企業が適切な意思決定をおこなうためには、現状の経営状況や組織のケイパビリティを認識して、実情に合った計画・戦略の策定をしていく必要があります。

しかし、組織が拡大するなかで経営状況や組織のケイパビリティが把握しづらくなり、課題を感じる経営者も少なくありません。

今回の記事では、経営状況や組織のケイパビリティを可視化するためのポイントやステップについて紹介します。組織が急成長するなかで適切な意思決定を行うために、ぜひ実践してください。

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経営状況(組織のケイパビリティ)の可視化の重要性

企業経営を円滑に進めるうえで、経営状況や組織のケイパビリティは正確に把握する必要があります。

現状の経営状況と組織のケイパビリティが明らかになっていなければ、たとえば次の論点において適切な意思決定が困難です。

• 現在の企業経営における課題抽出
• 今後の事業計画の策定
• 組織体制の変更

また、現場では人事評価において重要な役割を果たします。経営状況や組織のケイパビリティが把握できなければ、個々の従業員の仕事がどのように企業に寄与しているのか評価できません。公平な人事評価においても、経営状況や組織のケイパビリティの可視化が有効なのです。

経営状況を簡単に可視化できる体制が整っていれば、経営判断や人事評価などにおいてデータ収集・分析の労力が軽減し、スピーディで正確な意思決定が可能です。

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経営状況（組織のケイパビリティ）を可視化する方法

経営状況（組織のケイパビリティ）の可視化を実現するためのポイントは次の通りです。

• 組織の業務プロセスと担当部署の明確化
• 経営状況の把握に必要な情報の可視化
• 収集したデータの分析やレポート作成機能
• 適切なツールの導入

それぞれのポイントについて詳しく紹介します。

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組織の業務プロセスと担当部署の明確化

まず、組織の業務プロセスと担当部署を整理します。経営状況を把握するためには、予算・実績管理やKPIの達成状況を認識しなければなりません。また、それぞれの組織がKPI達成に果たす役割も明確化する必要があります。

その土台として、部署が組織のどの業務プロセスにどのような役割を果たしているのかを明確化する必要があります。業務プロセスと担当部署を明確にしておけば、目標達成を踏まえた組織の公平な評価や、課題のあるプロセス・部署の把握が可能です。

組織が拡大するなかで、業務プロセス・担当部署それぞれが企業経営に果たす役割が不明瞭になる企業は少なくありません。まずは、業務プロセスと担当部署を整理しましょう。

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経営状況の把握に必要な情報の可視化

経営状況に必要な一連の情報を可視化する必要があります。たとえば、次の様な情報です。

• 財務状況
• KPIの達成状況
• プロジェクトの実施状況や進行状況
• 予算・目標と実績管理

組織全体の状況だけでなく、業務プロセスごと・部署ごとの状況に要因分解できる仕組みになっているのが望ましいといえます。そうすれば、各業務プロセスや部署の状況や組織のKPIおよび目標達成に対する役割が把握できます。

部署ごとの実績は人事評価やリソースの過不足の把握にも役立つでしょう。必要なデータが自動集計されて、各情報はグラフや図などで視覚的にわかりやすい状態で出力される仕組みがあると望ましいといえます。

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収集したデータの分析やレポート作成機能

経営状況に関するさまざまなデータの分析や、レポート作成を行う機能が必要です。たとえ普段から情報を可視化していても、状況に応じて追加の分析や、経営会議において分析結果の報告が必要なケースは少なくありません。

必要な分析を行いレポートとして抽出する機能があれば、企業の経営状況や組織のケイパビリティを深く把握し、さらに関係者への情報共有が容易になります。

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適切なツールの導入

ここまで紹介した、可視化に必要なアクションを充足するツールを導入しましょう。小規模な組織であればエクセルによる、情報管理も不可能ではありません。

しかし、経営状況の把握に課題を感じる企業の多くは組織が拡大した企業です。規模が大きな企業は、経営状況を自動で可視化するツールを導入するのが望ましいといえます。現在では便利な経営管理ツールが多数リリースされているので、自社のニーズや組織規模にあったものを導入しましょう。

