業務可視化は、特定の業務のフローや手順を可視化し、誰でも当該業務を実施できるようにすることを指します。

テレワークでの在宅勤務や、フレックスによる不規則勤務が主流となった昨今において、業務可視化は企業の重要課題の一つです。

今回の記事では、業務可視化の概要からメリット、実現するためのステップを解説します。

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業務可視化とは「組織内の社員がいつ、どのようにして仕事をしているかを可視化すること」

業務可視化とは、組織内の社員がいつ、どのようにして仕事をしているかを可視化することを指します。

社員がどのような状況で、どのようにして業務を遂行しているかを把握していなければ、当該業務の実施手順に問題があったり、非効率な部分があったとしても、改善提案ができません。

さらに、特定の社員に業務が属人化してしまう恐れがあり、対象社員に業務が集中することによる生産性の低下を引き起こす恐れがあります。

図や記号などを用いて業務フローを作成して、業務の手順を言語化・明確化することで、可視化・見える化が実現できます。

これにより、業務の遂行方法の問題点を洗い出せ、業務改善・効率化の足がかりとすることが可能です。

さらに、業務が見える化することで、現在の担当者以外でも業務ができるようになり、業務属人化の解消にもつながります。

このように業務可視化は、企業の業務属人化を解消することや、業務効率化推進の第一歩として、非常に重要な要素の一つです。

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続いて、業務可視化がもたらす、メリットをご紹介します。

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業務可視化のメリットは以下の3つです。

• 業務属人化が解消され、生産性が向上する
• 業務効率化が実現できる
• 経営改善につながる

業務可視化を行うことで、対象業務の属人化が解消され、生産性向上や業務効率化、経営改善につながります。

それぞれのメリットについて、詳しく解説します。

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業務可視化がもたらすメリット①：業務属人化が解消され、生産性が向上する

業務可視化がもたらすメリットの一つ目は、業務属人化が解消され、生産性が向上することです。

業務が可視化できていなければ、業務が特定の社員に属人化する可能性があります。

特に複雑な手順や、専門知識を必要とする業務は属人化しがちであるため、業務可視化の必要性が高いです。

業務が属人化していると、担当社員が長期間の入院や、退職などによって不在となった場合に、業務が停滞してしまうことや、企業の運営に支障をきたすケースもあります。

また、対象社員に大きな業務負荷がかかり、生産性が低下してしまう恐れもあるため、業務の可視化は非常に重要です。

業務フローを作成し、視覚的・直感的に業務手順を把握できるように可視化して、マニュアルを作成すれば、誰でも当該業務を実施することが可能になります。

そうすることで業務属人化が解消され、業務配分が平準化でき、組織内のメンバーの生産性が向上します。

また、業務マニュアルを作成することで、誰が業務を遂行しても業務品質を同一にでき、品質向上も実現可能です。

このように、業務可視化をすることは、属人化解消や生産性向上に繋がります。

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業務可視化がもたらすメリット②：業務効率化が実現できる

業務可視化がもたらすメリットの二つ目は、業務効率化が実現できることです。

業務を可視化することで、どのタイミングで、どの手順で業務を実施すべきかが見える化されます。

これにより、次に何の手順を実施すればいいかが明確になり、効率よく業務を遂行できるようになります。

また、業務で何か問題が発生した際に、業務が可視化できていなければ、原因となる工程・プロセスが特定しづらく、原因究明や解決に非常に時間がかかります。

業務を可視化できれば、どの業務がボトルネックになっているかを特定しやすく、トラブルを迅速に解決できるようになります。

このように、普段の業務遂行時やトラブル発生時の効率化ができることも、業務可視化のメリットの一つです。

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業務可視化がもたらすメリット③：経営改善につながる

業務可視化がもたらすメリットの三つ目は、経営改善につながることです。

業務可視化をすることで、対象業務の問題点や無駄な手順が見える化され、業務改善を行うための情報として活用できます。

例えば組織のさまざまな業務を可視化し、それぞれの業務・手順でどの程度の人や時間を要しているかを把握することで、その業務にかかわるコスト・人件費が算出できます。

これらが明確になることで、コストがかかりすぎている業務は無いかや、コストカットができないかの判断材料とすることが可能です。

また、人手不足となっている業務の把握もでき、人員追加の必要性も検知することができます。

このように、業務可視化の結果を踏まえ、コストの見直しや人事計画の参考データとすることで、経営改善につながります。

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業務可視化を行う方法

ここからは、業務可視化を行う方法を2つご紹介します。

• 業務手順・フローを作成する
• ナレッジ共有ツールを導入する

シンプルに業務手順やフローを作成する方法に加え、ナレッジ共有ツールを導入して効率よく業務可視化を行う方法を解説します。

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業務手順・フローを作成する

まずは、業務手順・フローを作成する方法をご紹介します。

業務を可視化するためには、業務手順・フローの作成が欠かせません。これらの資料を作成することで、組織内のメンバー全員が業務を遂行できるようになり、業務平準化を実現できます。

