議事録の要約は、多くのプロフェッショナルにとって重要かつ時間を要する作業です。この過程は、会議での議論のエッセンスを捉え、参加者に明確かつ簡潔に情報を伝達する必要があります。この作業の効率化において、ChatGPTは革命的なツールとなり得ます。ChatGPTは、最先端の自然言語処理技術を駆使して、長文のテキストから核心を抽出し、その要点を明確に要約する能力を持っています。このAI技術を利用することで、会議の議事録から重要なポイントを素早く、かつ正確に要約することが可能になります。

ChatGPTが議事録の要約に特に有効である理由は、その高度な理解能力と柔軟性にあります。ChatGPTは、会話の流れを認識し、議論の主要なテーマや意見、決定事項を識別することができます。さらに、特定のプロンプトや指示に基づいて要約をカスタマイズすることも可能で、要約の深さや焦点をユーザーのニーズに応じて調整できます。例えば、戦略的な意思決定に必要な情報のみを抽出したり、ある特定のトピックに関連する議論を強調したりすることが容易になります。

このように、ChatGPTを議事録の要約に活用することは、ビジネスプロセスの効率化に大きく貢献します。時間を要する要約作業をAIに委ねることで、プロフェッショナルはより創造的かつ戦略的なタスクに集中できるようになります。また、ChatGPTによる精確で簡潔な要約は、情報の共有を促進し、チーム内のコミュニケーションを改善する効果も期待できます。要するに、ChatGPTは、議事録の要約を高速かつ高品質に行うための強力なサポートツールとして、その価値を証明しています。

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ChatGPTで議事録を作成すれば時間の節約に加え、誤解や見落としを防げる

ChatGPTは、OpenAIによって開発された最先端の人工知能言語モデルであり、その能力はテキスト生成と理解において非常に高いレベルにあります。このAIは、広範囲にわたるテキストベースのタスクを処理する能力を持ち、特に議事録の作成と要約において、その真価を発揮します。ChatGPTが議事録作成に適している主な理由は、自然言語処理技術に基づく深い理解力と、柔軟かつ効果的なテキスト生成能力にあります。

議事録の作成は、会議内容を正確に記録し、そのエッセンスを効率的に要約することが求められます。ChatGPTは、与えられたテキストデータから主要な議論ポイント、意見、決定事項を特定し、これらを簡潔にまとめることができるため、このプロセスを大幅に効率化できます。また、ChatGPTは、特定の指示や質問に基づいてカスタマイズされたレスポンスを生成することが可能で、これによりユーザーの特定の要求に応じた議事録の形式や内容を提供できます。

さらに、ChatGPTは複雑なテキストを処理し、その意味を理解する能力に優れています。このため、多岐にわたるトピックや専門用語が飛び交う会議でも、重要な情報を見落とすことなく、議事録として整理できます。また、ChatGPTは一貫性と精度をもって情報を処理するため、人間が行う議事録作成プロセスに比べて、誤解や見落としが少なくなります。

議事録の作成と要約にChatGPTを使用することは、時間の節約に加えて、文書の品質向上にも寄与します。AIが生成する議事録は、明瞭かつ一貫性があり、読みやすいという特徴があります。これにより、会議の参加者や関係者は、議論の内容を迅速に把握し、必要な情報に容易にアクセスできるようになります。最終的に、ChatGPTを活用することで、ビジネスプロセスの効率化だけでなく、組織内のコミュニケーションと情報共有の質を高めることができるのです。

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プロンプトの重要性

議事録の要約において、プロンプトの設定は非常に重要な役割を担います。プロンプトは、ChatGPTに対する具体的な指示や質問であり、この指示に基づいてAIは情報を処理し、必要な出力を生成します。そのため、効果的なプロンプト設定は、議事録要約の品質と精度を大きく左右する要素です。プロンプトが明確で具体的であればあるほど、ChatGPTは与えられたタスクを正確に理解し、期待される結果を提供することができます。

