すべて
Teams
社内情報共有
タレマネ
人材育成
ツール導入ノウハウ
すべて
Teams
社内情報共有
タレマネ
人材育成
ツール導入ノウハウ
Excel
業務効率化

スプレッドシートを活用した人事データ可視化の方法とテンプレート

January 16, 2024

人事部門の管理業務効率化や組織再編をする際において、人事データを可視化して管理することが必要不可欠です。

今回の記事では、Googleスプレッドシートを用いて、人事データを可視化する方法を解説します。

スプレッドシートの無料テンプレートもご用意していますので、ぜひ参考にしてください。

人事データとは従業員に関する様々な情報のこと

まずは人事データの概要や管理すべき項目、可視化の重要性について、確認していきましょう。

人事データとは、従業員に関する様々な情報を指します。

具体的には、従業員の基本情報(氏名や性別など)をはじめ、職歴や資格・スキルなどが該当します。

従業員の基本情報のみを人事データと呼称するケースもありますが、スキル等を含むことが一般的です。

企業が人事データを適切に管理することで、必要なタイミングで迅速に閲覧ができることはもちろん、各部門間での資格・スキルの情報共有やデータ分析など、さまざまな業務に活用可能となります。

人事データの管理に必要な項目

人事データを管理する際に必要な項目は、おおまかに以下の4つです。

  • 基本情報
  • 役職・所属
  • 資格・スキル
  • 人事評価

これらの項目について、詳細を解説します。

基本情報

人事データにおける基本情報とは、社員番号や氏名、性別など、基本的に入社時から変更する頻度が少ない情報を指します。

具体的には以下のような情報が該当します。

  • 社員番号
  • 氏名
  • 性別
  • 生年月日
  • 連絡先
  • 入社日
  • 社員区分(正社員や派遣社員など)