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経営状況（組織のケイパビリティ）の可視化ステップ

経営状況や組織のケイパビリティの可視化は、適切な順序で取り組んで行く必要があります。具体的には次の様なプロセスで進めましょう。

1. 経営目標やKPIを定義
2. 部署ごとの目標決定
3. データ収集と整理の方法を検討
4. 情報の出力方法の定義
5. 得た情報を有効活用

それぞれのステップについて紹介していきます。

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1.経営目標やKPIを定義

第一に現状を踏まえた経営目標と、目標を達成するためのKPIを定義します。KPIは組織全体や各部署の評価において基準となるものなので、あらかじめ設定しておかなければなりません。KPIを全て達成すれば、企業の目標も充足されるようにKPIの項目や目標値を工夫しましょう。

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2.部署ごとの目標決定

企業全体のKPIをもとに、部署ごと・業務プロセスごとの目標設定を進めます。部署や業務プロセスを評価したり、課題を洗い出したりするうえでは、目標の達成度合いが有効な情報となります。

KPIの達成に大きな貢献を果たす部署、実は余剰な業務プロセスなどが明確になります。また、目標に対する進捗が遅い部署を可視化し、課題の分析や解決策の検討が可能です。

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3.データ収集と整理の方法を検討

経営状況や組織のケイパビリティを把握する上で必要な情報・データの収集方法を明確にしましょう。まず、経営状況や組織のケイパビリティの把握に必要なデータ・情報を整理します。

そのうえで、各データを過不足なく正確に収集する方法を検討してください。データ収集に手作業が入るとミス・現場の負担増大の原因となります。ツールを導入して、仕事を進める中で自動的にデータが記録される仕組みを作りましょう。

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4.情報の出力方法の定義

経営状況（組織のケイパビリティ）に関する情報をどのような図表・レポートで出力するかは明確に定義しておきましょう。経営状況（組織のケイパビリティ）が可視化されれば、その後は継続的にモニタリングすることになります。また、経営会議で情報共有したり、人事評価の素材となったりします。

出力される内容に毎回バラツキがあれば、正確な状況把握や評価が困難です。将来担当者が変わったときに、出力された情報の把握に揺らぎが生じる恐れもあるでしょう。出力方法を定義すれば、長期にわたり経営状況に関する情報を有効活用できます。

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5.得た情報を有効活用

経営状況（組織のケイパビリティ）に関する情報の活用方法まで決めておけば、情報の可視化の効果が一段と高まります。

大きな組織になると情報の可視化にも手間がかかるため、いつのまにか可視化することが目的化しがちです。迅速で正確な経営判断をするのが可視化の本来の目的なので、情報をどのように有効活用するのか運用方法を決めておきましょう。

情報の共有先や共有方法、経営状況をもとにした課題把握、次期の目標策定プロセスなどを明確化してください。人事評価に活用するなら、人事評価の制度と可視化された情報を連携させましょう。

たとえば、可視化された情報項目の達成度合いと人事評価のランクの紐づけ等を行う必要があります。経営状況に関する情報をもとに、スピーディーで公平な評価ができる体制を整えましょう。

企業の現状把握や課題の洗い出し、今後に向けた意思決定をするためには、経営状況(組織のケイパビリティ)を適切に把握する必要があります。しかし、情報が必要になる度に情報収集をしていては非効率的ですし、過去の情報との不整合が生じるリスクもあります。

継続的に経営状況を可視化できるプロセスと仕組みを導入して、常に適切な評価や意思決定が実行できる体制を構築しましょう。そのためには、適切な経営管理ツールを導入して、データ収集の自動化や均一な情報を出力するのが有効です。

また、可視化した情報の活用方法まであらかじめ定義しておけば、企業の課題を把握し最適な経営判断をスピーディに下せるでしょう。