プロジェクト管理においては、担当者毎に振り分けたタスクや進捗状況を一目で分かるようにする必要があります。プロジェクトの進捗管理に便利なのが、ガントチャートというシートです。ガントチャートはエクセルで簡単に制作ができて、プロジェクト進捗の可視化に役立ちます。今回の記事では、ガントチャートの基本と作り方について紹介します。

ガントチャートとは、プロジェクトにおけるタスクそれぞれの開始・完了予定日、タスクの担当者を整理した表です。工程管理表などと呼ばれる場合もあります。基本的な構造としては縦にタスクと担当者を並べて横にスケジュール表を置き、タスクそれぞれの仕掛かり時期をスケジュール帳に記載します。

スケジュール表の上に本日がどこに当たるかを記載すれば、その時点でどこまで進捗している必要があるかが一目で分かるでしょう。更に一工夫加えて、完了した工程をグレーアウトするなどして見分けられるようにすれば、プロジェクトの進捗状況を一元管理できます。

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ガントチャートのメリット

ガントチャートは、プロジェクト管理においてしばしば使用される最も基本的なツールの一つです。ガントチャートには、主に次の4つのメリットがあります。

• プロジェクトの進捗状況が可視化される
• 遅延の発生がすぐに分かる
• タスク配分や調整もしやすい
• 制作が比較的簡単である

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プロジェクトの進捗状況が可視化される

ガントチャートを使用すれば、複数人が関わるプロジェクトの進捗状況を簡単に可視化できます。比較的シンプルな表なので、メンバー間でシートを共有すれば、全てのプロジェクト関係者が進捗状況を一目でわかるようになります。

一工夫すれば、プロジェクトの工程もわかりやすくなるため、メンバーが自分のタスクを打ち漏らしてスタックするリスクも減らせるでしょう。

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遅延の発生がすぐに分かる

ガントチャート上に本日とタスクの着手・完了状況を記載しておけば、遅延が発生したときに一目で確認できます。プロジェクトマネージャーは、タスクの遅延を放置せずに対策を取れます。各タスクの締め切りが明確になるため、プロジェクトメンバーに対して予定通りタスクを進める意識付けが可能です。

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タスク配分や調整もしやすい

ガントチャート上では、プロジェクトの全タスクと担当者を記載します。そのため、どの担当者が、プロジェクトのどの時点で忙しくなるのか一目で分かるのが特徴です。遅延が発生したときのタスクの再配分においては、工数的に余裕があるメンバーをうまく活用することで、スムーズにタスク調整ができます。

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制作が比較的簡単である

ガントチャートは、よほど高度な機能を備えたものでなければエクセルで簡単に作成できます。たとえ簡易なものでも、プロジェクト管理や進捗状況の可視化に充分な効果を発揮します。制作が簡単でありながら有効性が高いのも、ガントチャートのメリットの一つといえるでしょう。

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プロジェクト管理を円滑にするガントチャートの作り方

ガントチャートの制作手順は、大まかにいうと次の通りです。

• 枠の作成
• タスクの洗出し
• タスク毎の開始日・期限を整理
• タスク毎の担当者を決める
• 一工夫でさらに見やすく
• スケジュールや割り振りが妥当かチェック

それぞれの工程について詳しく紹介します。

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枠の作成

最初に、エクセルなど表を作るシートの上にガントチャートの枠を作りましょう。左列一列にタスク内容、その隣に担当者、ステータスを記入する欄を設けます。

さらに、プロジェクト開始日から完了日までのカレンダーをシートの右側に、縦に並べましょう。基本的なことではありますが、土日や祝日など作業が進捗しない日を色分けしておくと、残日数の誤認など防げます。

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タスクの洗出し

まずは、プロジェクト全体のタスクを整理します。最初のタスクからプロジェクト完了までのタスクをガントチャートとなるシートの左上から順に記載していきましょう。できるだけプロジェクトの工程順になるように工夫して並べると、進捗工程が見やすくなります。