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プロンプト設定のポイント

・要約する議事録の内容に関する具体的な情報を提供することが重要です。これには、ChatGPTに果たして欲しい役割、会議の日付、参加者、主要な議論点などが含まれます。

・要約の目的や期待される出力の形式を明確に指定する必要があります。例えば、特定のトピックに焦点を当てた要約や、決定事項とアクションアイテムのリストを求める場合など、要約の目的に応じた指示をChatGPTに与えることが求められます。

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プロンプト設定の基本的な例

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・あなたは、優秀なライターです。会議で議論された主要なトピックと決定事項を要約して、わかりやすいメモを作成することができます。

・要約は500文字以内で、各議論点についての簡潔な説明と、会議で合意されたアクションアイテムを含むものとします。

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このようなテンプレートは、ChatGPTに対して具体的な役割と要求を伝えると同時に、出力される情報の範囲と形式を指定することで、期待通りの議事録要約を得るための基盤を作ります。

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効果的なプロンプト設定は、議事録要約プロセスの効率化と品質向上の鍵を握ります。ChatGPTへの明確な指示が、必要な情報の迅速かつ正確な抽出、そして有用な要約の作成を可能にします。プロンプトの適切な活用により、ビジネスプロセスの効率化はもちろん、組織内の情報共有と意思決定の支援に大きく貢献できます。

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プロンプト例：会議編

ここからは具体的な例をみていきましょう。まずはベースとなる会議での要約例です。

ここでは例として、NEDOが行う研究評価報告会の議事録を利用します。

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※内容は以下のリンク先より取得しています

https://www.nedo.go.jp/content/100961239.pdf

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プロンプト

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# あなたは、優秀なライターです。会議で議論された主要なトピックと決定事項を要約して、わかりやすいメモを作成することができます。

# 要約は500文字以内で、各議論点についての簡潔な説明と、会議で合意されたアクションアイテムを含むものとします。

#  # 議事内容は添付ファイルを読み込んでください

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出力結果(モデル-GPT4)

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日時・場所

2023年3月14日、13時00分－17時00分

NEDO 2301・2302・2303 会議室（対面＆オンライン）

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出席者

研究評価委員会委員、NEDO関係者、オブザーバー（経済産業省等）

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議題要約

開会挨拶：村上専門調査員が開会を宣言。出席者紹介と資料確認を行い、議事進行に関する注意事項を共有。

第72回委員会評価報告書のコメント：前回審議の評価報告書（口頭審議分6件、書面審議分7件）について、評価部から報告。特段の意見がなければ報告書は確定。

プロジェクト評価分科会の評価結果：2022年度の中間・事後評価分科会結果を審議。10月から12月に開催された8案件について報告と討議を実施。

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決定事項

評価報告書に記載されたコメントを基に、審議を行い各案件に対して意見交換を実施。具体的なアクションアイテムや改善点については文書中に詳細が記載されているが、要約には含まれていない。

分科会の評価結果に基づき、各プロジェクトの進捗状況と成果を承認。具体的なフォローアップや次のステップについて議論される可能性がある。

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締め

議題に沿った審議を経て、各案件に対する評価と承認が行われた。具体的なアクションプランや改善策に関しては各評価項目ごとに討議された。

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出力画像例(一部画像が途切れます内容は上記の通りです)

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プロンプト応用例：朝礼編

次は応用例として朝礼でのプロンプト例をみていきましょう。ChatGPTは、すでにある文章を要約するだけではなく、文章を生成できますので、朝礼で話す内容も出力可能です。ここでは小学校の校長先生として、新入生(1年生)にお話しする内容とします。

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プロンプト

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# あなたは小学校の校長先生です。小学生に対してフレンドリーで優しい語り口調でお話しすることができます。

# 明日は新１年生の入学式です。校長先生としてお話しする内容を出力してください

# スピーチの目的は、新入生を応援し、学習意欲を高めることです

# 800文字程度で出力してください

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出力結果(モデル-GPT4)

