社員の適正な人材配置やタスク配分、育成などを進めていくために、社員のスキル管理が重要といえます。今回紹介するスキルマップは、社員のスキルの習得状況やスキルのレベルの高さを可視化するうえで有効なツールです。

スキルマップは、実はExcelで簡単に作ることができます。この記事ではExcelを活用したスキルの可視化やマップ化のメリットやスキルマップの基本的な作り方を紹介します。管理職や人事部の担当者など、社員のスキル管理が役割の一つとなっている方は、ぜひ参考にして効率的なスキル管理を実行させてください。

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組織に属する社員それぞれのスキルを一つの表やチャートなどにまとめる作業

組織に属する社員それぞれのスキルを一つの表やチャートなどにまとめる作業を、スキルの可視化・マップ化といいます。具体的には「スキルマップ」という表を作成して管理する手法が一般的です。

組織の業務効率化や業務品質の安定化・強化を実現するうえでは、全社員のスキルを把握して、適材適所を実現させるのが有効です。社員それぞれの習得済みスキルと課題となっている領域が可視化された方が、教育や研修も効果的に進められます。

組織のマネジメントや人材育成を効率よく進めていくうえで、スキルマップの作成は有効な手段の一つです。

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Excelでスキルマップを簡単に作る方法

スキルマップ作成は、シンプルなものであればExcelで簡単に作成できます。マクロや複雑な関数など、高度なExcelスキルは特に必要ありません。ここからはExcelでのスキルマップを作成する工程について紹介します。

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スキルマップの作成目的を明確化

作成目的の明確化は、マッピングするスキルを整理するうえで重要になります。しばしば想定される目的としては次のようなものが考えられます。

• 恒常的なマネジメント
• 人材教育
• 採用活動

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組織を継続的にマネジメントしていくのが、スキルマップの基本的な作成目的の一つです。スキルマップを軸に、日々の業務を円滑に進められるようタスクを割り当てたり、達成状況に応じて評価をつけたり、不足している領域を教育したりするときになどに活用されます。

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一方で、人材教育や採用活動を計画するために、その時点でのスキルの習得状況を可視化するためにも有効です。この場合は、社員それぞれに必要な研修・教育内容の整理や、社員全体を俯瞰して不足しているスキルの洗い出しを目的としてマッピングを進めます。

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ここからは一例として、マネジメントで恒常的に活用することを想定したスキルマップ作成方法を紹介します。

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業務に必要なスキルを洗出し

可視化すべき社員のスキルは、一様に決まっているものではありません。その組織のビジネスを推進・強化していくうえで、必要なスキルセットを組織それぞれが定義することが大切です。

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また、スキルセットを洗い出す際には、組織の業務を網羅するよう心がけてください。たとえば、こちらは製造業において製品製造を担う部署を想定したスキルの洗い出しの例です。

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製造業の場合は大まかな工程を大カテゴリー、小さい作業単位を小カテゴリーとすると管理しやすくなります。カテゴリーの階層分けは多くなると複雑になるので、上図のように2段階が理想、多くても3段階までにとどめましょう。

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評価基準を設定

社員のスキルレベルを評価するためのルールを定義しましょう。たとえば次の4段階程度するのが適切です。

• 空欄：未対応
• レベル1：指導を受けながら遂行可能
• レベル2：自分で全て遂行可能
• レベル3：他者の指導ができる

この評価づけは絶対なものではなく、組織の実情に応じて調整しても問題ありません。

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ただし、評価レベルが多すぎると、基準が曖昧になって評価が属人化しがちです。一方で、例えば「×」「○」だけといった極端に基準が少ないと、スキル習得の実情が見えにくくなります。正当で均一な評価とスキルの正確な可視化が両立できる評価基準を定義してください。

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評価基準は以下のようにスキルマップの見やすいところに掲示しておきましょう。

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社員の記名と評価をマッピング

最後に、社員を記名して評価を記入していきます。

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一工夫として、評価を記入するセルは「入力規制」を設定しておくと、後でマップの管理者が変わったときなどに余計なデータが入らずに済みます。長期にわたり使用するシートとなる場合には、設定しておきましょう。

