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導入後失敗しない「グループウェア」の選び方【欠かせない5つのポイント】

June 12, 2022

そろそろExcelでの管理も限界かな・・・と思ったことはありませんか?

管理職:「Excelは使い慣れてるからついつい使っちゃうけど、ちゃんと管理するならそろそろ限界かな。。。」

社員:「会社からスマホを貸与されたけど、小さい画面で資料直すのは限界があるな。。。」そんな社員の声を聞いたことありませんか?

officeツールは使い慣れていて、今後も使っていくんだけど、ファイルの共有やちょっとした営業情報の周知をスマホでサクッと終わらせたいなーと思われた経営者のかたもいらっしゃるのではないかと思います。そんな皆様におすすめなのが「グループウェア」です。

会社の情報を一元管理出来るグループウェア

グループウェアは非常に多機能なツールで、ほぼ会社に必要な情報システムの全てを一つで賄うことができます。大きく分けると以下のような機能を提供します。

1.コミュニケーション機能(メール、Web会議、スケジュール管理、チャットなど)
2.情報共有機能(ファイル共有、日報・レポート管理、文書保存など)
3.決裁、手続き管理機能(決裁手続き、経費精算、その他ワークフローなど)

大規模なシステムで、SaaS型のサービスが現在はほとんどとなっており、現在も機能が増え続けています。ほとんどの機能を網羅しているため、グループウェアを導入した場合、下手にその他のツールを追加的に使わずに、同じシリーズを使い続ける方がトータルのコストや時間的な節約(学習時間など)が出来るケースがほとんどです。そのため最初の段階では学習コストがどうしても高くなります。導入する際には数年は使い続けるつもりで導入する必要がありますので、その他のツールと比較しても慎重に比較検討する必要があります。

大半の業務が一気にデジタル化できるメリット

実はグループウェアは業務用のSaaSとしては老舗のサービスです。最初のツールは2000年代の初めには市場に投入され、2010年代には主にベンチャー企業で広く使われるようになりました。こうした企業では間接部門の業務を1から作る必要がありますが、業務フローを最初から作り上げるのは大変ですし、人材を揃えるのも時間がかかります。一方で、グループウェアを導入すれば、システム上で定義されている業務フローにそって対応すれば0から作り上げる必要はありませんし、採用する人数、職能数も抑えることができます。

また、事業の拡大に伴い業務もシステムも拡張する必要がありますが、SaaS型であれば、機能数が多いこと、アカウントを増やすことも容易にでき、事業の成長にも比較的柔軟に対応することができます。

ベンチャーへの導入が進んだ後は、DXを進めたい中小企業でも広く受け入れられるようになりました。そもそも、中小企業ではSaaS型のシステムの導入によって初期費用を抑えつつ素早くシステムを導入出来るメリットがありますが、グループウェアであれば、それに加えてこれを導入すれば大半の業務が一気にデジタル化できるメリットがあります。こうしたメリットが広く認知されるに従い、徐々に広く導入されるようになりました。

ここからはグループウェアを導入するポイントについてお話しします。グループウェアは前述の通り非常に多くの機能を持っています。そのため、導入に際しては昨日の豊富さや導入のし易さよりもむしろ自社の経営の方向性や、業務内容の拡大の方向性と合致しているかを確認していくことが重要になります。

グループウェアを選ぶポイント①自社の現在の事業規模はどの程度か?今後どのように成長していきたいか?

最初に確認するべきは自社の事業規模と今後の成長見込みです。グループウェアは基本的には全社の基幹システムとして導入することになり、会社全体のパフォーマンスに大きな影響を与えることになります。会社があまりにも小さい段階で導入しても、簡易なOffice商品(Excelなど)や、Web上で利用できる無償のツールと比較して大きな成果を上げることができるか確率は低くなります。逆に、あまりにおおきな企業では複数の事業や子会社を管理する必要もあり、多くの場合ビジネスモデルも多岐にわたるため、単一のグループウェアで全てを賄うのは難しいケースが多いです。グループウェアを導入する目明日として以下の点で自社の事業規模を確認しましょう。

1.社員の人数:10名以上(会社役員がそれぞれ数名の部下を持つレベル)1000人以下
2.ビジネスモデルの数:基本的には単一事業モデル、多くても2つ程度

複数の事業を持ち、人数が増え会社が大きくなっても別法人アカウントで同じグループウェアを利用することは可能です。ただし、ビジネスモデルが複数ある場合(課金方式や組織能力が異なる複数の事業がある場合)は単一のツールで全てを愛買うことが難しくなります。

理由としては異なる事業のマネジメント方式、経営スタイル、経営管理業務が必要となるため、全ての事業を同一ルールシステムで画一的に管理することが難しくなります。こうした、自社の会社・組織の適正なサイズを見極めて導入することが肝要です。

グループウェアを選ぶポイント②適応させたい業務範囲はツールの機能に合っているか?

