人事システム・ツールは大きく「労務、勤怠管理」「人材、人事管理」「採用、退職管理」に分類される

皆様の会社ではどのように人事管理をしていますか？多くの社員の方はあまり意識することはないと思いますが、本稿を読まれている方は人事業務に携わる方が多いと思いますので、どのような管理をしているかご存知の方も多いと思います。会社が小さいうちは大掛かりなシステムは必要なく、エクセルと経営陣の個人的な人脈で対応可能だと思いますが、社員数も多くなり、管理が大変になると必ずしもそれだけでは対応できません。より効率的な管理方法が必要になる中でツールの導入も対応策の一つです。

人事システム・ツールとは、「社員の人事情報を一元管理し、人事業務全体を総括的にコントロールするためのツール」です。人事システムにも様々な種類がありますが、ここでご紹介する人事システムは全体をコントロールするベースとなるシステムです。

人事システムでは大きく以下のような機能を提供します。

1.労務、勤怠管理
2.人材、人事管理
3.採用、退職管理

また、ツールによってはその他のツールと連携することができます。SlackなどのコミュニケーションツールやGoogleカレンダーなどの汎用的なツールまで様々なツールと連携して利用することができます。以降でご紹介しますが、導入を検討する際には連携する先のツールも含めて検討項目に入れましょう。

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人事システム・ツールが再度注目される背景

人事システムは実は古くからあるツールです。現在のようにクラウド上で利用するSaaSだけでなく、PCや自社のサーバーにインストールして使うオンプレミス型のサーバーでも利用されてきました。大企業ともなると従業員の数は数万から数十万人ともなるため、システムがなければ対応できません。そのため、古くは1980年代から利用され、90年代に入り、Windowsが普及するとさらに広範囲に利用されるようになりました。2010年代以降はクラウドタイプのツールが登場し、より安価かつ使いやすくなりました。

そして2020年になりコロナ禍によってテレワークが普及すると実際の人の目で見れる範囲が狭くなり、PCのログなどよりシステマティックに人事情報を管理する必要が出てきました。勤怠などの基本的な管理はもちろんのこと、昇給や昇格などのより緻密な管理が必要となる業務においても、従来であれば直接会話して相手に伝えることで、厳しいFBをする際にもメンバーの様子を見ながら言葉を選び、会話のなかで相手を諭しながら話すことができました。ですが、オンラインではそれも難しく、感情に配慮した会話も重要ですが、より事実に基づいたロジックで語る必要が出てきました。

こうした背景により、従来は人事部が効率的に管理するためだけに使われてきた人事システムは、より多くの管理職を巻き込み、会社全体で効果的な人事を行うためのシステムへと変化していきました。

ここからは実際にツールを選択する際のポイントについてご紹介します。導入を想定されるご自身の会社や事業部、部署を想像しながらお読みください。

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人事システム・ツール選びのポイント①人事システムを導入したい業務と機能はマッチしているか？

まず最初に人事システムを導入する業務の範囲を確認しましょう。前述の通り人事システムはそれ自体が非常に多機能であることに加えて、その他のツールと連携して使うことを想定して作られていることがほとんどです。全ての機能の選択肢を使い切ろうとするとかえって煩雑になってしまうため、まずはシステムを導入したい業務範囲を決めましょう。とはいえ、提供されていない機能を頑張って見極めても意味がないので、提供される代表的な機能に沿って考えていきましょう。

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労務・勤怠管理機能

まずは最も基本的で人事システムとしてもベースになる労務、勤怠管理について見ていきましょう。会社が小さくとも最低限必要となる機能です。労務管理は会社として社員を管理する基本方針から具体的な日々の管理まで薄く広く対象となる業務です。

まずは経営陣と基本的な方針について確認し、会社としてどのように社員を扱うか、重視することは何か、具体的にどのように管理していくかを確認し、具体策に落とし込みましょう。既に通常業務として運営している会社も多いと思いますので、その場合には自社がどのように行っているか改めて棚卸するところから始めましょう。自社の労務管理業務範囲を確定したら、システム化の対象としたい範囲を決定します。

なお、勤怠管理はそれ用の専門システムがあり、また、給与計算などは別途経理システムが存在しますので、合わせて確認することをお勧めします。一般的に労務管理として必要な機能はどの人事システムでも提供されていますが、36協定などの法律やフレックスタイムなどの従来にはない制度に対応しているかどうかは利害がありますので、自社にこれらが必要であるかどうかを見極めておきましょう。