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タスク毎の開始日・期限を整理

それぞれのタスクの開始日・期限を整理していきます。カレンダー上に、各タスクの対応時期を色分けしておきましょう。

タスクの対応時期は、プロジェクト全体の日数やタスク量のバランスなどをみながら、無理が出ないように調整してください。特定の時期にタスクが集中するプロジェクトは遅延リスクが高くなりがちなので、バランス良くスケジュールを設定しましょう。

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タスク毎の担当者を決める

タスク毎に担当者を決めて、タスク内容の隣の列に記入していきます。タスク内容とプロジェクトメンバーのスキルを見ながら、適材・適所で配置していくのが望ましいです。特定のメンバーや特定の時期にタスクが偏らないようバランス良く配分してください。担当者を割り振ってまとめたら、基本的なガントチャートのフォーマットは完成です。

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一工夫でさらに見やすく

エクセルの機能を活用すれば、さらにみやすく更新の手間がかからないガントチャートになります。たとえば、本日の日にちを自動で記入する欄を設け、ガントチャートのカレンダー上に本日がどこに当たるのかを自動表示する機能があると良いでしょう。

また、用意しておいたステータス欄にタスクが完了した「完了」と記入するルールとし、完了したタスクは自動でグレーアウトする機能を付けることもできます。遅延が発生したタスクを目立つようにハイライトさせることも可能です。初歩的な関数や条件付き書式を活用して一工夫すれば、さらに見やすく管理しやすいガントチャートを作れます。

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スケジュールや割り振りが妥当かチェック

ガントチャート全体をチェックして、スケジュールおよび各メンバーのタスク量に無理がないかを最終チェックしましょう。ガントチャートがあっても、タスクに無理があれば円滑なプロジェクトの進行は困難です。実際にプロジェクトに着手する前に、無理のないスケジュールとなっていることを再確認してください。

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ガントチャートを使用する際の注意点

ガントチャートでプロジェクト管理する際には、次の様な点に注意しましょう。

• タスク毎の負荷を加味してスケジュール設定や割り振りを決める
• タスク同士の前後関係を理解する
• 余裕を持ったスケジュールを設定する

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タスク毎の負荷を加味してスケジュール設定や割り振りを決める

タスク毎の負荷が見えないのは、ガントチャートの大きな弱点です。ガントチャート上では同じ一行のタスクに見えても、一方の負荷が重く他方は軽いといった事象が発生するリスクがあります。この負荷の違いを考えずにタスクを割り振れば、メンバー間で負荷の偏りが生じるでしょう。

ガントチャートに記載するタスクの粒度に気を配って、1行毎のタスクの負荷が同程度になるようにしましょう。ただし、完全に均一にするのは不可能なので、プロジェクト管理者はタスクそれぞれの負荷の違いを理解したうえで割り振りを行ってください。

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タスク同士の前後関係を理解する

ガントチャートは、一つのタスクが遅延したときに、他のどのタスクに波及するのかが見えづらいのが難点です。遅延が思わぬ形で連鎖して、プロジェクト進捗に大きな支障が出るリスクがあります。

プロジェクトの工程を意識して順序立ててタスクを並べれば、この問題は一定程度は緩和できます。上のタスクの遅延が、下のタスクに波及することがわかるからです。

ただし、一つのタスクが複数の後続タスクに波及する場合の影響はガントチャート上では把握できません。プロジェクトマネージャーは、タスク同士の前後関係を理解して進捗を管理しましょう。

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余裕を持ったスケジュールを設定する

どれだけうまく可視化しても、スケジュールに無理があれば円滑なプロジェクト進行は不可能です。大前提として、潤沢な人員を用意し、余裕をもったスケジュールを設定しましょう。もし、リソースや期日に無理があるのであれば、それはガントチャートを制作したからといって解決するものではありません。プロジェクト全体の計画の見直しをしてください。

ガントチャートは、エクセル上で簡単に作れるにもかかわらず、プロジェクトにおける進捗管理を円滑にできる便利なツールです。エクセルの条件付き書式や簡単な関数をつかえば、さらに視覚的なガントチャートを制作できます。プロジェクトマネジメントにおいて進捗管理に課題を感じている方は、さっそくガントチャートを活用してみてください。