基本的に複数人での同時編集ができません。

なので、誰かがエクセルファイルを開いていると、そのユーザーがファイルを閉じるまで他のユーザーは編集ができなくなります。

ナレッジ情報共有のツールとしてエクセルを活用する場合、複数人で同時にナレッジの追加・変更ができないことがデメリットです。

一方でスプレッドシートでは、複数人で同時にデータの変更ができるため、待ち時間なくナレッジの追加ができ、業務を効率的に遂行できます。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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ナレッジ情報共有にスプレッドシートを活用する際の注意点

ナレッジ情報共有にスプレッドシートを活用する際は、以下のポイントに注意しましょう。

• 注意点①：インターネットにつながらないと利用できない
• 注意点②：ナレッジ情報を追加・変更した際に自動通知されない
• 注意点③：ナレッジの検索性が低い

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注意点①：インターネットにつながらないと利用できない

スプレッドシートは、ブラウザ上で利用する表計算アプリケーションであるため、基本的にインターネットに繋がらないと利用できません。

万が一通信障害が発生した際にナレッジの参照ができなくなるため、障害時にも参照しなければならない大切なナレッジは、別ツールで管理しておくことが必要です。

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注意点②：ナレッジ情報を追加・変更した際に自動通知されない

ナレッジを追加・変更した際は、チームメンバーにどのようなナレッジが追加されたかが通知されることが理想的です。

しかし、スプレッドシートにはそのような通知機能は無く、ナレッジを追加・変更した際は別途連絡が必要となります。

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注意点③：ナレッジの検索性が低い

スプレッドシートは、ナレッジの検索性が低いことにも注意が必要です。

スプレッドシートでは、通常のキーワード検索と、正規表現を使用した検索のみが可能です。

ナレッジの検索性は専用ツールに大きく劣るため、適切な分類わけをするなど、工夫が必要です。

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ナレッジ情報共有ができるスプレッドシートテンプレート

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スプレッドシートは無料でナレッジ管理ができる反面、ナレッジの検索性が低いことや、更新した情報が自動通知されない点がデメリットです。

ナレッジ共有の専用ツールを導入すれば、ナレッジの検索性が高く、メンバーにも更新内容が自動通知されるため、ナレッジ管理を効率化できます。

もし、ナレッジ管理の質を高めたい場合は、ナレッジ情報共有の専用ツール導入を検討しましょう。