従業員が長期で休職する際や離職する際に、その従業員が持つナレッジが社内で共有されていなければ、業務引継ぎ書の作成が必要不可欠です。しかし、業務引継ぎ書の作成ポイントを押さえなければ、実際に業務で活用しづらいものとなってしまう恐れがあります。

今回の記事では、業務引継ぎ書の概要から、Excelで業務引継ぎ書を作成する具体的な方法と、ポイントを解説します。無料テンプレートもご提供しますので、ぜひ参考にしてください。

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業務引継ぎ書の概要

業務引継ぎ書とは、現担当者から次の担当者へ業務を引継ぐ際に使用する、業務内容を記した文書です。

業務引継ぎ書は、以下のようなケースで必要となります。

• 長期休暇時・離職時
• 転勤による勤務先の変更時
• ジョブローテーションによる部署異動・配置転換時

従業員の長期休暇時や離職時、転勤による勤務先の変更時など、業務を担当していた従業員が長期で不在となる際に業務引継ぎ書が必要となります。

また、ジョブローテーションによる部署異動・配置転換などが頻繁に行われる大企業であれば、業務引継ぎ書の作成は必要不可欠です。

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「業務引継ぎ書」の重要性

業務引継ぎ書は先述の通り、従業員が長期で不在になる可能性がある場合に必要となります。業務引継ぎ書が無ければ、不在となる従業員が担当している業務について、スムーズに遂行できません。

また、新入社員や中途入社の社員に対して、業務を引き継ぐことができなくなります。事前に業務引継ぎ書を作成しておくことで、業務のスムーズな引継ぎや、ミスの防止、教育の円滑化などに寄与します。

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「Excel」が業務引継ぎ書の作成に適している理由

Excelが業務引継ぎ書の作成に適している理由は、以下の通りです。

• 操作方法が分からず困るケースが少ない
• 視覚的な表現が可能
• 柔軟性が高い

それぞれのポイントを詳しく解説します。

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操作方法が分からず困るケースが少ない

Excelが業務引継ぎ書の作成に適している理由の一つ目は、操作方法が分からず困るケースが少ないことです。Excelは昨今非常に多くの企業へ導入されており、日常的に業務で利用されています。ほとんどのユーザーが基本的な操作ができるため、Excelというツールに対するハードルが低く、業務引継ぎ書の作成が容易です。また、業務引継ぎ書の閲覧・参照もスムーズになります。

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視覚的な表現が可能

Excelが業務引継ぎ書の作成に適している理由の二つ目は、視覚的な表現が可能なことです。Excelは表やグラフの作成をはじめ、図形を用いたフロー図の作成やポイントとなる吹き出しの挿入など、視覚的な業務引継ぎ書の作成に長けています。文字だけの業務引継ぎ書だと、一目でどこに何の情報があるか分かりづらくなるため、分かりやすい業務引継ぎ書を作成したい場合にオススメです。

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柔軟性が高い

Excelが業務引継ぎ書の作成に適している理由の三つ目は、柔軟性が高いことです。Excelでは、セルや図形の追加・削除はもちろん、色付けやフォント指定など自由度が高いです。これにより、業務の区分ごとに色を変更したり、強調すべき部分を強調したりと、見やすいレイアウトを簡単に作成することができます。

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業務引継ぎ書の基本項目

業務引継ぎ書を構成する基本項目は、以下の5つです。

• 業務の概要・目的
• スケジュール・進捗状況
• 業務フロー・手順
• トラブル発生時の対応
• 関連資料の保管先

これらの項目について、詳しく説明します。

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業務の概要・目的

業務の引継ぎ時において、その業務が何を目的とした、どのような業務であるかを記載することは必要不可欠です。業務目的を理解することで、当該業務のゴールが何かを認識できます。また、業務概要を把握しておくことで、大まかに何をすべきかがイメージできるでしょう。

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スケジュール・進捗状況

当該業務のスケジュールや、現時点での進捗状況も記載しておきます。スケジュールや進捗状況が分からない場合、業務をどの時点から開始すれば良いかや、いつまでに対応を完了すれば良いかが分かりません。特にクライアントがかかわる業務である場合、進捗状況やスケジュールの共有は必須です。

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業務フロー・手順

業務フローや手順についても、業務引継ぎ書に記載します。手順の記載はもちろん、業務フローを作成しておくことで、業務の流れを視覚的に捉えることができるようになります。文章のみの引継ぎ書では、一目でどのような業務かを掴みづらいため、図を用いることは必要不可欠です。

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トラブル発生時の対応

万が一トラブルが発生した際の、トラブルシューティングを記載しておくことも大切です。トラブルが発生した際にトラブルシューティングの情報が無ければ、業務知識の浅い後任の担当者が一から調査し、解決しなければなりません。トラブル発生時の対応方法が具体的に記載されていれば、後任担当者がトラブル時の対応をスムーズに行うことができ、業務の効率化に寄与します。

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関連資料の保管先

関連資料がある場合、当該資料の保管先を記載することも重要です。他の業務の一部である場合や、連続して実施すべき業務がある場合、当該業務の関連資料も合わせて参照するケースが多いでしょう。資料の保管先が分からない場合、その資料を探すという無駄が発生しています。関連資料が社内サーバーのどこに保管されているかや、クラウドストレージへのリンクを記載し、保管先を明記しておきましょう。

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「Excel」を活用した業務引継ぎ書の作り方

続いて、「Excel」を活用した業務引継ぎ書の作り方を解説します。Excelを使用して業務引継ぎ書を作成する場合、テンプレートを事前に作成することが必要不可欠です。各自が自由なフォーマットで業務引継ぎ書を作成すると、不足する項目が出たり、どこに何の項目があるかが分らず、使いづらい資料となる恐れがあります。テンプレートを使用することで、業務引継ぎ書の作成が効率化されるほか、フォーマットが統一化され見やすくなります。

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「Excel」での業務引継ぎ書のテンプレート作成方法

Excelでの業務引継ぎ書のテンプレート作成は、非常に簡単です。まずExcelを新しく開き、自由に管理項目を配置するだけで作成できます。

この際、ポイントとして以下を意識しましょう。

• タイトルや項目のヘッダーは色付けをし、どこが入力項目かを明確にする
• セルの結合や中央ぞろえ、罫線を利用し、見やすいフォーマットを作成する
• 業務フローなど、図を使用する項目は枠を大きく設定する

これらのポイントを押さえることで、任意の項目で自由にテンプレートを作成できます。

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「Excel」業務引継ぎ書テンプレート

今回の記事では、Excelを活用して業務引継ぎ書を作成する方法について、詳しく解説しました。業務引継ぎ書は、長期休暇時や離職時、転勤による勤務先の変更時など、業務担当者が長期で不在になる場合に必要不可欠な資料です。

Excelは多くの企業へ導入されているツールであるため、操作方法の認知度が高く、業務引継ぎ書の作成に適しています。

また、Excelで業務引継ぎ書を作成する際のポイントは以下の通りです。

• タイトルや項目のヘッダーは色付けをし、どこが入力項目かを明確にする
• セルの結合や中央ぞろえ、罫線を利用し、見やすいフォーマットを作成する
• 業務フローなど、図を使用する項目は枠を大きく設定する

上記ポイントには最低限考慮し、使いやすく見やすいフォーマットの作成を心がけましょう。