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人材管理、人事評価機能

次は人材管理、人事評価について見ていきましょう。タレント(才能)マネジメントという手法、ツールも存在することからわかる通り、人材のポテンシャルと現在のパフォーマンスを評価し、人事評価に反映させることを目的とします。そのためその他の機能と比較して、現場マネージャーとの協力を広く行う必要があります。まずは自社の人材管理において重視するポイントを確認しましょう。例えば、、

・スキルとして重視する項目の棚卸(TOEIC点数、各種資格、社内検定など)
・職務経歴の中で重視する項目(マネージャー職になるには営業、海外経験必須など)
・対人関係スキルとして重視する項目(360度評価の結果など)

以上の重視する項目は自社のビジネスモデルや各職能の職務要件定義によって決まりますので、それぞれの事業部や部署ごとに設定する必要があります。また、評価の仕方に関してもまずは現状どのように評価しているか棚卸した上で会社全体としてどのように扱うか設定する必要があります。ある程度の規模の会社であれば既に人事評価の仕方も制度化されていると思いますので、棚卸しというほどのことが必要かと疑問に思われるかもしれませんが、人事評価の仕方は人数が増えるほど現場にまかせざるおえない業務でもあり、職場ごとのローカルルールができがちです。こうしたローカルなやり方がある中でシステムを導入すると、自分の職場で対応できないなど反発の温床になりますので、できるだけ最初にしっかり明らかにしておきましょう、

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採用、退職管理機能

次は採用、退職管理機能です。こういう場合、一般的に採用管理のみが議論されることが多いのですが、退職まで含めて管理していきます。

近年は自社で管理しているツールだけではなく、SaaS型のツールを業務でも広く利用しているケースが多いと思います。退職した際にアカウントを消し忘れたり、データを残したままにしていると、自社の秘密情報が流出したり、無駄にアカウントの費用を祓い続けたりするなどトラブルの元になります。採用業務に関しては、自社の採用プロセスを明確にしておきましょう。

多くの場合、各職場からの要請に対してどのような人を何名程度採用するかが決まると思いますが、新卒を採用するケースと、キャリア採用を行うケースで大きく違いがあります。新卒採用の場合、対象者の10年以上先を考えてポテンシャル採用を行う必要がありますので、人材の質を見極めるプロセスもその人の性格や学生時代の実績など必ずしも現在の職務やビジネスモデルとは関係ない項目を審査する必要があります。

その他、プロセスも面接官のやや主観的な評価が入りますが、こうした評価は現在AI化が進んでおり、ナレッジとして蓄積されつつあるため、できるだけ多くデータを収集、分析に回せるようにSPIなど定性的なテストも利用することを考慮してでプロセスを構築していきましょう。逆にキャリア採用の場合は直接的に対象業務でパフォーマンスが出せるかどうかが重要になりますので、職場マネージャーと共に職務要件定義から始めることになります。この場合はシステムでも職務要件をインプットできることが重要です。こうした下準備をした上で、採用は履歴書確認から内定通知まで通常いくつかのプロセスに別れて進めることになりますので、五コマで進んだかステータスを確認できるようにするなど、人事システムとしてほしい部分をまとめていきましょう。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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人事システム・ツール選びのポイント②ユーザーインターフェースは使いやすいか？サポートはあるか？

次はシステムとしての使いやすさを確認しましょう。前述の通り複数の職能、職責の多数のメンバーに使ってもらう必要があります。さまざまな人が利用する場合、最も不慣れなメンバーにでも使いやすいシステムを提供する必要があります。具体的には、人事評価に利用するための自己評価を新人が入力する場合や、ベテランメンバーが日々の勤怠情報を入力する場合など、利用する機能も多様になりますので、特に以下のポイントを確認しましょう。

・直感的に利用しやすい画面になっているか？
・機能間で使いやすさに差はないか？

　→　多機能なツールのため使いやすさに差があると使いづらく感じます。

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・業務の全体像を理解していなくても利用できるか？

　→　全員が全ての業務を実施するわけではなく、個人が利用するのは細切れの機能です。全体像を理解しなくても使いやすいか確認しましょう。

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人事システム・ツール選びのポイント③アクセス管理、セキュリティ管理はしっかりしているか？

最後に、アクセス権限とセキュリティについて確認しましょう。複数の種類の職場、多数のメンバーにアカウントを付与することになりますので、権限もかなり複雑になるケースが多いです。付与する権限を間違えてしまうと、見えてはいけない情報が見えてしまうなど問題になるケースが多いので、扱いやうさも含めてアカウント管理がしっかりできるかどうか確認しましょう。また、人事情報は社員の個人情報を含めて管理します。利用するツールがシステム的にセキュアかどうかだけでなく、オペレーションも適切にんされているか確認しましょう。

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いかがでしたでしょうか？人事システムは会社の根幹となる基幹システムです。導入は慎重に行いましょう。