マネージャーと部下の間で円滑なコミュニケーションを取るためには、1on1ミーティング（1対1のミーティング）が非常に大切です。1on1の実施に際して、会話をスムーズに進め、生産性を向上させるためには、事前資料の作成が求められます。

今回の記事では、Excelを活用して「1on1」の事前資料を作成する方法を解説します。これから1on1の事前資料を作成しようとしている方はもちろん、すでに作成している方でも資料作成の効率化や品質向上に寄与する内容となっていますので、ぜひ参考にしてください。

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「1on1」の概要とExcelでの資料作成が有効な理由

まずは、1on1の概要と重要性をはじめ、事前資料の作成にExcelが有効な理由をご紹介します。

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1on1の概要と重要性

1on1（ワンオンワン）ミーティングとは、マネージャーと部下の間で行われる、1対1の会議のことを指します。主に仕事の進捗確認やフィードバック、長期・短気のキャリア形成に関する話し合いなどが行われます。

1on1ミーティングを実施することには、以下のような効果があります。

コミュニケーションの質を高める
モチベーションの向上

1on1を実施することで、具体的な問題や課題に対するフィードバックを直接伝えることができ、課題に対する理解を深めることができます。また、自身が仕事をする意義や価値を感じることができ、部下のモチベーションを高めることが可能です。

このように1on1ミーティングは、個々の成長に加え、チーム全体のパフォーマンス向上に寄与します。ただし、これらの効果を最大限に引き出すためには、事前に資料を作成しておくなど、入念な準備が必要です。

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Excelの活用方法：なぜExcelが必要なのか

Excelは、データの整理や視覚化に優れた、非常に自由度の高い表計算ツールです。Excelの機能を有効活用することで、1on1ミーティング用事前資料の作成を効率的に行うことができます。

例えば、部下の業績データを一覧化することで、その情報をもとに1on1ミーティングで話すべきポイントを見つけることが可能です。また、Excelのテンプレート機能を活用することで、同じフォーマットの事前資料を繰り返し作成する手間を省くことができます。

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Excelで1on1の事前資料を作成する方法

ここからは、Excelで1on1の事前資料を作成するための具体的な方法を解説します。

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1on1で話す内容の精査

まずは、1on1ミーティングで話す内容について、Excelを活用して精査します。Excelの最大のメリットは、大量データを簡単に整理できることです。例えば、フィルタリング機能を使用することで、特定の条件に合うデータだけを表示することができます。また、ソート機能を使えば、データを特定の順序に並べ替えることが可能です。

これらの機能を活用して、営業目標との乖離や部門内の成績順位を見える化し、フィードバックに活用するなど、1on1で話すべき重要な内容を抽出しておきましょう。

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グラフやチャートを用いてデータを視覚化する

数値だけではイメージしにくいデータは、グラフやチャートを用いて視覚的に表現することで、理解が深まります。Excelには、一覧のデータをグラフやチャートに変換する機能が備わっています。

この機能を活用すれば、数値だけでは伝わりにくい情報を、視覚的にわかりやすく伝えることが可能です。例えば、部下の業績の推移を折れ線グラフにすることで、成長度合いや目標への達成度合いを一目で把握できます。

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テンプレート作成

1on1ミーティング用の事前資料は、定期的に作成する必要があり、そのたびに同じフォーマットの資料を作るのは、多大な時間と労力を要します。Excelのテンプレート機能を活用し、一度作成したフォーマットをテンプレートとして保存しておくことで、次回からそのテンプレートを基に資料を作成することが可能です。この機能により、効率的に1on1事前資料の作成を進められるようになります。

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効果的な1on1事前資料の作り方

続いて、1on1の事前資料をより効果的にするためのポイントを解説します。

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部下の成長を促す資料となるよう心がける

1on1の事前資料は、上司と部下の間のコミュニケーション用ツールとして使われます。部下の業績や問題点を明確に示すデータは必要ですが、否定する点ばかり並べると、部下のモチベーションが低下する恐れがあります。

問題点を指摘する際は、同時に部下が自身の成長を感じられるようなポジティブなフィードバックを添えるよう、工夫することが大切です。

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データの提示方法を工夫する

事前資料において、データの提示方法を工夫することも重要です。例えば、部下の問題点を強調する場合は、その根拠となるデータを明確に示すことが重要です。一方で部下の成長度合いを視覚化する場合は、グラフなどを用いて長期的な視点でのデータの変化を示すなど、提示するデータとその方法を適切に選ぶことが求められます。

これらの点を意識することで、有意義な1on1ミーティングを実践するためのツールとして活用できます。

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1on1の事前資料作成に活用できる、Excelの応用テクニック

ここでは、1on1の事前資料作成に役立つ、より高度なExcelの機能を紹介します。Excelは単純な表計算ツールではなく、非常に多くの機能を持つツールです。便利な機能を理解し、活用することで、事前資料作成の質向上や効率化に寄与します。

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ピボットテーブル・条件付き書式

Excelには、データの整理と分析を、より効率化する機能があります。「ピボットテーブル」を活用すれば、表形式のデータから必要な情報だけを抽出し、条件を指定して集計することが可能です。また、「条件付き書式」を使えば、特定の条件に合うデータを色付けするなど、視覚的に強調することができます。

これらの機能を活用することで、複雑なデータ分析を容易に実施することや、見やすいデータを提示することなどが可能です。

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テンプレート機能

Excelのテンプレート機能は、同じフォーマットのブックを繰り返し作成する際に、非常に便利です。一度テンプレートを作成すれば、今後はそのテンプレートをベースに資料を作成でき、大幅な時間短縮につながります。また、テンプレートは自由にカスタマイズ可能なので、各企業のニーズに合わせて項目の追加・削除が可能です。

さらに、テンプレート形式（*.xltx）で保存しておくことで、利用者にフォーマットを壊される心配がなくなります。

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