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皆さん、こんにちは！お元気ですか？わたしは、この学校の校長先生です。明日はとっても大切な日、みんなが小学生になる入学式ですね。ドキドキしていますか？わくわくしていますか？

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まずは、大きな扉を開けて、新しい世界に足を踏み入れるみんなに、心から「ようこそ！」と言いたいです。小学校には、新しいお友だちがいっぱい、楽しい授業がいっぱい、素敵な先生がいっぱいいます。ここは、みんなの笑顔が輝く場所、夢を大きく育てる場所です。

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明日からの学校生活では、たくさんの「はじめて」に出会います。はじめてのお友だち、はじめての算数や国語の授業、はじめての給食時間。時には、ちょっぴり難しく感じることもあるかもしれません。でも、大丈夫！先生やお友だちがいつもそばにいます。一緒に考え、一緒に乗り越えていきましょう。

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わたしは、みんなが学校で学ぶこと、友だちと遊ぶこと、全てを通して、自分の好きなことや得意なことを見つけられることを願っています。そして、時には失敗することもあるでしょう。でもね、失敗は成長のための大切な一歩なんです。躓いたら、また立ち上がって、前に進もうね。

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学校という新しい世界は、みんなの探検の場所です。好奇心を持って、色々なことに挑戦してみてください。本を読んで、質問して、考えて、遊んで、笑って、時には泣いて…。そうやって、みんなで一緒に成長していきましょう。

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明日、学校でお会いできるのを楽しみにしています。みんなが小学校で過ごす毎日が、楽しくて、ワクワクするような素敵な時間になりますように。夢と希望を胸に、一歩一歩進んでいきましょう！

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それでは、明日、元気な顔を見せてくださいね！みんなが来るのを、わくわくしながら待っていますよ！

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出力画像例(一部画像が途切れます内容は上記の通りです)

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まとめ：効果的なプロンプト作成のコツ

効果的なプロンプト作成は、ChatGPTを使用したテキスト生成タスクにおいて中心的な役割を果たします。プロンプトとは、AIに対する具体的な指示や質問のことであり、そのクオリティが出力されるテキストの精度と有用性を大きく左右します。プロンプト作成の際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。

まず、明確性が最も重要です。プロンプトは、特定のタスクをChatGPTに理解させるためのものなので、あいまいさを排除し、求める情報やタスクの性質を明確にする必要があります。例えば、「文書を要約してください」というプロンプトはあいまいですが、「この文書から主要な議論ポイントと決定事項を300語以内で要約してください」というプロンプトは具体的で明確です。

次に、具体性も重要です。ChatGPTにどのような情報を提供すべきか、また、どの程度の詳細さを期待しているのかを示すことが必要です。具体的なプロンプトは、AIに対して期待される出力の形式や範囲をより良く理解させることができます。

さらに、コンテキストの提供も重要なポイントです。ChatGPTがタスクを適切に実行するためには、関連する背景情報やコンテキストが必要な場合があります。たとえば、業界特有の用語やジャーゴンを使用する場合、それらの用語が何を意味するのかを説明することが役立ちます。

効果的なプロンプト作成のためのもう一つの鍵は、目的の明確化です。プロンプトには、ChatGPTに達成してほしい具体的な目標が含まれている必要があります。これにより、AIは目標に向かってより効果的に作業を進めることができます。

最後に、プロンプトをシンプルに保つことも重要です。複雑で長いプロンプトは、理解や実行が困難になる可能性があります。シンプルで簡潔なプロンプトは、AIによる迅速で正確な処理を促進します。

効果的なプロンプト作成は、ChatGPTの潜在能力を最大限に引き出すための鍵です。明確性、具体性、コンテキストの提供、目的の明確化、そしてシンプルさの維持を心がけることで、ChatGPTはあなたのニーズに応じた高品質なテキストを生成することができます。