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以下のように「データ」＞「データの入力規制」から設定できます。

このようにユーザー設定とすれば、任意の文字を入れられます。今回は1、2、3を入れるルールとします。

これで、評価セルはリストから数字を選択する仕組みとなりました。

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スキルマップを更新・使用しながら適宜調整

Excelで作成すると、あとで調整しやすいのがメリットです。社員の異動や配属、退職などで変化があれば、社員名とスキルセットをアップデートしていきましょう。また、タスク内容についても、作業工程や業務範囲の変化に応じてカスタマイズしてください。

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評価基準についてもシート上の変更は容易です。ただし、人材評価の一貫性が難しくなり、また、スキルに対する評価が急変することに対して社員に戸惑いが生じる恐れがあります。評価基準については、できるだけ長期にわたり一貫した基準を使用するのがおすすめです。

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社員のスキルマップを作成する効果

スキルマップをマネジメントに導入すると次のような効果が期待できます。

• 適材適所な人材配置
• 効果的な人材教育
• 公平な人事評価
• 社員のモチベーション向上
• 的確な採用活動の実行

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それぞれについて簡単に紹介します。

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適材適所な人材配置

スキルマップを作成すれば、所属する社員全員のスキル習得やレベルを把握できます。組織のタスクとスキルマップを照らし合わせて、適材適所となるように社員にタスクの振り分けが可能です。

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社員それぞれが得意な領域を活かして、タスクを効率よく高品質に進められるようになり、組織全体の業務品質の向上にもつながるでしょう。

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効果的な人材教育

スキルマップを参照すれば、社員それぞれにおいてどの領域のスキルが不足しているのかが一目でわかります。社員それぞれのレベルを引き上げるために必要な指導や教育を検討するうえで役立つでしょう。

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また、組織全体でみてレベルアップすべき領域も見えてきます。全体研修の企画や研修コンテンツの作成などにも、スキルマップの活用が有効です。

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公平な人事評価

スキルマップを活かせば、公平な人事評価もしやすくなります。スキルは本来目に見えないものなので、社員それぞれのスキルレベルを正当に評価するのは容易ではありません。勤続年数や資格など一部の「目に見える」指標に依存したり、印象・イメージに左右されたりしがちです。

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スキルマップを活用すれば、社員全員のスキルセットとレベルを同じ基準で見れるので、統一された基準に基づく人事評価が可能となります。

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社員のモチベーション向上

スキルマップの整備は、社員のモチベーションを引き上げるうえでも有効です。スキルマップに基づく管理により、社員それぞれが得意とする領域を活かしたタスクに従事できるようになります。

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さらに、弱いポイントを重点的に教育や支援してもらえるため、スキルアップにも有効です。スキルのレベルに基づく公平で納得感の高い人事評価も、社員のモチベーションアップに役立つでしょう。

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的確な採用活動の実行

スキルマップを活用すれば、効果的な人事戦略の実行も可能になります。人員を拡大するときには、スキルマップを見て、組織全体として弱いスキルセットを洗い出せば、適した人材の獲得を進めやすくなります。

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また、退職者が出たときの埋め合わせにおいても、退職者のスキルセットを基にすれば、採用すべき人材が明確になるでしょう。

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Excelでのスキルマップでスキルの可視化を進めよう

さまざまな特性を持つ社員のスキルを一元管理するうえで、スキルマップは有効なツールとなります。今回紹介したように、Excelでも簡単に制作可能なので、マネジメントや人事部など社員のスキル管理が求められる部署においては、ぜひ実践してみてください。

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社員のスキル管理の高度化は、適材適所なタスク配分や効果的な教育、公平な人材評価など多くの効果を発揮します。また、社員のモチベーションアップや採用活動の精度向上など、しばしば企業でもちあがる人事領域の課題解決にも有効です。

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さっそくExcelでスキルマップを作成して、所属する社員のスキルの一元管理を実行しましょう。