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業務効率化

「業務量」を可視化する4つの方法と可視化が必要な理由

November 30, 2023

業務の効率化やプロセスの改善を進める前段階として、業務量の可視化を進めるのが有効です。作業ごとの業務量を把握したうえで、量が多い部分のリソースを増やしたり、プロセス改善を実行したりといった施策が打ち出せます。また、公平な人事評価を実現するためにも、業務量の可視化が有効です。

業務量の可視化には、大きく分けて4つの手法があります。この記事では業務量の可視化が必要な理由や4つの手法、可視化をうまく進めるためのポイントをまとめました。現状の業務の進め方に課題を感じている管理部門の方は、記事を参考にしてぜひ業務量の可視化に取り組んでみてください。

「業務量」の可視化とは「各作業や業務プロセスの工数を数値化する作業」

業務量の可視化とは、各作業や業務プロセスの工数を数値化する作業です。基本的には工数は「作業にあたる人数」「作業時間」「作業の発生頻度」で集計します。

意識的に集計を進めなければ、日々業務を進めるなかで厳密に業務量を把握するのは困難です。一方で業務の効率化やプロセスの改善の手法を検討する際、土台として現状の業務量が分からなければ、課題解決につながる対策は打ち出せません。

業務量がわからなければ、個々の従業員の負荷もわからないため、人事評価の公平性にも支障をきたします。

業務量の可視化が必要な理由

業務量の可視化は、大きく分けて次の3つの観点から重要です。

  • ムダな業務や改善点を把握する
  • 業務の属人化を緩和する
  • 従業員の負荷・労力を正当に評価する

業務量を可視化すると、どのプロセスに従業員の負荷がかかるか、時間がかかって業務プロセスのボトルネックになっているのかわかります。人材配置と業務量にミスマッチがあれば調整できますし、時間がかかる作業の効率化を重点的に進めれば、生産性向上が可能です。

また、担当者毎の業務量の差を計測すると、経験豊富で少ない負荷で高い実績をあげている人が明らかになります。ベテランのノウハウの共有を進めれば、業務の属人化を緩和できます。

最後に、企業にとって重要で負荷のかかる業務に頻繁に対応する従業員は、正当に評価すべきです。業務の付加価値の高さや能力とのバランスを取る必要はあるものの、業務量の重さは人事評価の一要素とするのが望ましいでしょう。

「業務量」を可視化する4つの方法「推定比率法」「実績記入法」「実測法」「合成法」

業務量の可視化には、大きく分けて4つの方法があります。

  1. 推定比率法
  2. 実績記入法
  3. 実測法
  4. 合成法

基本的には上の手法の方が手間がかかりませんが、下の手法の方が正確な計測が可能です。それぞれの手法について詳しく解説します。

1.推定比率法

各業務に携わる社員や責任者の業務時間・内容から逆算して、業務量を推定する方法です。人事部や管理職が所有する各従業員の勤務データと従業員毎の業務内容があれば推計が可能なので、最も小さい負荷で業務量を把握できます。

一方で、計測者が各従業員の1日のタイムテーブルや業務内容を正確に把握していなければ、正確なデータは計測できません。また、臨時で発生する例外業務の業務量を見落とすリスクも高いといえます。簡便な手法なので、全社的な業務量を大まかに把握したいときなどに有効です。

2.実績記入法

各従業員に、作業時間と発生した作業内容を記入してもらう方法です。それぞれがよく分かっている自分の業務についてまとめるので、より正確な計測ができます。一定の期間にわたり継続的に集計しておけば、例外業務の業務量も逃さずに済むでしょう。

一方で、従業員自身も業務時間を正確に把握しているとは限らず、記憶違いで不正確なデータになる可能性は残ります。また、業務ごとの範囲・定義を明確にしておかないと、認識違いが業務量の誤認につながる恐れがあります。従業員がいちいち業務量を記録しなければならないので、集計までに一定の負荷がかかるのも留意点です。

