テレワークの普及に伴い、社内コミュニケーションツールとして多くの企業でTeamsが利用されています。社内でのオンライン会議はもちろんのこと、顧客やパートナー企業といった社外との会議でもTeamsが用いられる場面も増えており、急いで社内でのTeams導入に踏み切った、という企業の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

一方で、導入を決めたもののあまり活用できていない、なかなか社内で浸透していかないといったこともよく耳にすることも事実です。

今回は、各社のTeams利用をご支援する企業様でも、特に社内でTeamsの利活用が進んでいる企業が、導入時にどのような施策を行っているかをご紹介します。

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①推進委員を設定する

社内におけるTeamsの活用を進めるために、まずは推進委員を設定しましょう。管理部門や情報システム部門がTeamsの導入を決めたとしても、現場で実際に利用してもらえなければ意味がありません。社内の隅々までTeamsの活用が進むように、各部門から1名ずつ推進委員を選出してもらうのが理想です。

推進委員を選出したら、定期的に委員会を実施して、各部門での利用状況や成功事例などを共有し、他部門でも同様の施策を横展開できるようにしましょう。推進委員同士の情報交換やアイデアの共有を行うことで、導入にあたってのハードルを下げることができます。

推進委員には各部門でのTeamsの展開役を担ってもらうので、人選が重要になってきます。それぞれの部門内でインフルエンサーのような役割を担える人、特に影響力が強く新しいものが好きな人が適任です。年齢が若くSNSに親しんでいる人にお願いするのも手です。

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②Teams導入の説明会を開催する

推進委員の設定ができたら、全社員向けに説明会を開催しましょう。説明会の中では、新しくTeamsというツールを導入すること、導入の目的、運用の方針、活用場面のイメージ、基本的な使い方などを伝えられると良いです。ここでは、まずTeamsというツールの認知度を上げることが重要になるので、1回限りで終わるのではなく、全社員に理解してもらえるように何度も実施しましょう。

1度の説明会の参加者数が多すぎると、聞きたいことが質問できないということも起こり得るので、複数回に分けて少人数で開催するのが良いでしょう。

また、説明会は必ずTeams会議で設定しておき、レコーディング機能で会議の録画を撮るようにしましょう。説明会に参加できなかった人にも共有することが可能になるほか、中途入社者や新しくプロジェクトに参画する人に説明する際のマニュアルにもなります。

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③ワークショップを実施する

説明会を実施し、全社員がTeamsを利用できる環境を整えることが出来たら、次のステップとしてワークショップを実施してみるのも良いでしょう。Teamsは社内コミュニケーションだけでなく、業務効率化のためのツールとしても非常に優秀です。Teamsを活用した業務改善やナレッジマネジメントなど、アイデアソンのような形で自由に活用方法の案を出してもらい、実際に効果が期待できる施策を選定することが出来ます。

ワークショップは推進委員を集めて実施しても構いませんし、推進委員にファシリテーターをお願いし、各部門内で実施してもらうことも可能です。出てきたアイデアを実際に社内で行う際は、必ず実施から検証まで行い、最終的にどのような結果が得られたかを共有するようにしましょう。これを繰り返すことでどんどん施策がブラッシュアップされ、さらに組織横断的に横展開することで全社に対して好影響を及ぼすことができます。

社内でのファシリテーションが難しい場合は、外部の業者に依頼することも一つの手です。Teamsだけでなく、サードパーティーアプリを連携させた高度なソリューションの提案まで手掛ける専門業者であれば、社内のワークショップだけでは見えてこないような改善策も得ることができるでしょう。

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④ログの分析

Teamsの導入初期の段階では、部門間での使用状況に大きく差が出ることがあります。そこで、Teamsの使用状況のログを分析することで、活用が進んでいない部門の洗い出しや、課題の確認、活用への打ち手の検討を行うことができます。

Teamsの管理センターにある使用状況レポートでは、アクティブなユーザーやチャネルを確認することができ、また組織全体でどれくらいのユーザーが、コミュニケーションや共同作業のためにTeamsを使っているかが分かります。これによって、部門内でのTeamsの使用状況のパターンを把握することや、社員がどのようなデバイスを用いてTeamsを使用しているかを分析することができます。

このようにTeamsから分析できるデータと、他の社内データ、例えば部門ごとのメールの送受信数や会議の開催回数などのデータを組み合わせて比較することで、Teamsの利用率が高い部門の優位性をアピールすることもできるでしょう。

Teamsで分析できる主なレポートの種類

Microsoft Teams の分析とレポート - Microsoft Teams | Microsoft Docs※Microsoft公式HPより引用

https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/teams-analytics-and-reports/teams-reporting-reference

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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⑤社内事例の共有

社内でのTeamsの利用が進み、推進委員やワークショップの活動が盛んになってくると、良い成功事例も出てくるようになります。こうした成功事例はぜひ全社で共有するようにしましょう。共有方法はなるべく多くの人の目に留まるものが良いですが、メールや社内イントラ、広報誌など何でも構いません。Teamsを活用したコストの削減など、経営に効果的な事例については社内で表彰するなどしてインセンティブを与えるのも効果的です。共有することで、自部門でも施策を取り入れてみようという動きが出てくることが理想的です。

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⑥デバイスの配布・設置

Teamsを導入することの大きなメリットの一つが、いつでもどこでも簡単にオンライン会議を行うことが出来るという点です。ただしオンライン会議の質は、スピーカーやヘッドセットといった音響環境に大きく左右されてしまいます。ですので、できればPCに内蔵されているスピーカーとマイクの使用は避けておきたいところです。オンライン会議の質を担保するという観点からも、こうしたインフラデバイスについては、しっかりと準備するようにしましょう。

会議室にはスピーカーフォンを設置しておけば、誰でも簡単に接続することができます。スピーカーフォンにも様々な種類があり、小型の手頃な価格のものから、複数無線接続ができるものもあるので、利用の目的や会議室の広さなどに応じて種類を変えましょう。また、自席からTeams会議に参加する際にはヘッドセットが必需品です。社員一人一人にはヘッドセットを配布すると、さらに積極的にTeamsを活用するモチベーションが高まるでしょう。

Teams対応のデバイスはこちら（Microsoft Teams 対応の Web 会議用デバイス）※Microsoft公式HP

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/across-devices/devices

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⑦トップからのメッセージの発信

社長や事業部長クラスの方から、成功事例や活用事例を発信してもらうことも効果的です。Teamsを使うことによってトップから評価される・褒められるということを周知することによって、より多くの社員が積極的にTeamsを利用するきっかけとなるでしょう。さらの経営会議などのトップクラスが参加する会議体を必ずTeamsで実施するようにして、全社的にTeamsを活用する機運を高めていけば、社員も自然とTeamsを使って業務を進めるという流れを作ることができます。

Teamsは、オンライン会議だけではなく、チャットや資料共有、プロジェクトマネジメントなどを行うことができ、社内だけでなく、顧客など社外とのコミュニケーション・コラボレーションの促進にもつながります。またTeamsは、他のMicrosoft365アプリとのハブとしての役割も果たすので、WordやExcelなどとの連携もスムーズに行うことができ、作業時間の短縮や業務の大きな効率化も期待できます。

せっかく社内でのTeams導入を決めたのであれば、少しでも早く社員への浸透を図り、Teamsが持つメリットを早く活かしたいですよね。

単に社員がTeamsを使える状態にしておくだけでは活用はなかなか進みません。今回ご紹介した施策を上手に組み合わせて、社員全員がTeamsを100%活用できている状態を目指しましょう。