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業務手順・フローを作成するには、以下のステップを実行します。

• ステップ①：業務手順の洗い出しを実施する
• ステップ②：業務フローを作成する
• ステップ③：業務手順としてマニュアル化する

それぞれのステップを、詳しく解説します。

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ステップ①：業務手順の洗い出しを実施する

まずは、業務をどのように遂行しているかの状況を把握するため、業務手順の洗い出しを実施します。

業務可視化を行う人が現場の担当者にヒアリングを行う、もしくは担当者本人が業務手順をリスト化して、誰が見ても分かる形で見える化します。

この際、あいまいな記載であれば、社員ごとに認識の齟齬が発生する可能性があるため、業務概要から詳細な業務手順まで見える化することが重要です。

また、業務を担当している社員が複数人いる場合は、業務の遂行方法が社員ごとに異なるケースもあるため、担当者全員にヒアリングを行うようにしましょう。

以上のポイントを考慮し、まずは業務手順の洗い出しを実施します。

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ステップ②：業務フローを作成する

続いて、業務の流れを可視化するため、業務フローを作成します。

業務フローとは、業務の開始から終了までの流れについて、図や記号を使用して手順・作業を説明することです。

文字だけでなく、図と記号を用いることで、より視覚的に業務をとらえることができ、シンプルかつ直感的に業務を遂行できるようになります。

業務フローを作成する際のポイントは、その業務における「最初のインプットデータ」と「最後のアウトプットデータ」まで記載することです。

これらを記載することで、前後の業務についても把握することができ、その業務が何のためにあるかが明確になります。

業務フローを作成したら、作成者・担当者以外の社員が手順に沿って業務を実施し、問題なく遂行できるかを確認しましょう。

もし問題が発生すれば、都度記載を修正することで、よりよい資料が作成でき、業務平準化に繋がります。

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ステップ③：業務手順としてマニュアル化する

業務手順を洗い出し、フローを作成し終えたら、それをもとに業務手順を再度整理し、マニュアル化します。

このマニュアルは、担当する組織メンバーがいつでも確認できる場所に配置し、有効活用できる状態にしておくことが重要です。

また、この業務フローは業務改善のための材料として活用できます。

担当者以外がマニュアルに沿って業務を遂行することで、担当者では気づかなかった課題・問題点を発見できる可能性があります。

課題・問題点が見つかれば、その内容をもとに都度マニュアル・業務フローを修正し、周知することで、業務改善につながり、組織全体の生産性向上に繋がります。

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ナレッジ共有ツールを導入する

業務可視化を行う方法として、ナレッジ共有ツールを導入し、活用することも一つの方法です。

ナレッジ共有ツールとは、業務を遂行するための手順・ナレッジをまとめ、共有するためのツールです。

業務に関するナレッジを可視化して共有することで、そのナレッジを確認しながら誰でも業務を遂行できるようになるため、業務の効率化・属人化解消に直結します。

しかし、業務可視化を行う際に、「業務可視化をする時間がとれない」という課題がある企業も多いでしょう。

既存の業務を漏れなく洗い出し、誰でもわかる形にして資料を残すことは、非常に大変です。

日常業務に追われながら、このような改善業務をする時間を確保することが困難であるため、業務可視化は先延ばしになってしまいがちです。

ナレッジ共有ツールの導入には、業務可視化をするための時間を短縮できることや、見やすい業務手順を作成しやすいことなど、さまざまなメリットがあります。

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業務可視化を行う時間が取れない場合や、効率よく業務可視化を実施したい場合は、ナレッジ共有ツールを導入することを検討しましょう。

業務可視化は、業務手順やフローを明確にし、見える化することです。

業務可視化を行うことで、属人化を解消でき、業務効率化や経営改善につながるというメリットがあります。

今回の記事でご紹介した方法で業務可視化を実践し、生産性向上を実現しましょう。