3.実測法

観測者が作業場所に訪れて、人員・作業毎に作業時間を実測して集計する方法です。製造業のライン作業ではしばしば導入されます。オフィスワークでも応用はできますが、例外業務が多い部署では、長期間にわたり集計して、例外作業も逃さずキャッチしなければなりません。

実際の作業時間を記録するため、精度の高い集計が期待できます。一方で、実際に作業する従業員の他に観測者を配備しなければならないため、追加人員が必要であることを加味すると組織全体としては負荷のかかる作業です。

また、観測者の監視を気にするあまり、従業員が普段と異なるスピードや方法で作業に取り組んだ結果、データの正確性が損なわれるリスクもあります。

4.合成法

ここまで紹介した3つの手法のうち、複数を組み合わせて平均を算出する手法です。たとえば、従業員自身の認識で集計する実績記入法と、観測者による集計である実測法を組み合わせるのが有効です。従業員の誤認による誤差と、監視により普段と異なる方法で作業をすることによる誤差を共に緩和できます。

最も正確なデータ集計が期待できますが、複数の手法を実施する分負荷もかかります。また、データの集計・分析に一定のスキルが求められる点にも留意しましょう。


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「業務量」の可視化うまく進めるポイント

業務量の可視化をうまく進めるためには、次のポイントに留意することが大切です。

  • 可視化の目的を明確にし、適切な範囲で実行する
  • 業務体系表を作成して進める
  • ERPなどシステムを活用する
  • コンサルなどの専門家に依頼する

それぞれのポイントについて詳しく紹介します。

可視化の目的を明確にし、適切な範囲で実行する

可視化の目的を明確にして、目的達成に必要充分な範囲で可視化を実行しましょう。たとえば、人事評価の精度向上なら、各従業員の業務量を把握しなければなりません。

人材配置の見直しなら部署毎、チーム毎の業務量を知る必要がありますし、生産性向上なら不要な工数がかかる業務を洗い出さなければなりません。

全社で精緻な業務量の可視化を実行するのは非常に負荷がかかるため、目的達成に必要な範囲に絞って可視化を進めるのも一案です。

業務体系表を作成して進める

計測前に業務体系表を作成して、それぞれの業務範囲について共通認識を持ちましょう。従業員それぞれが担当範囲を誤認してると、正確な計測が難しくなります。業務体系表でそれぞれの業務内容を体系的に整理すれば、誤認を防げます。

株式会社日本能率コンサルティングが、業務体系表の制作方法や基本フォーマットを提供しているので、参考にして作成しましょう。

ERPなどシステムを活用する

システムを多く活用する作業については、ERPなどのシステムを導入すると自動で正確なデータ集計が可能です。ERPとは「統合型基幹システム」のことで、経営活動に欠かせないさまざまな機能を統合したシステムをいいます。

その中には、作業ログなどをもとに各業務を自動計測する機能が備わっていて、システムを通じて実行する業務については正確な業務量を計測可能です。

コンサルなどの専門家に依頼する

業務効率化やプロセス改善などを手がける、コンサルティングファームに依頼するのも一案です。業務量の可視化を一つの企業で進めようとすると、現場に大きな負荷がかかります。全社的な業務量の把握ともなると、長期で多大な負荷がかかるため、自社内で推進するのは困難です。

コンサルティングファームは、課題の洗い出しの一環として業務量の可視化に高い専門性があります。負荷のかかる計測方法でもスムーズに実行し、正確なデータ分析が可能です。さらに、業務プロセスや生産性に関する課題解決の支援も受けられます。

「業務量」を可視化して業務プロセスや評価方法を改善しよう

業務量の可視化は、業務効率化や適切な人材配置、公平な人事評価などさまざま課題解決において重要なプロセスです。一方で、手法によっては大きな負荷がかかるため、目的を明確して適切な範囲・方法で計測を進めましょう。

正確かつ効率よく可視化を進めるなら、業務体系表の整備やシステムの導入など進め方を工夫することも大切です。可視化したい範囲が広く、自社のリソースでは実行が難しいと感じたら、コンサルティングファームなどの専門家に相談して支援を得るのも一案です。


本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。

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