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メンバーのコンディションを把握する術は1on1かパルスサーベイしかないのか?

April 10, 2022

企業として経済活動を運営していく中で、様々な要因が社員のコンディションに影響を与えます。給料、福利厚生、仕事の量、仕事のやりがい(モチベーション)、そして社内での人間関係や関係先での人間関係などが複合的に作用し、社員のコンディションを左右します。

身体的な健康面はもちろんですが、特に精神的な健康面が大きく影響するケースが多く、社員の内なるSOSにいち早く気づくということが大切です。

ここでは、その社員のコンディションを把握する方法として一般的な1on1やパルスサーベイに触れながら、さらに効率的かつ的確にコンディションを把握する方法について解説します。

社員のコンディションの把握の重要性

本章では、社員のコンディションを的確に把握することの重要性について解説します。

社員のコンディションは日々の業務の質に影響するだけでなく、質の良い社員を自社に留めるためにも重要な要素です。実際に退職の理由の大半は労働環境や人間関係などの負担が上位を占めます。

また、公益財団法人日本生産性本部が公開しているデータによれば、日本は「熱意あふれる社員」の割合が6%であり、これは米国の32%と比べて大幅に低く、調査した139カ国中132位と最下位クラスです。

加えて「やる気あふれる社員」は「満足している社員」に比べ生産性が2倍以上、「満足していない社員」と比べると、3倍も生産性が高いことが報告されています。日本では社員の「やる気」は低く、労働生産性も高くないことがデータから読み取れます。

当然ながら、最終的なゴールは社員のコンディションを向上させることにあります。そして、そのための具体的なアクションを決めるためには、まず現状を的確に知る必要があります。間違った情報からスタートしてしまっては正しいアクションを取ることはできないからです。

そのため、社員のコンディションをできる限り正確に把握するというニーズが高まっているのです。

一般的なコンディションの把握方法として1on1やパルスサーベイが挙げられます。

双方、会社が社員の満足度や心の健康度を把握するために行われるもので、基本的には上司が部下に対して直接行うものです。

もちろん1on1やパルスサーベイはコンディションの把握方法として優れたものです。しかし、ただガムシャラに行っても効果が出にくいばかりか、逆効果となってしまうパターンもあります。上層部や人事のための、いわゆる「やってるつもり」施策になりやすく、社員からの不満を集める結果になりかねません。

そこで、今回の記事では、1on1とパルスサーベイの概要とその問題点そして、その解決策について解説します。

1on1の問題点と解決策

1on1または1on1ミーティングとは、上司が部下の育成やモチベーション向上を目的に行う個人面談のことです。ヤフー等の大手企業が導入したことでも注目されていますね。

一対一で、上司と対面し、一人一人の問題を共有することで課題を浮き彫りにし、対策を取っていく、というワークフローになります。

オープンなディスカッションができない

1on1の導入初期に陥りがちな問題点として「オープンなディスカッションができない」ということがあります。

■不満を言うことが自分の不利に働くかもしれない

■上司自身に不満がある場合に言いづらい

■同じチーム内での問題は報告しづらい

■いつの間にか評価面談のようになってしまう

等の理由から、せっかくの1on1という場を有益な話し合いにすることができないというパターンです。

これらの問題の解決策として、まず重要なのが「自分の不利にはならない」ということを明記することにあります。ここが疑心暗鬼では、なかなか前には進めません。そして次に重要なのが、1on1の目的を明らかにすることです。繰り返しになりますが、ゴールは職場環境の改善です。「不満を言う」というよりは「改善点を挙げる」という姿勢で臨むことが大切です。「みんなで一緒に職場環境をよくしていこう」という意識を共有し建設的な議論をすることが必要です。

また他の解決策として、1on1の相手を直接の上司だけでなく、上司の上司や人事部など第三者などを交えるということが挙げられます。こうすることで、上司自身の改善点やチーム内の問題提起などもしやすくなります。その上、複数の視点からコンディションや問題点を把握できるとうメリットがありますね。

上司や会社側の時間的、精神的負担

上司側や会社側の負担という問題もあります。部下、一人一人と膝を突き合わせ、話し合い、問題を可視化して、その解決策を練っていくというのは決して簡単なことではありません。大きなチームになれば、なおさらです。

