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1on1(MTG)ツールの選び方【導入後も活用されるポイントとは】

May 29, 2022

1on1は、業務負担を減らす工夫と合わせて導入し、定着まで粘り強く続けることが必要

1on1という制度をご存じでしょうか?アメリカではかなり多く導入されてきた制度ですが、日本ではヤフーが長年実施してきた内容をまとめた「ヤフーの1on1」がベストセラーになったことで一気に注目を浴びました。(2016年発刊) 1on1は組織のメンバーを成長させる場でもあり、上司がコーチングのスキルを高める場としても機能します。1on1で社員に何を求めるかは組織によってバラバラですが、基本的には上司・部下のコミュニケーションの場であり、業務連絡とは異なる社員の個々人間の人言関係をベースに行います。主に以下のような効果を求めて実施するケースが多いです。

①社員個々人スキル・ナレッジの向上、定性的な成熟度の測定
②メンタルヘルス、モチベーションの管理、向上
③上司から部下へのスキルトランスファー、コーチング
④組織文化や行動規範の組織への浸透

注目を浴びた制度なので、とりあえず導入!となってしまうことも多いですが、実は現場の管理者に非常に負担をかける制度なので、会社に広く浸透させるのは非常に難しい制度です。

業務負担を減らす工夫と合わせて導入し、定着まで粘り強く続けることが必要です。制度の導入にあたって人事部門に会議室を抑えるように既存部署から圧力がかかったといった話もよくあります。実施が毎週となると、数名の部下をもつリーダーでも大変ですよね。1on1に限りませんが、新しい制度やプロセスではどうしても現場としては「余計な仕事が増えた!」と思いがちです。後々ご説明しますが、導入の順序もきちんと設計しましょう。

1on1ツールを導入することで、暗黙知をナレッジ化し、組織内部で共有することが可能

それでは、どうすれば現場の業務負担を減らしつつ1on1を効果的に組織で運用することが出来るでしょうか?導入をスムーズに行うことができるでしょうか?1on1ツールまたは、1on1管理機能を提供するツールの導入がおすすめです!1on1は上司と部下の個人的な人間関係をベースに行うことから、二人で話し合った内容や、上司側のコーチングのスキルはクローズドなものになりがちです。コミュニケーションスキルは本人のキャラクターやパーソナリティーも関係することから、基本的には個人的なスキルですが、ある程度まで共通のナレッジ化し、組織内部で共有することが可能です。また、コーチングのスキルは教育プログラムが多く提供されるなど基本的には誰でも学べるスキルになっています。こうした背景から、1on1ツールを導入、コーチングスキルを学べる状態にし、実際に現場で実施上司がスキルを高めながら部下の教育を行うことで、組織全体が継続的に強くなる土壌を作ることができます。

1on1を管理するにあたっては、社員個々人の登録を行う必要や、会社として浸透させたい組織文化や行動規範を質問集に登録する必要があるため、事前にこれらを登録する必要があります。また、提供会社のサービスとして制度の設計や実施内容のFBなどを受けられるサポートサービスも存在しています。以上の内容を機能として見ると、主に以下のような機能を有しています。

(これらの1on1ツールは一つのツールではなく、その他のツールと連携することを前提に提供されたり、組織管理ツールの1機能として提供されているケースもあります)

①社員の名簿登録・管理機能
②組織、社員の目登録標管理機能
③1on1実施管理機能
④上司へのフィードバック機能
⑤組織全体の進捗状況などを管理するダッシュボード、全体管理機能
⑥制度設計、FBサポートサービス

ここからは1on1の進め方についてお話しします。1on1のツールの提供機能や制度としての1on1の導入目的を参照しながらお読みください。

1on1ツール 選び方のポイント①導入範囲と優先順位、目的の再確認

まずはツールの導入範囲、目的を確認しましょう。導入範囲とは、具体的には導入する対象部署がどこまでかを明確にします。1on1は基本的にはどの組織でも実行して意味のある制度ですが、導入の容易さや効果の度合いにはやはり差があります。制度自体を初めて導入する場合には、まずは導入しやすい部署から始め、徐々に浸透させるのが良いでしょう。また、効果の度合いについても最初に考慮されるべきです。基本的な価値としてコミュニケーションの向上がありますが、逆に言えばコミュニケーションが取りづらい職場では導入の効果が大きく、コミュニケーションが取りやすい職場では導入の効果は見えづらいようです。

一般的には以下のような部署から導入を始めるのが良いでしょう。

・技術開発部門
・法務部門
・経理部門
・企画などのスタッフ部門

ある企業の例になりますが、その企業では、主に技術部門から導入が進みました。

その導入が勧められた理由は、

①コミュニケーションが苦手な社員が多かったこと
②精神疾患を抱えてしまう社員が多かったこと
③高度なナレッジ蓄積が必要であったこと
④新しいツールを導入することに抵抗が少ないこと

