‍分業化やテレワークにより「情報共有」の課題が噴出

2020年11月に総務省から発表された調査によると、2020年9月時点でのテレワークの実施率は、従業員数2000名以上の大企業に限ると60.8%、企業全体でも20.2%にのぼります。また、テレワークの普及をきっかけとして、各業務のマニュアル化や分業化に積極的に取り組む企業も多く出てきています。

こうした流れは、通勤時間や移動時間の短縮、デジタル化によるペーパーレスな業務への移行といった、業務効率化のメリットがある反面、部下の業務進捗管理や、同僚とのコミュニケーションといった面で課題も同時に出てきています。

特に情報共有の観点では、すべてオンラインでのコミュニケーションが前提となるテレワークにおいては、ちょっとした確認や認識のすり合わせ程度でもweb会議を設定して行うことが少なくなく、結果として「定例会議が週に2回もあり、業務時間を圧迫する」といった状況に陥ってしまうケースも多くあります。

実際に、

・顧客との打合せ調整が難航する。
・議題に関係ない参加者も多く、大半が内職しながら参加する。
・10名以上集まると人数多すぎて発言しにくい。
・過去に共有された情報を探すのが大変でまた聞き直す。

などの声もよく耳にします。

‍

Teamsを活用し、デジタル起点の業務へ変える2つの方法

このような課題を解決するために必要なことは、業務をアナログ（会議や伝聞）ではなくデジタル起点にしていくことです。この記事ではTeamsを活用した具体的な方法をご紹介します。

‍

①チームを作成してチャットで情報共有し、必要な情報にアクセスしやすくする

「チーム」とは、Teams上で部門やプロジェクト単位で参加者を招待し、共通の作業などを行うグループのことです。

‍

チーム内では、各チームに招待されているメンバーとチャットで会話をしたり、ファイルの共有やWikiページの作成をすることができます。

また、チームの中には「チャネル」という階層を作成することができ、チームとチャネルを組み合わせて組織に適した階層構造を作ることが可能です。

例えば、「人事課」、「採用課」、「教育課」という３つの課を持つ「人事部」という組織がある場合、「人事部」をチームとして、「人事課」、「採用課」、「教育課」というチャネルを作ることができます。

‍

このように事前にチャネルを用意して課ごとに必要な連絡を分けることで、チームの全体で情報が錯綜してしまうことを防ぎます。

また、チームに参加しているメンバーは、他のチャネルの投稿内容も閲覧することができるので、必要な場合は他の課のチャネルを確認することで情報を得ることもできます。

このようにチームとチャネルを適切に管理・運用することで組織内の情報共有が格段に効率化します。

また、チャネルを上手に活用することで、課組織を越えた情報共有や会議が必要な場合にも対応することができます。

‍

上記の例では、「人事部」というチームの中に「人事部共通」というチャネルを作成しました。事前に、このチャネルには人事部全体に周知が必要な事項や、各課の特定の人だけ確認が必要な事項を共有するというルール設定をしておけば、各課長がメンバーに内容を再転送する手間を省くことができたり、一部の対象者だけが確認すれば良い内容をメンバー全員が見なくても済むようになります。

チャネルへの投稿では件名を追加することもできます。チャットでは投稿の度に件名をつけることは少ないですが、重要なトピックや共有事項がある際は件名を追加して目立たせることが可能です。

‍

また、特定の相手にメッセージを確認してもらったり、返信をしてほしい場合は、相手の名前を入れて投稿するメンション機能を活用します。メンションをした相手には通知が届くので、見落とされる可能性が減ります。投稿を入力する際に「＠」と打つとポップアップでチームのメンバー一覧が表示されるので、メンションする相手を選択し、あとは通常の会話と同様に投稿すればOKです。

メンション機能を活用することによって、例えば、参加する必要があるメンバーだけをメンションしておくことによって会議の参加者を明確化したり、問い合わせがあった質問内容について、回答を依頼したい人を指定することができます。これにより、メンバーが自分にとって不要な会議に参加しなければならなかったり、他部門から来た問い合わせに対してメンバーがそれぞれ遠慮してしまって回答が漏れるといったことを防ぐことができます。

‍

‍

②情報を全員が検索できる状態に集約しておく

次にWikiを使った情報共有について説明します。

先述したチームでは、Wikiの機能も活用することができます。Wiki機能は、チームに所属するメンバーであれば誰でも投稿・編集ができることが特徴となっています。この機能を用いて、プロジェクト単位でのマニュアル管理や作業進捗の共有ページとして活用することができます。

Wikiは、チームに作成されたチャネルに表示されます。チャネルの新規作成時に、初期状態のWikiがひとつ自動的に作成されるので、最初はこちらを使って活用することをおすすめします。

Wikiは上図のような画面構成になっています。

編集画面は、①「タイトル」、②「セクション名」、③「セクションの説明記入欄と追加ボタン」という３つの構成になっており、それぞれ自由に編集することが可能です。

それぞれの構成部分にタイトルや共有したい情報の内容を記入することで、上記のサンプル画面のように、マニュアルを簡単に作成することも可能となります。

さらに、セクション名の右横に表示されるアイコンを選択すると「会話」画面が表示され、チャット形式でコメントやディスカッションを残しておくことも可能です。使い方はチャットと同様で、チャット履歴はセクション名の右横のアイコンをクリックすることでいつでも確認することができます。

Wiki機能の他にも、ファイル共有の形で情報を集約することも可能です。

各チャネルにはファイルタブが設定されており、ExcelやWordなどのファイルを自由にアップロードすることができます。

特にExcelでのファイル共有は、メンバーが自由に情報にアクセスできるだけでなく、それぞれが直接Excelを編集することも可能なので、リアルタイムで情報アップデートを行うことができ、常に最新の情報をメンバー間で共有することが可能となります。

また、アップロードしたファイルはTeamsの画面内で表示・編集することが可能なので、情報へのアクセスから編集・更新までスムーズに行うことが可能です。

‍

※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

‍

デジタルによる業務効率化の効果事例

以上でご紹介した内容を実施し、情報共有やマニュアル化をデジタル化することによって、組織に様々なメリットをもたらすことができます。

チームによる情報共有がスムーズに行われていれば、その組織に属する全員が同じマニュアルを参照したり、タイムリーな情報アップデートを行うことができます。マニュアルをチーム全体で共有することで、属人的な知識や経験を「見える化」することができているので、担当者が不在で顧客対応が滞ってしまったり、誰か一人だけに業務が集中し負荷が偏ってしまうことを未然に防ぐこともできます。

さらに、メンション機能などを活用して会議の際に前もって議題や参加者を明確化しておくことで、不必要な会議の削減や、個人にとって重要ではない会議への参加によって時間を取られることを防止することも可能です。

このようにデジタル起点の業務に変化することで、具体的には以下の効果が出ている事例があります。

・議題がなければ会議がなくなり週2回の定例会が廃止された。
・明確な議題での会議なので解決策の議論になる。
・対象となる人のみが集まればよいので2～3名のコンパクトな会議になった。
・特定のことを知っている人を探すのが簡単/スピーディになった。

このような変化は、結果として顧客対応や施策検討など価値ある時間の創出につながることになります。Teamsを活用した業務のデジタル化を進めることによってこのような大きなメリットを享受できるように準備しましょう。