社員側も上司側も、お互いに精神的、時間的な負担が大きいのです。その結果、ないがしろになっていき、最初は1on1に1時間取っていたのが気づいたら30分になっていた、などという事例も多いのです。

このような問題の解決策としては、「会社としてきちんとそのための時間を取る」ということが挙げられます。日々の業務に追われながら、方手間でこれらの業務をこなすのは容易ではありません。しっかりと企業として、そのための時間を作るということが求められています。

パルスサーベイの問題点と解決策

パルスサーベイとは、短期間に簡単な調査(アンケート)を繰り返す方法です。時々刻々と変化していく社員のコンディションや現場の状況をいち早く知るということを目的とした方法になります。また、パルスサーベイの高頻度なデータ取りという特性から、その社員の「変化」に注目したものになるという特徴があります。例えば、最初は低いスコアだったのが、ある対策後には高いスコアになっていれば、それは「その対策がよい対策であった」と評価できます。また、対策後もスコアが変わらなければ、それは「価値のない対策であった」と言えますね。

大量のデータの理解と解釈

頻繁なパルスサーベイをおこない、収集した大量のデータを管理・分析・活用し、具体的な人事施策を立案して実行にまで持っていく…というフローは、管理側に大きな負担を強いることになります。

得られた大量のデータを理解/解釈し、そこから正しいアクションを提案していくという管理側の手腕を問われます。

パルスサーベイ導入後のポジティブな変化が見えないと、自分が担当している業務が意味ないものであるかのように感じ、モチベーションの低下にも繋がってしまいます。

これらの問題の対策として、いかに工数負担を軽減しながら導入するかが、パルスサーベイ成功の秘訣だと言えます。また管理側のデータを正しく扱うだけの理解と解釈力が必要です。

社員側および会社側の時間的な負担

パルスサーベイの問題点としてはまず、「時間がかかる」ということです。定期的なアンケートの回答や、その後のフォローアップなど、社員側も会社側もしっかりと時間をかける必要が出てきます。

また、パルスサーベイをおこなって社員の意識や抱えている問題・疑問・不安を可視化できても、その後の施策につながらないと意味がありません。

「アンケート調査をされたけれど、何の意味があるの?」となっては、形骸化してしまうい企業への信頼度は大きく下がってしまいます。

こちらの解決策も同様に「しっかりと時間を作る」ということが必要になります。

(参考)アプリやAIを活用してコンディションを把握する方法も

ここまで、代表的な1on1パルスサーベイについて触れましたが、さらに効率を上げるための方法として、アプリやAIを用いたツールの活用があります。

上記、二つのどちらのアクションも共通して、「時間と労力がかかる」という欠点がありました。また、パルスサーベイでは得られた大量のデータのインタープリテーション(解釈)という課題もあります。そうした問題をサポートしてくれるのがアプリやAIを用いることです。

※例えば、researcHR(リサーチャー)は、Teamsに追加すると、日々の投稿内容や回数からAIが自動でコンディションおよびエンゲージメントを把握できます。

https://app.researchr.work/

これらのアプリはまずデータの可視化やコンディションの把握などをAIによるサポートをえることで、各工程の時間を節約してくれるという利点にがあります。また、従業員のコンディションやモチベーションの把握は、どうしても主観的で感覚的になってしまいがちですが、これらを用いることによって客観的なデータとして見ることが出来るという利点もあります。

これらのシステムを導入しうまく活用することで、従業員データを分析し、傾向をつかみ、効率的に施策を打つことができます。

具体的な対策として、こういったツールの活用も一つのオプションと言えますね。

いかがでしょうか?

企業の実績の向上や離職率などに直結する社員エンゲージメント。その重要な一端を担うコンディションの把握という工程の重要さと、効率的かつ的確に把握する方法について解説しました。

代表的な方法である1on1やパルスサーベイの問題点と、その解決策、そしてそれら共通の問題点である「時間的負担」を軽減する具体案としてAIやアプリの活用についても、おすすめさせて頂きました。

これらの記事と情報がより円滑で効率的な社内エンゲージメント活動の一助となれば幸いです。

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