社内Wikiの活用は、業務属人化の解消や業務平準化を実践するうえで必要不可欠です。しかし社内Wikiの専用ツール導入には、導入費や運用費などさまざまなコストが必要であるため、導入に踏み切れないという方も多いでしょう。そこでスプレッドシートを活用すれば、社内Wikiを無料で始められるほか、さまざまなメリットがあります。

今回の記事では、社内Wikiの概要からスプレッドシートを用いて作成する方法、メリット・デメリットを解説します。また、スプレッドシートを用いた無料の社内Wikiテンプレートも用意していますので、ぜひ参考にしてください。

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社内Wikiとは

そもそもWikiとは、複数のユーザーが共同で直接コンテンツを編集するシステム・ウェブサイトを指します。また社内Wikiは、従業員が持つナレッジやノウハウを一か所にストックし、関係者がいつでも参照できるようにするシステムです。社内Wikiは、主に業務属人化の解消や業務平準化を目的として導入されます。

近年、テレワークやフレックスタイムといったフレキシブルな業務体系が浸透し、業務をメインで実施する担当者が不在となるケースも増えているでしょう。

そんな中、社内WIkiを導入すれば、いつでも誰でも業務のナレッジ・ノウハウを参照可能です。これにより担当者が不在であっても、他の従業員が同品質の業務を遂行できるようになります。

少子高齢化により労働力人口の減少が予測されていることもあり、社内Wikiの導入はすべての企業において必要不可欠です。

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社内Wikiをスプレッドシートで作成する手順

当セクションでは、スプレッドシートを用いて無料で社内Wikiを作成する手順をご紹介します。

• ステップ①：管理項目の選定
• ステップ②：フォーマット作成
• ステップ③：共有設定にする

それぞれのステップについて詳しく解説します。

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ステップ①：管理項目の選定

まずは、社内Wikiで管理する項目を選定します。管理する項目は以下の6つがおすすめです。

1. No
2. 分類
3. タイトル
4. 詳細
5. 記入者
6. 記入日

管理項目を増やせば、ナレッジやノウハウは充実しますが、その分データの追加や修正・メンテナンスのハードルも上がります。

よって項目はなるべく少なく設定し、運用するようにしましょう。

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ステップ②：フォーマット作成

続いてスプレッドシートを用いて、社内Wikiのフォーマットを作成します。

まずはスプレッドシートを起動して、ステップ①で決定した項目をヘッダーとして、一行目に記載します。

そしてヘッダーを含めセルを範囲選択し、スプレッドシートの上部メニューより「罫線」＞「すべての枠線」をクリックします。

また、ヘッダーを識別するため一行目を範囲選択し、「塗りつぶしの色」から任意の色を選択します。

さらに、「フィルタを作成」を選択して、フィルタを設定しましょう。

以上で、一覧形式の社内Wikiフォーマットが完成しました。

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ステップ③：共有設定にする

社内Wikiを誰でも編集できるように、共有設定を実施しましょう。画面上部の「共有」ボタンをクリックします。

社内Wikiは誰でも編集できるシステムであるため、「リンクを知っている全員」を選択し、役割を「編集者」に設定します。

これで、このスプレッドシートのリンクを知る全員が、当該フォーマットを編集できるようになります。

社内Wikiスプレッドシートの作成は、以上で完了です。

フォーマットを作成したらチームメンバーに連絡し、各担当者が持っているナレッジを社内Wikiに追加してもらいましょう。

そして、何か運用に困った際はナレッジを参照するようにします。

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社内Wikiをスプレッドシートで作成するメリット4選

続いて、社内Wikiをスプレッドシートで作成するメリット4選をご紹介します。

• メリット①：テレワーク時や外出先でも参照・編集が容易
• メリット②：無料で社内WIkiを作成・運用できる
• メリット③：業務の効率化・標準化が可能
• メリット④：個人のノウハウやナレッジを蓄積できる

