人事部門の管理業務効率化や組織再編をする際において、人事データを可視化して管理することが必要不可欠です。

今回の記事では、Googleスプレッドシートを用いて、人事データを可視化する方法を解説します。

スプレッドシートの無料テンプレートもご用意していますので、ぜひ参考にしてください。

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人事データとは従業員に関する様々な情報のこと

まずは人事データの概要や管理すべき項目、可視化の重要性について、確認していきましょう。

人事データとは、従業員に関する様々な情報を指します。

具体的には、従業員の基本情報（氏名や性別など）をはじめ、職歴や資格・スキルなどが該当します。

従業員の基本情報のみを人事データと呼称するケースもありますが、スキル等を含むことが一般的です。

企業が人事データを適切に管理することで、必要なタイミングで迅速に閲覧ができることはもちろん、各部門間での資格・スキルの情報共有やデータ分析など、さまざまな業務に活用可能となります。

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人事データの管理に必要な項目

人事データを管理する際に必要な項目は、おおまかに以下の4つです。

• 基本情報
• 役職・所属
• 資格・スキル
• 人事評価

これらの項目について、詳細を解説します。

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基本情報

人事データにおける基本情報とは、社員番号や氏名、性別など、基本的に入社時から変更する頻度が少ない情報を指します。

具体的には以下のような情報が該当します。

• 社員番号
• 氏名
• 性別
• 生年月日
• 連絡先
• 入社日
• 社員区分（正社員や派遣社員など）

結婚を期に氏名が変わることや、社員区分が派遣社員から正社員になることはありますが、これらも基本情報に含めるケースが大半です。

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役職・所属

役職や所属、各社員の階級なども、人事データに含まれます。

基本的に最新の役職や所属が管理され、それまでの履歴データは別のデータベースで管理されることが一般的です。

もし昇進や昇級があった場合、人事データを合わせて迅速に変更することが求められます。

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資格・スキル

各従業員が持つ簿記や社会保険労務士などの資格や、業務上のスキルも管理対象です。

個人の資格やスキルを管理しておくことで、事業計画や人員配置、組織再編を行う際において、迅速な意思決定が可能となります。

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人事評価

人事評価とは、半年や一年など、一定期間における従業員の実績に対する評価を指します。

人事評価を適切に管理し、報酬に反映することで、従業員のエンゲージメント向上に寄与します。

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人事データ可視化の重要性

人事データを可視化して管理することは、企業経営を円滑にするうえで必要不可欠です。

例えば基本情報や役職・所属を管理することで、必要なときに必要な情報を取得できるようになります。

また、資格やスキルなど個人の特性を管理しておけば、事業計画の立案時や組織再編時において、迅速な意思決定が可能となります。

さらに、人事評価を管理することで、昇進・昇給のための客観的なデータとして、活用可能です。

このように、人事データを適切に管理することは、企業にとって非常に重要です。

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人事データ可視化のメリット

人事データを可視化するメリットは、以下の4点です。

• 従業員のエンゲージメント向上
• 事業計画への活用
• 従業員の育成計画への活用

それぞれのポイントについて、詳しく解説します。

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従業員のエンゲージメント向上

従業員の評価を正しく可視化して管理し、成果や報酬に反映することで、従業員のエンゲージメントが向上します。

これにより社員の離職防止にも繋がります。

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事業計画への活用

人事データを可視化して管理することで、人事戦略や組織再編時にデータを迅速に活用することが可能です。

また、自社に足りないスキルも見える化できるため、採用活動の見直しにも活用できます。

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従業員の育成計画への活用

従業員ごとのスキルや資格を可視化して管理することで、不足しているスキルを見える化できます。

このデータをもとに、研修やセミナーの設定など、従業員の育成計画に活用可能です。

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スプレッドシートで人事データを可視化・分析する方法

最後に、スプレッドシートで人事データを可視化・分析する方法について、3ステップで解説します。

• ステップ①：一覧表のフォーマット作成
• ステップ②：データ入力
• ステップ③：運用・分析

各ステップについて、実際の画面を用いて詳しく解説します。

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ステップ①：一覧表のフォーマット作成

まずは、人事データを可視化する一覧表のフォーマット作成が必要です。

新しくスプレッドシートを作成し、名前を付けて保存しましょう。

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人事データとして管理する項目を決定し、当該項目を一行目に列挙していきます。基本情報や役職・所属の管理はもちろん、スキルや評価情報も記載しておきましょう。

組織として管理したいスキルが多い場合、その分横軸が多くなり、データが参照しづらくなります。

一枚のシートですべてのデータを管理する場合は、企業として本当に必要なスキルのみに絞り、項目を記載しましょう。

続いて、罫線を設定するため、画面上部のツールバーから「罫線」＞「すべての枠線」を選択します。

すると枠線が引かれました。

以上の操作で最低限のフォーマットが作成できましたが、人事データをより一層活用するため、検索性を高めましょう。

ヘッダー行を選択し、ツールバーから「フィルター」マークをクリックします。

これでフィルターが設定され、データの検索性が向上しました。

続いて、「表示」タブより「固定」＞「1行」を選択します。

当該操作でヘッダー行が固定され、画面を下にスクロールしてもヘッダー行が残るようになりました。

以上で、人事データを可視化・分析する準備は完了です。

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ステップ②：データ入力

続いて、実際に現在時点の人事データについて、作成したフォーマットへ入力していきます。

資格やスキルについては、当該スキルを所持している場合に「1」などのフラグを設定します。

また、社員の入退社や組織再編時、人事評価の変更等があれば、その都度データを編集することが求められます。

情報の変更から時間が空くと、人事データと実際の情報に齟齬が発生するため、迅速なデータ変更を心がけましょう。

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ステップ③：運用・分析

スプレッドシートで可視化した人事データは、さまざまな分析が可能です。まずはデータのフィルタリング機能を活用してみましょう。

項目ごとの右端にある「フィルタ」マークをクリックすることで、さまざまな条件でデータをフィルタリングすることが可能です。

例えば「性別」の項目で「女性」のチェックを外し、「OK」ボタンを押下してみます。

すると、人事データのうち性別が「男性」のデータのみにフィルタリングされました。

続いて、ピボットテーブルを用いると、データの集計や分析が容易となります。

ピボットテーブルとは、特定のデータをもとにさまざまな集計を行ったり、分析したりできる機能です。

集計対象とする人事データを範囲選択し、「挿入」タブ＞「ピボットテーブル」をクリックします。

「ピボットテーブルの作成」ウィザードが表示されるため、ピボットテーブルの挿入先を選択し、「作成」をクリックしましょう。

すると、ピボットテーブルが作成されます。

ピボットテーブルは、行データや列データを指定し、そのデータに対してどの値で集計・分析を行うかを設定します。

データの指定は項目ごとの右側にある「追加」ボタンをクリックして実施します。ここでは「行」で「性別」を選択してみましょう。

すると、行に性別が設定されました。

同様の方法で「列」と「値」を設定してみましょう。

例えば、「列」と「値」それぞれに「役職」を設定することで、性別ごとの役職の人数を算出できます。

また、行のみの指定も可能であり、「行」と「値」に同じデータを設定すれば、当該項目の人数集計が可能です。

他にも、「行」と「値」に「スキル」、「列」に「性別」を指定することで、男女別スキルの保有数も算出できます。

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