使用図形やポイントを解説業務フローチャートの作成は、業務プロセスの可視化をはじめ、業務効率の改善、業務属人化の解消にもつながるため、重要な業務には必要不可欠です。

今回の記事では、業務を可視化するフローチャートの作り方のポイントを解説します。概要から作成する目的、使用される図形まで詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

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業務を可視化する「フローチャート」とは

業務を可視化するフローチャートとは、業務フローとも呼ばれ、業務の流れ・プロセスをフロー図で表したものです。

文章ではなく、記号や図形などを主に用いて作成し、一目見て業務の流れやプロセスを把握できるような資料を指します。

フローチャートは、業務プロセスを見える化（可視化）するための手段の一つとして用いられ、さまざまな企業・業種で利用されています。

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業務フローチャートを作成する目的

業務フローチャートを作成する目的は、業務の可視化をはじめ、業務属人化の解消や、業務効率の改善が挙げられます。

業務フローチャートが無ければ、業務を知る特定の社員のみに業務が依存する属人化の発生や、業務遂行方法が不明瞭であることにより効率が悪くなるというデメリットがあります。

業務の可視化・共有を目的とし、フローチャートを作成することで、業務属人化の改善や、業務標準化の推進に繋がります。

また、業務フローを作成すれば、次にどのような作業をすればいいかが可視化されるため、業務が効率化され、生産性が向上します。

さらに、フローチャートはそのまま業務マニュアルとしても利用できるため、新入社員教育や、業務引き継ぎなどに活用可能です。

このように業務フローチャートの作成・運用には、業務可視化や属人化解消、業務効率の改善などの目的があります。

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業務可視化フローチャートのサンプル

続いて、業務可視化フローチャートとはどのような資料かを確認しましょう。以下は、経理部門から見た、「旅費申請」業務フローチャートです。

業務フローチャートは上図のように、一連の業務プロセスを可視化し、図形や記号などを主に使用して作成したフロー図です。

この図の例では、まず他部署の社員（申請者）が旅費申請を行い、当該部門の上長が承認処理を行います。続いて、経理担当者の内容チェックを経て、経理係長の承認処理が行われます。

続いて、金額次第で分岐処理があり、申請金額が「10万円以上」の場合（Yes）は課長承認を行い、それ以外の場合は後続処理に進みます。また、申請金額が「100万円以上」の場合はさらに部長承認が行われます。

最後に経理担当者が、会計システムへの入力を行い、処理終了というフロー図です。

このようにフローチャートは、上から時間軸に沿って処理が流れており、それぞれの担当者が行う処理を記号の中に記載します。

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業務可視化フローチャートを作成する際に必要な記号

続いて、業務可視化フローチャートを作成する際に必要な記号について解説します。

業務フローで頻出する図形をはじめ、ファイル関連の図形や、その他知っておくと便利な図形をご紹介します。

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頻出する図形

まずは業務可視化フローチャートで、頻出する図形を3つ解説します。

• 開始・終了
• 処理・プロセス
• 条件分岐

それぞれの特徴や使用方法について、詳しくご紹介します。

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開始・終了

「開始・終了」は、プロセスの開始と終了を記載する際に利用する図形です。業務開始のトリガーとなる処理や、すべての業務プロセスが終了する処理を記載します。

プロセスの開始には「他部署からの申請処理」や「クライアントからのメール」など、「いつ」「何をきっかけに」開始する処理なのかを記載します。

また、「誰が」実施するのかについて記載しておくことで、プロセスの開始がさらに明確になるでしょう。

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処理・プロセス

「処理・プロセス」はその名の通り、業務フロー上の処理を記載するために利用します。業務可視化フローチャートで最も利用される記号であり、業務で行われる手順を一つずつ分けて記載します。

例えば「承認処理」や「内容チェック」、「メール送信」など、それぞれのプロセスにおける作業内容を簡潔に記載することで、シンプルかつ見やすいフローチャートが作成でき、業務可視化につながります。

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条件分岐

条件分岐は、業務内容や属性によって処理が分岐される場合に使用します。図形内に条件を記入し、「Yes/No」あるいは「真/偽」ラベルを添えて記載されます。

上図のように、「10万円以上」という条件に対し、「Yes」の場合、「No」の場合で行う業務プロセスが異なる場合に使用されます。

また、複数条件に分岐する場合は、「申請金額」など主な判断基準のみを記載し、「10万円未満」「10万円以上」「50万円以上」など、各条件のラベルを添えることで、フロー図がシンプルになります。