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メリット①：テレワーク時や外出先でも参照・編集が容易

Googleスプレッドシートは、インターネットを介してWebブラウザで利用する表計算ソフトです。

よく似ている表計算ソフトであるExcelのようにファイル管理ではなく、データがクラウドに保存されているため、場所を問わず利用できます。

そのため、テレワーク時や外出先でも参照・編集が容易であり、柔軟な働き方を推進可能です。

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メリット②：無料で社内WIkiを作成・運用できる

スプレッドシートは基本的に無料のツールであるため、無料で社内Wikiを作成し、運用できます。

専用ツールを導入すると、導入・運用コストが必要ですが、スプレッドシートではこれらのコストがかかりません。

社内Wikiの運用に際してコストが不要である点は、大きなメリットでしょう。

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メリット③：業務の効率化・標準化が可能

社内Wikiを導入することで、業務にかかわる情報を一元管理し、誰でもいつでも閲覧できるようになります。

もし、業務ノウハウやナレッジが蓄積できていなければ、担当者の不在時に対応ができません。これにより担当者が休みづらくなったり、業務過多に陥ったりするというデメリットがあります。

そこで社内Wikiを導入し、ナレッジを一元管理することで、いつでもだれでも当該業務を遂行できるようになります。

さらに、ナレッジに従って業務を遂行することで、メンバー全員が同一品質で業務を遂行可能です。

このように業務品質を統一でき、業務標準化が実現できる点が大きなメリットです。

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メリット④：個人のノウハウやナレッジを蓄積できる

社内Wikiを活用すると、個人のノウハウやナレッジを蓄積可能です。

特定の担当者しか実施できていない業務であっても、当該業務のノウハウやナレッジを蓄積することで、社員が退職しても業務を継続できます。

担当者が在籍中であっても、業務の属人化を防ぎ、業務の品質を向上させるうえで社内Wikiは非常に役立ちます。

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社内Wikiをスプレッドシートで作成するデメリット3選

一方で、社内Wikiでのスプレッドシート作成には、以下3つのデメリットがあります。

• デメリット①：編集権限の管理が煩雑
• デメリット②：ナレッジの蓄積に手間がかかる
• デメリット③：情報漏洩に繋がる恐れがある

スプレッドシートで社内Wikiを運用する際は、これらの点に注意しておきましょう。

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デメリット①：編集権限の管理が煩雑

スプレッドシートには、編集権限の管理が煩雑であるというデメリットがあります。

スプレッドシートの権限について閲覧者と編集者を選択可能ですが、ユーザーごとに設定しなければならないため、管理が煩雑です。

リンクを知る全員に編集者権限を与えると、編集権限の管理は不要ですが、意図しない社内Wikiの修正が行われる可能性がある点に注意しておきましょう。

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デメリット②：ナレッジの蓄積に手間がかかる

スプレッドシートは、ナレッジの自動収集機能が無いため、すべて手で社内Wikiへ記入していかなければなりません。

通常業務の合間に、ナレッジ・ノウハウを蓄積する必要があるため、非常に手間がかかります。

また、社内Wkiのスプレッドシートを同時に編集する際は、同じセルを編集しないよう注意が必要です。

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デメリット③：情報漏洩に繋がる恐れがある

スプレッドシートで社内Wikiを運用すると、情報漏洩に繋がる恐れがあります。

リンクを知る全員が閲覧・編集できる設定にすると、万が一URLが外部に知られた際に、誰でも参照できてしまいます。

そのため、情報が漏洩しないよう、細心の注意が必要です。

一方で制限付きに設定すると、一人ひとり権限付与が必要であるため、権限管理がさらに煩雑となります。

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社内Wikiが管理できるスプレッドシートテンプレート

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今回の記事では、スプレッドシートで社内Wikiを作成する方法や、メリット・デメリットを解説しました。スプレッドシートは無料で社内Wikiの管理・運用が可能ですが、編集権限の管理が煩雑であることや、情報漏洩につながる恐れがある点に注意が必要です。専用ツールを導入すれば、効率よく社内Wikiを蓄積できるほか、権限管理が容易であるため業務の効率化が可能です。特に、セキュリティ面の懸念を払拭したい場合は、専用ツールを導入してセキュアな社内Wikiの管理・運用を実現しましょう。