今回の記事では、Microsoft Teamsの導入を他ツールと比較・検討されている方に向けて、Teamsのメリット(長所)・デメリット(短所)についてまとめてお伝えします。

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Teamsのメリット①〜無料で始められるため、お試しで使用したい企業におすすめ〜

Teamsは無料で始めることができます。

方法は簡単、Microsoft TeamsのWebページからサインアップすることで開始できます。サインアップすることでログインでき、そのままWeb版を使用することができます。アプリ版もあるので、サインアップ後はアプリ版をダウンロードすることをおすすめします。

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しかし、無料で始められるチャットツールはTeamsだけではありません。SlackやChatworkといった無料のチャットツールは数多く存在しています。その中でなぜ、マイクロソフトのTeamsがおすすめなのでしょうか。

かなりシンプルですが、マイクロソフトという企業が提供している、という点です。無料でありながら、マイクロソフトが提供する他の製品（ExcelやPowerPointなど）と連携でき、Teamsからそれらのドキュメントを閲覧、編集、共有などが可能です。

現在、多くの企業はドキュメントの作成にマイクロソフト製品を使用しています。かつてそれらを社内やプロジェクト内で連携するには、メールを始め、チャットツールでもローカルに保存されたファイルをアップロードし、編集するにはダウンロードして編集してから再度アップロードする必要がありました。

しかし、Teamsを使用することで、無料でそれらの手間から開放されるのです。

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Teamsのメリット②〜進捗管理も行えるため、どのタスク管理ツールを使えばいいか迷っている企業におすすめ〜

Teamsでは、Microsoft 365製品群の一つであるToDoとの連携が行えます。

ToDoはシンプルなタスク管理ツールで、複雑な動作はありません。Teamsでプロジェクトごとにチームを作り、メンバーを追加しておけば、プロジェクトのリーダーは各メンバーのToDoを確認することができるようになります。

リーダーは報告を受けなくても進捗を確認することができるようになり、メンバーは日々の進捗報告が簡単になります。

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今まではExcelや他のタスク管理ツールであるBacklog、Redmineを使用していたかもしれません。

しかし、Teamsでタスク管理を行うことで、日々のチャットやファイルの共有だけでなく、同時にタスクの進捗管理もできるようになるのです。
複数のアプリを見比べたり、進捗報告のためにメールを作成したりチャットを送る動作は、地味ですが時間のかかるものです。

TeamsでToDoを活用してタスク管理を行えば、こういった日々の作業時間で些細ながら割かれている時間を短くし、メインのタスクに集中できるようになります。

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Teamsのメリット③〜オンライン会議の文字起こし機能があるため、議事録の作成に時間を取られている企業におすすめ〜

会議では議事録の作成が必要になることが多いです。

議事録は会議での決定事項の記録だけでなく、参加者の発言の記録としてもとても重要な役割を担っています。

しかし、議事録の作成には時間がかかります。そんな悩みを解決してくれるのが、Teamsの文字起こし機能です。

会議の参加者の発言を自動で文字に起こし、ファイルとしても残してくれるので、議事録作成の手間が省けます。

企業には議事録のフォーマットなどがあるため、その全てをそのまま議事録として使用することはできないかもしれません。

しかし、文字起こし機能で参加者の発言を見ることができれば、一から議事録を作成する必要がなくなります。一度でも議事録を作成したことがある人ならば、議事録作成の手間がどれだけのものか分かっていると思います。

Teamsの文字起こし機能はそんな手間を可能な限り削減し、議事録作成の一助となるでしょう。

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他のチャットツールにも、連携することでオンライン会議で文字起こし機能を使用できるものは存在しますが、Teamsであれば連携するために他のアプリをダウンロードしたり、連携の設定をする必要はありません。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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Teamsのデメリット①〜他のマイクロソフト製品と連携して使用することが前提のため、マイクロソフト製品を使用していない企業にはおすすめできない〜

TeamsはMicrosoft 365製品群の一つです。

なので、他のマイクロソフト製品（代表的なものはExcelやPowerPointなど）と連携して使用することが前提となっています。

例えば、AppleのPagesやKeynote、Numbersなどをメインで使用している企業には向いていません。

Teamsでそれらのファイルを共有することはできますが、ExcelやPowerPointのように、その場ですぐに編集することはできません。

このように、マイクロソフト以外の製品を使用している場合、Teamsの利点を最大限に活かすことができません。

マイクロソフト製品を使用していない企業がTeamsを使用すると、かえって不便さが目につき、作業に支障をきたす可能性があります。

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Teamsのデメリット②〜過去のファイルやメッセージを遡りづらいため、過去の記録のスピーディな確認を求める企業にはおすすめできない〜

過去に共有したファイル、やりとりしたメッセージをサクッと確認したい、それは誰しもが思うことでしょう。

しかし、Teamsは過去のファイルやメッセージを遡るのが大変で、時間もかかります。

メッセージの保存機能はありますが、前後の脈絡もないそのメッセージを見ただけではなんのことか分からないでしょう。

そのため、関係のありそうなキーワードを検索し、一つずつファイルの中身やメッセージを確認する必要があります。

さらに過去のファイルやメッセージを表示する際には読み込みに時間がかかり、最悪お目当てのファイルやメッセージが見つからずじまい、ということもあり得ます。

これではせっかくの時間が無駄になってしまいます。

スピード感を重視するスタートアップ企業や、全てを記録に残さなければならない厳格な社内ルールが存在するような企業には向かないかもしれません。

その点、例えばChatworkであれば、Teamsよりもよりチャットに特化したツールですので、検索したメッセージを素早くチャット別やユーザー別に表示させることが可能です。

Teamsにも検索のフィルタ機能は存在していますが、入力項目が多く、また見づらいというデメリットもあります。

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Teamsのデメリット③〜連携できるアプリが多いため、それぞれのアプリをどんな目的でどのように使用するのか理解できない企業にはおすすめできない〜

Microsoft 365には多種多様なアプリが存在しますが、それ故にTeamsと連携できるアプリの数も膨大です。

それぞれのアプリの性質を理解し、うまく活用することが求められますが、それらの連携を使用せず、チャットやファイルを共有するためだけのツールとしてTeamsを使用すると、費用だけがかさんで非常にもったいないことになります。

無料版を使用すれば問題ありませんが、無料版でできることにはやはり制限があります（ファイルの最大共有容量など）。

有料版を活用していくならば、導入や運用にはアウトソーシングも視野に入れて検討する必要があるでしょう。

そういった初期設定、初期投資を望まない企業であれば、無料版、もしくは他のチャットツールであるSlackやChatworkを使用したほうがいいと思います。