グループウェアは多機能なツールですが、当然ながら機能数には差があり、カバーできる業務の範囲も異なります。前述の機能区分に沿って導入を予定する業務が自社に適しているか確認しましょう。

1.コミュニケーション機能(メール、Web会議、スケジュール管理、チャットなど)

自社のコミュニケーションの主とする方法はなんでしょうか?営業がメインの会社であれば出先でメール日報を書くのがメインかもしれません。Webサービスを開発する組織であれば、エンジニアは自宅で作業し、会議はWebがメインかもしれません。このように組織によってメインとするべきコミュニケーション手段が何で、自社として納得できる機能を保有していることを確認しましょう。

2.情報共有機能(ファイル共有、日報・レポート管理、文書保存など)

普段会社ではどのような手段で情報を共有しているでしょうか?作成したパワーポイントのファイルはどこに保存しますか?顧客情報を大量に保有する営業系の企業ではお客様情報に加えて、お客様へのご提案資料を保存していると考えられます。Web開発の組織では、開発に関する技術知識を共有するためWikiをたくさん書いているかもしれません。このように、自社の社員が日々どのようなアウトプットを行っていて、どのような形で情報として残して共有しているかを事前に確認し、自社として納得できる機能を保有していることを確認しましょう。

3.決裁、手続き管理機能(決裁手続き、経費精算、その他ワークフローなど)

会社の決裁はどのようなプロセスで行っているでしょうか?経費精算はどのように?経費精算は専用のツールが多く、会社としてきっちり管理しなければならない業務なのですでにかなり明確に承認者やプロセスが決められているケースも多いと思います。どのようなプロセスで、誰が意思決定をしているのか把握しましょう。営業系の会社であれば日々の接待や交通費の精算は、月末にまとめて行うよりスマホでその場でやってしまえる方が良いかもしれません。開発系の会社であれば、パートナー企業への支払いや顧客への請求など事実上現場社員が行わず、裏でシステムがやれるように自動化できた方がいい場合もあるかと思います。自社の業務内容を確認し直した上でどのような機能が必要か見極めましょう。

グループウェアを選ぶポイント③社員にとって使い易いUI(ツールの画面)を持っているか?

社員はどのような特徴を持った社員でしょうか?ベンチャー企業であれば社員も比較的若く、新しいツールにも早く順応できるケースが多いかもしれません。逆に、長年続く中小企業で、社員も年配の方を多く抱える会社であれば、DXの必要性は認識しつつも体がそれについていかないという方は多いかもしれません。グループウェアは非常に適応範囲の広いツールで、ほぼ社員全員が利用することになります。こうした場合、一般的には最もツールの利用に慣れていない社員が使いこなせるツールでなければ組織全体として使いこなせるようになりません。自社の中でも特にこうしたデジタルツールに慣れていない社員でも使いこなせるUI(ツールの画面)になっているか確認しましょう。

グループウェアを選ぶポイント④サポートは十分に得られるか?

ツールは契約して使えるようになれば準備OKではありません。社員が実際に使いこなせて、業務を回せるようになるまで社員を教育していく必要があります。実際にはグループウェア事態が特に前提知識がなくとも使いこなせるようにUIが改善されていく傾向にありますが、どうしても最低限の教育が必要であったり、段階的に追加される機能に対応していく必要もあります。自社の社員のデジタルツールへの習熟度を見極めて、グループウェアの導入元企業の支援が受けられるかどうか確認しましょう。

グループウェアを選ぶポイント⑤共に成長していけるか?

最後に、ユーザー企業としてツールの適切な助言、率直な感想(いい点、悪い点両方)をいうことで、お互いに成長していける会社であるかどうかを考慮しましょう。グループウェア、特にSaaS型のツールは日々進化しており、自社が成長してより高度な機能を必要とした時に必ずしも事前に機能が提供されているかはわかりません。どれほど優秀な企業でも未来予測は正確にできません。グループウェアを開発する会社も同じです。優秀な開発チームを有する企業であれば、ユーザー企業からのフィードバックにも適切に対応し、共に成長していくことができます。グループウェアは長く付き合うツールです。ツール自体だけでなく、提供する企業、開発チームも含めて検討しましょう。

いかがでしたでしょうか?グループウェアは会社の根幹となる最も重要と言っても過言ではないツールです。ぜひ本稿をお読みいただき、皆様の会社・業務にお役立てください。


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