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ファイル関連図形

続いて、業務プロセスにファイルが紐づく場合に使用する図形をご紹介します。

• 帳票・資料
• システム・データベース

それぞれの用途を解説します。

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帳票・資料

帳票・資料はその名の通り、紙の申請書や帳票をはじめ、CSVやエクセルなど電子ファイルを業務フロー上で用いる場合に使用します。

例えば申請書などの帳票を持って回る業務フローの場合、上図のように各プロセスに重ねて記載し、フローチャートを作成します。

このように、フローチャートに当該図形を用いることで、帳票・資料を業務で利用していることが可視化され、一目で分かりやすい業務フローの作成が可能です。

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システム・データベース

システム・データベースは、業務フロー上でデータの保存先となるデータベースや、システムを記載する場合に利用する図形です。

業務可視化のフローチャートはもちろん、主にシステム開発における要件定義書や設計書で使用されるケースが多いという特徴があります。

図形にはデータベースやシステムの名前が記載され、システム間の連携を分かりやすくするためにも利用されます。

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その他図形

最後に、知っておくと業務フローチャートをシンプルに作成できる図形をご紹介します。

• 定義済み処理・サブプロセス

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定義済み処理・サブプロセス

定義済み処理・サブプロセスは、フローチャート上の一部の処理を、別の業務フロー図に分けて作成する場合に活用する図形です。

例えば、「A→[B→C]」という処理の業務フローと、「D→[B→C]」という処理の業務フローがある場合、[B→C]の処理の流れを「E」という名前でサブプロセス化することで、それぞれの業務フローについて、「A→E」「D→E」とシンプルに改善できます。

このように、複数の業務フローで共通の処理があるケースで、フローチャートをシンプルに可視化したい場合に活用できます。

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業務を可視化できるフローチャート作成のポイント5選

最後に、明確に業務を可視化できるフローチャートの作成ポイントを5つご紹介します。

• ポイント①：開始地点・タイミングを明確にする
• ポイント②：処理の流れ・プロセスを明確にする
• ポイント③：条件分岐を明確にする
• ポイント④：担当者を明確にする
• ポイント⑤：記述ルールを明確にする

これらのポイントを明確に記載することで、実際に業務で活用できるフローチャートが作成でき、業務効率の改善や、属人化解消につながります。

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ポイント①：開始地点・タイミングを明確にする

業務を可視化できるフローチャートの作成ポイントの一つ目は、開始地点・タイミングを明確にすることです。

作成した業務フローが、どこから業務が始まるか分からない場合、どこからフローを見始めればいいかが分かりづらく、業務に活用しづらくなります。

何がトリガーとなり、業務が開始されるかを明確にするため、「いつ」「何をきっかけに」「誰が」行う処理なのかを記載しましょう。

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ポイント②：処理の流れ・プロセスを明確にする

業務を可視化できるフローチャートの作成ポイントの二つ目は、処理の流れ・プロセスを明確にすることです。

複数の接続線が複雑に交差しているフローチャートは、どのような手順で業務が進むかが分かりづらく、効率的な業務可視化には繋がりません。特に、複数のユーザーが同時進行で仕事をする業務プロセスの場合に発生しやすいため、注意が必要です。

接続線が交差しないよう図形を配置することや、上から時系列順に処理が流れるように記載することで、処理の流れ・プロセスが明確になります。

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ポイント③：条件分岐を明確にする

業務を可視化できるフローチャートの作成ポイントの三つ目は、条件分岐を明確にすることです。

もし、条件分岐でない図形から複数の接続線が伸びていると、どのように処理を進めればいいかが分かりづらくなります。

条件によって実施する業務プロセスが異なる場合は、必ず条件分岐の図形を用いるようにしましょう。

また、条件分岐の図形には「Yes/No」や「真/偽」で判断できる基準を記載することで、簡潔な業務フローが作成でき、業務に有効活用可能です。

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ポイント④：担当者を明確にする

業務を可視化できるフローチャートの作成ポイントの四つ目は、担当者を明確にすることです。

しかし、図形の中に担当者を記載すると、一目で誰がどの業務を担当するかが分かりづらくなります。

上図のように、担当部門や担当者をヘッダーとして用意し、その下に業務プロセスを記載することで、誰が業務を担当するかが明確となります。

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ポイント⑤：作成時のルールを明確にする

業務を可視化できるフローチャートの作成ポイントの五つ目は、作成時のルールを明確にすることです。

使用する図形を絞ることや、使用する色、記載粒度などを統一しておくことで、誰が作成したフロー図であっても、メンバー全員が業務に活用可能となります。