でした。

当該組織はweb技術を扱う技術部門で、当時約1000人ほどが在籍していました。当時のwebエンジニア組織としては国内で最大級規模で人の出入りも激しかったのですが、それでも徐々に人数を増やしており、①〜③のような課題を抱える中で当時マネージャーの方も対応に苦力していました。

まず、「①コミュニケーションが苦手な社員が多かったこと」について、エンジニアあるあるなのですが、基本的に日中は黙って仕事に集中していますし、技術には明るいし話をできますが、雑談や人間関係を深めるような会話は増えてなメンバーが多いケースが大半だと思います(もちろん社交的な人もいます。)。巷では飲みニケーション!なんて言われますが、みんなお酒も飲まないし、煙草を吸う人も少数派です。そのため、業務上必要なコミュニケーションはしますが、社員教育として行うコミュニケーションはなかなかできませんでした。

また、これが原因の一部で「②精神疾患を抱えてしまう社員が多かったこと」となってしまう社員も1割程度おり、そのため「③高度なナレッジ蓄積が必要であったこと」も進まない状態でした、しかし、「④新しいツールを導入することに抵抗が少ないこと」の特徴があることからツール導入(当時は自社開発)はしやすく、すぐに使い方を覚えてくれました。結果的に、マネージャー人の働きかけもあり、浸透まで半年もかかりませんでした。それから10年以上、現在も同社には制度もツールも深く浸透しています。

1on1ツール 選び方のポイント②既存のツールとの適合性はあるか?

次に既存のツールとの適合性を確認しましょう。1on1それ自体は単独の制度として運用可能ですが、ツールとして利用するためには、

①社員の名簿登録・管理機能
②組織、社員の目登録標管理機能

上記の機能が最低限必要です。一般に社員を管理するためのツールとし人事管理ツールやピープルアナリティクスツールなどを導入している企業が多いと思いますので、自社の既存のツールの中でマスターとなっているツールを確認し、1on1ツールと連携できるか確認しましょう。できない場合、ツール運営会社の方で連携手段を提案してくれることもあります(別途費用がかかる可能性あり)。導入の際にはこれらも検討しましょう。

大規模な人事関連ツールでは、機能の一部として1on機能を提供しているツールもあります。拡張機能となっている可能性もありますので、詳しくはツール提供会社に確認しましょう。

また、以下の機能が1on1ツールの中核となりますが、

③1on1実施管理機能
④上司へのフィードバック機能

いずれの機能も社員よりも上司を評価するためのデータとしても取り扱うことになります。人によっては1on1自体を不要なことと捉え、規定通りに運用しない上司や、1on1で話す内容が叱責だけになってしまう場合、または業務内容の進捗確認だけになってしまうケースもあります。以降でご紹介するサポート機能も合わせて見ていただく必要がありますが、1on1は制度として非常に重要であり、社員の育成やモチベーションにも直結しますので、上司の評価を決める項目として趣旨を理解させ、評価に組み込みましょう。


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1on1ツール 選び方のポイント③サポートサービスは充実しているか?

次はサポートサービスを確認しましょう。1on1という制度の特性上、会社の目指す文化や行動指針などを明文化し、事前に開示する必要があります。こうして書いておりますと簡単に聞こえるかもしれませんが、行動規範を明文化することは簡単ではなく、小さい事業から始めたスタートアップは、自社にふさわしい物にするべく何度も改訂を加えます。また、浸透させることも容易ではなく、人事評価に組み込むのは当然として、朝の回で唱和する、見える場所に張り出すなどアナログで泥臭い方法も含めてあの手この手で組織に浸透させる必要があります。

1on1は浸透させるために重要な施策であり、当選ツール選定にあたっても、サポtー内容を考慮するべきでしょう。実際には360度評価などその他の施策も含めて浸透させていくことになりますので、その他の施策とそれを支えるツールとの連携も含めて一緒に企画してくれるサポーティングパートナーを探しましょう。ツールの機能としては以下の機能になります。

⑤組織全体の進捗状況などを管理するダッシュボード、全体管理機能
⑥制度設計、FBサポートサービス

なお、⑤に関しては前述のその他のツールとの連携でも触れましたが、既存のツール側のダッシュボードやその他ビジュアライズツールを使いたい場合もあるとおもますので、カスタマイズによるテクニカルなサポートが受けれないか確認しましょう。

いかがでしたでしょうか。1on1ツールは社員を育成、管理していく上で、現場実務的には中核となるツールです。

今回ご紹介したツール選びのポイントとおすすめツールをご活用いただき、皆様のビジネスに貢献できますと幸いです。


本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。

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