結婚を期に氏名が変わることや、社員区分が派遣社員から正社員になることはありますが、これらも基本情報に含めるケースが大半です。

役職・所属

役職や所属、各社員の階級なども、人事データに含まれます。

基本的に最新の役職や所属が管理され、それまでの履歴データは別のデータベースで管理されることが一般的です。

もし昇進や昇級があった場合、人事データを合わせて迅速に変更することが求められます。

資格・スキル

各従業員が持つ簿記や社会保険労務士などの資格や、業務上のスキルも管理対象です。

個人の資格やスキルを管理しておくことで、事業計画や人員配置、組織再編を行う際において、迅速な意思決定が可能となります。

人事評価

人事評価とは、半年や一年など、一定期間における従業員の実績に対する評価を指します。

人事評価を適切に管理し、報酬に反映することで、従業員のエンゲージメント向上に寄与します。

人事データ可視化の重要性

人事データを可視化して管理することは、企業経営を円滑にするうえで必要不可欠です。

例えば基本情報や役職・所属を管理することで、必要なときに必要な情報を取得できるようになります。

また、資格やスキルなど個人の特性を管理しておけば、事業計画の立案時や組織再編時において、迅速な意思決定が可能となります。

さらに、人事評価を管理することで、昇進・昇給のための客観的なデータとして、活用可能です。

このように、人事データを適切に管理することは、企業にとって非常に重要です。

人事データ可視化のメリット

人事データを可視化するメリットは、以下の4点です。

  • 従業員のエンゲージメント向上
  • 事業計画への活用
  • 従業員の育成計画への活用

それぞれのポイントについて、詳しく解説します。

従業員のエンゲージメント向上

従業員の評価を正しく可視化して管理し、成果や報酬に反映することで、従業員のエンゲージメントが向上します。

これにより社員の離職防止にも繋がります。

事業計画への活用

人事データを可視化して管理することで、人事戦略や組織再編時にデータを迅速に活用することが可能です。

また、自社に足りないスキルも見える化できるため、採用活動の見直しにも活用できます。

従業員の育成計画への活用

従業員ごとのスキルや資格を可視化して管理することで、不足しているスキルを見える化できます。

このデータをもとに、研修やセミナーの設定など、従業員の育成計画に活用可能です。


※researcHR(リサーチャー)は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。


スプレッドシートで人事データを可視化・分析する方法

最後に、スプレッドシートで人事データを可視化・分析する方法について、3ステップで解説します。

  • ステップ①:一覧表のフォーマット作成
  • ステップ②:データ入力
  • ステップ③:運用・分析

各ステップについて、実際の画面を用いて詳しく解説します。

ステップ①:一覧表のフォーマット作成

まずは、人事データを可視化する一覧表のフォーマット作成が必要です。

新しくスプレッドシートを作成し、名前を付けて保存しましょう。

人事データとして管理する項目を決定し、当該項目を一行目に列挙していきます。基本情報や役職・所属の管理はもちろん、スキルや評価情報も記載しておきましょう。

組織として管理したいスキルが多い場合、その分横軸が多くなり、データが参照しづらくなります。

一枚のシートですべてのデータを管理する場合は、企業として本当に必要なスキルのみに絞り、項目を記載しましょう。

続いて、罫線を設定するため、画面上部のツールバーから「罫線」>「すべての枠線」を選択します。

すると枠線が引かれました。

以上の操作で最低限のフォーマットが作成できましたが、人事データをより一層活用するため、検索性を高めましょう。

ヘッダー行を選択し、ツールバーから「フィルター」マークをクリックします。

これでフィルターが設定され、データの検索性が向上しました。

続いて、「表示」タブより「固定」>「1行」を選択します。

当該操作でヘッダー行が固定され、画面を下にスクロールしてもヘッダー行が残るようになりました。

以上で、人事データを可視化・分析する準備は完了です。

ステップ②:データ入力

続いて、実際に現在時点の人事データについて、作成したフォーマットへ入力していきます。

資格やスキルについては、当該スキルを所持している場合に「1」などのフラグを設定します。

また、社員の入退社や組織再編時、人事評価の変更等があれば、その都度データを編集することが求められます。

情報の変更から時間が空くと、人事データと実際の情報に齟齬が発生するため、迅速なデータ変更を心がけましょう。

ステップ③:運用・分析

スプレッドシートで可視化した人事データは、さまざまな分析が可能です。まずはデータのフィルタリング機能を活用してみましょう。

項目ごとの右端にある「フィルタ」マークをクリックすることで、さまざまな条件でデータをフィルタリングすることが可能です。

例えば「性別」の項目で「女性」のチェックを外し、「OK」ボタンを押下してみます。

すると、人事データのうち性別が「男性」のデータのみにフィルタリングされました。

続いて、ピボットテーブルを用いると、データの集計や分析が容易となります。

ピボットテーブルとは、特定のデータをもとにさまざまな集計を行ったり、分析したりできる機能です。

集計対象とする人事データを範囲選択し、「挿入」タブ>「ピボットテーブル」をクリックします。

「ピボットテーブルの作成」ウィザードが表示されるため、ピボットテーブルの挿入先を選択し、「作成」をクリックしましょう。

すると、ピボットテーブルが作成されます。

ピボットテーブルは、行データや列データを指定し、そのデータに対してどの値で集計・分析を行うかを設定します。

データの指定は項目ごとの右側にある「追加」ボタンをクリックして実施します。ここでは「行」で「性別」を選択してみましょう。

すると、行に性別が設定されました。

同様の方法で「列」と「値」を設定してみましょう。

例えば、「列」と「値」それぞれに「役職」を設定することで、性別ごとの役職の人数を算出できます。

また、行のみの指定も可能であり、「行」と「値」に同じデータを設定すれば、当該項目の人数集計が可能です。

他にも、「行」と「値」に「スキル」、「列」に「性別」を指定することで、男女別スキルの保有数も算出できます。

【Excelの運用に限界を感じ始めている方向け】
Teamsを活用して業務の負荷を削減する方法・事例集

Excelでの運用に限界を感じている方はこちらもぜひダウンロードしてご覧ください。

(DL無料)Teamsを活用した「脱Excel」事例集~Excel業務の負荷を削減する方法~

人事データの可視化ができるスプレッドシートテンプレート

スプレッドシートは無料で人事データの可視化ができる反面、スキル・資格など個人が複数持つデータの管理が困難であることや、データの検索性が低いことがデメリットです。

ナレッジ共有の専用ツールである「researcHR(リサーチャー)」を導入すれば、チームの「誰が何を知っているか」を共有でき、組織全体のパフォーマンスを最大化できます。

もし、人事データを有効活用したい場合は、ナレッジ共有ツールの導入を検討しましょう。


本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。

【Teamsに追加して使える】
社内ナレッジ共有ツール
researcHR(リサーチャー)
チームの「誰が・何を知ってるか」を集約・共有

✅ナレッジ共有、属人化の解消
社内問い合わせの効率化
新人・異動者のフォローアップ
にお困りの際はぜひご相談ください。

researcHR(リサーチャー)について無料デモを見る

また、KBE(株)では、Teamsの運用・利活用コンサルティングを行っております。
企業やチームに最適のTeams運用方法を設計します。初回のご相談無料ですので、ぜひ一度お試しください。

Teams運用・利活用コンサルティングについて

◆Teams活用お役立ち資料集(無料配布中)

◆関連する記事

◆【マネージャー向け】Teamsお役立ち資料(※無料配布中)

KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業のTeamsアプリ活用事例をお伝えします。

◆Teamsの基本ガイド

Teams/Slack活用事例

KBE株式会社では、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供しています。(Microsoft公式ソリューション、日経新聞に掲載)

その過程で蓄積された様々な企業のTeams/Slack運用事例をお伝えします。

資料請求(無料)

Teams/Slack+AI活用事例集

Teams/Slack利用企業の「活用事例集」を無料でご提供いたします。

無料ダウンロード

コンディション
分析・レポート サービス

researcHRは、Teamsに追加するだけで、
メンバーの「誰が・何を知っているか」を自動で収集し、
回答をAIが自動でポジティブ・ネガティブチェックすることで、自然なデータを算出。

さらに、算出されたデータから「要注視」ポイントをレポートでお渡しします。

サービスページ

新着コラム

Teams運用ガイドライン
作成サービス

Teams運用・利活用
コンサルティング

Teams運用・利活用コンサルティングでは、
researcHRを提供する過程で蓄積された様々な企業のTeams活用事例をお伝えします。
また、導入前段階における「Teamsの基本的な使い方」「活用方法」への支援実績も多く、企業やチームに最適の運用方法を設計します。
初回のご相談無料ですので、ぜひ一度お試しください。

お問い合わせサービス詳細

Teams/Slack活用事例

Teams/Slack利用企業の「活用事例集」を無料でご提供いたします。

Teamsを活用した
マネジメント事例集

資料請求(無料)

Slackを活用した
マネジメント事例集

資料請求(無料)
ブログ トップページ

researcHR(リサーチャー)

Teams/Slackに追加するだけで
「誰が・何を知っているか」を集約・共有する人事AIアシスタント

Teamsアプリを活用した
「誰が何を知っているか」の集約・共有 事例集

※Teamsアプリを活用したノウフーの事例を、
わかりやすくご紹介します。

資料をメールで受け取る
Copyright © 2020 researcHR. All rights reserved.
Teamsアプリを活用したマネジメント事例集

“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse tincidunt sagittis eros. Quisque quis euismod lorem.”

Author Name

Co-Founder and CEO of Company

お役立ち資料(無料配布中)

お役立ち資料(無料配布中)

Teams/Slackを活用事例集
マネジメントプラン紹介資料
ダウンロード
Teams/Slackを活用した
マネジメントTIPS集

Teamsアプリを活用したマネジメント事例集

KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したマネジメントの事例やTIPS」をお伝えします。

「マネジメント」お役立ち資料一覧

「researcHR」サービス紹介資料

「マネジメント」お役立ち資料一覧

「researcHR」サービス紹介資料

Teamsに追加して使える

ナレッジ共有ツール researcHR(リサーチャー)

researcHRをTeams/Slackに追加するだけで、AIがメンバーの状況を収集するため、業務の状況やナレッジが自動で蓄積されます。

既存のナレッジ共有ツールやシステムで、「ログインされない」「データ入力/更新されない」「検索・活用できない」といった悩みを抱える方は、ぜひお問い合わせください。

researcHRについての資料をメールで受け取るTeams/Slackを活用事例集
マネジメントプラン紹介資料
ダウンロード
Teams/Slackを活用した
マネジメントTIPS集

researcHRのパッケージ一覧

若手・異動者 オンボーディング

新入社員や異動者の受け入れ、早期戦力化なら。週報やメンター制度の置き換えにも

問い合わせ管理

社内問い合わせの一元管理、効率化なら。履歴データを蓄積してナレッジ化、属人化解消にも

営業力強化

営業事例、提案資料等の集約なら。若手-ベテラン間、拠点間の格差解消にも

工数管理

工数管理・見える化なら。週報やExcelの集計、BIツールからの置き換えにも

Teamsに追加して使える

ナレッジ共有ツール
researcHR(リサーチャー)

✅ナレッジ共有、属人化の解消
社内問い合わせの効率化
新人・異動者のフォローアップ
にお困りの際はぜひご相談ください。

researcHRをTeams/Slackに追加するだけで、AIがメンバーの状況を収集するため、業務の状況やナレッジが自動で蓄積されます。

既存のナレッジ共有ツールやシステムで、「ログインされない」「データ入力/更新されない」「検索・活用できない」といった悩みを抱える方は、ぜひお問い合わせください。

researcHRについての資料をメールで受け取るTeams/Slackを活用事例集
マネジメントプラン紹介資料
ダウンロード
Teams/Slackを活用した
マネジメントTIPS集

※KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、
様々な企業のTeams/Slack運用事例をお伝えします。

【すぐわかるresearcHR資料セット】
※researcHRをはじめて知っていただく方に向けて、わかりやすく基本機能や活用シーンをご紹介します。